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商贸行业解决方案一一明致 OA软件协同系统 商贸行业现状 商贸行业与人们日常生活息息相关，也是我国近年改革中变化最快，最具生机的行业之一。近年来我国商贸行业发展迅速，竞争 日趋激烈，信息沟通方式的跃变和物流运输方式的革新，使得全球化、电子化贸易大行其道，更多的商机出现在人们面前。在滚滚向 前的贸易发展史上，数字信息化对这个行业的推动居功至伟，它使远隔万里的买卖双方近如咫尺，使万吨的货物也可以隔空查看，电 子商务，网络贸易前景无限。信息化的贸易行业欣欣向荣，但却在“灵活、快速、随时随地”的问题上面临着巨大挑战，商贸行业迫 切期盼能有一种无论在何时何地都可以快速方便进行贸易的工作方式。 随着各行业的发展，生存发展压力加剧，行业瞬息万变，经营方式繁多，种类多样，客户群体复杂，如何有效地管理客户，使物 流、资金流、信息流三者的协调运行来实现企业的市场目标显得至关重要。在空前激烈的竞争环境中，唯有借助信息技术与应用，强 化内部规范管理，改善外部营销服务，使得企业具有足够的灵活性以应对不断发展变化的商业环境，全面增强企业的竞争力。 商贸行业信息化面临的问题 商贸企业销售网点分散，多采用人工方式统计销量，汇总周期长，误差大。总部需要及时掌握各个网点的销售情况，及时调配库 存或采购，提高对市场的反应能力。发展多种销售渠道，为消费者提供多样化的促销信息获取方式以及电子支付手段，创造更方便、 快速的消费体验，不断推动自身销量增长。商贸企业员工众多，门店分布较为分散，传统的文件传达和事项通知存在耗时长或传达不 到位的情况，企业的内部沟通和管理成本较高。 大量来往邮件无法有效整理和分析，询价和报价历史信息没有统一管理，仅靠 OUTLOOK无法做到按客户、联系人甚至按项 目、报价、合同、服务请求分别归档，浪费客户资源；通过参会，外贸推广获取的大量询盘和客户资料缺乏有效和持续的跟踪和挖 掘，造成商业机会的流失；业务人员每天将大量的时间用于处理单据和重复性工作，历史数据不能方便的被业务人员检索和调用，日 常操作停留在手工劳动，无法发挥业务人员的最大价值；业务逐年增长，报价、订单流程通过 email发送却缺乏有效合理的内部控制 手段，业务风险不言而喻；历史沉淀下许多有用的销售数据却不能利用为决策参考信息，为下一年的产品开发和经营方向参考；人员 流失造成客户资源流失和新员工接手原有工作的缓慢，有用的销售经验不能有效的内部传递；针对于商品流通企业，缺乏对于供应商 产品、历史报价、历史合同、交往记录、服务记录等的综合管理。 解决方案 明致OA软件协同系统商贸行业解决方案，全面提商品流通企业基础管理、营销活动、交易业务管理、跟单业务管理、财务单据 管理功能，还可以提供经营管理层使用的报表分析中心。通过系统数据的采集与分析，提供给管理层及经营层实时业务分析数据，提 高企业的运作效率，为外贸型企业创造更大效益。 各个模块功能概述如下： 1、采购管理 采购管理模块主要实现采购全过程的控制与跟踪，同时建立完善的供应商档案。系统统过采购订单、采购收货、采购付款、采购 退货业务来完成一个完整的采购流程，对于特殊的业务也提供了估价入库、现款采购业务来处理。采购信息及时传递到仓库模块、账 务模块。通过详尽的报表查询，及时了解企业各项采购业务的明细、汇总情况，为企业的采购决策提供依据。 2、 销售管理 销售管理模块主要实现对销售全过程进行控制和跟踪，具备完善的企业相关销售信息的管理功能。具有销售订单、销售开单、销 售收款、现款销售、销售退货功能，既可以处理销售订单、发货、退货、销售折扣等业务，而且还可以处理应收款、预收款以及现金 收款等往来款业务，同时将销售信息传递给仓库模块、账务模块，并提供了完整的销售报表，为企业管理层提供全面的物流管理和财 务管理信息。 3、 仓库管理 仓库管理模块主要用来处理采购、销售业务以外的仓库收发业务。比如，领料、退料、产品进仓、存货调价、组装拆卸、仓库调 拨、库存盘点等原材料、库存商品出入库业务，并将相关的成本结转生成凭证传递到账务模块。 4、 现金银行 现金银行模块主要处理现金（银行存款）收付业务，比如日常费用的开支，其他业务收入款项，银行存款不同账户间的转账等业 务。 5、 账务系统 本软件所包含的“账务系统”是已经过财政部门评审的“速达财务”系统的核心部分，该系统包括凭证管理、账簿管理、期末处 理、报表管理的账务处理的基本功能。账务模块与采购、销售、仓库模块紧密联系，通过进销存业务自动生成凭证，实现了财务、业 务一体化管理，保障了财务信息与业务信息的高度同步与一致性，为管理者提供实时的财务管理信息。此外，账务系统预设了基本财 务报表，并允许用户根据公式向导设计适合自己管理需求的财务报表，满足中小企业财务信息化管理的核算要求。 6、 固定资产 用户