办公室日常管理规程.pdfVIP

办 公 室 日 常 管 理 规 程 1．0 目的 规范物业管理公司与所辖各物业管理处办公区域的管理工 作。 2．0 适用范围 适用于物业管理公司及各管理处各部门办公区域的日常管 理工作。 3．0 职责 3 ．1．物业公司办公室行政人事部经理与管理处客户服务中 心主管负责各部门办公区域的日常管理监督工作。 3 ．2．办公区域文员负责维护好各部门办公区域与公共区域 的日常秩序。 3 ．3．办公区域内各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工 作。 4．0 程序要点 4 ．1 物品摆放 4 ．1．1 办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置，不 得随意调整。 4 ．1．2 各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏， 发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告，并采取相应的补救 措施，须申领或修理的，按《办公用品管理作业规程》或《报修 管理作业规程》办理。 4 ．1．3 上班时应保持桌面基本整洁、有序，不允许摆放与 工作无关的其他用品。 4 ．1．4 下班前应将桌面清理干净，办公椅放在办公桌前的 恰当位置。 4 ．1．5 办公区域文员及物业服务中心接待人员应在上班前 10 分钟打开办公区内的照明设备、 空调通风设备， 检查公共区域 物品摆放是否整齐、有序。 4 ．1．6 遇到雨天，物业服务中心接待人员应当在办公区门 前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。 4．2 常用办公设备的使用 常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、传真机、电话 及其他设备。 4．2 ． 1 电脑： A．经公司指定的电脑操作员即电脑责任人单独使用电脑， 其他员工使用电脑须在征得电脑责任人同意方可使用。 B．启动与关闭的一般程序： ——启动电源插座开关； ——启动稳压器开关； ——启动电脑主机开关； ——启动显示器开关（电脑开始正常操作） ； ——关闭电脑程序：首先在“开始”栏选择“关闭计算机” 对话框，用鼠标点击“关闭计算机” ，然后按开启程序的反方向 操作。 C．电脑应避免频繁的开关程序，暂时不用时，可将电脑转 换为休眠状态； D．正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导 进行操作。 4．2 ．2 打印机： A．联机。一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进 行联机； B．打印机启动与关闭的一般程序： ——启动打印机开关； ——放好所需打印的纸张； ——在电脑对话框进行打印操作； ——关闭程序按启动程序的反方向操作。 C．打印机应避免频繁的开关机操作； D．正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的 指导进行操作； E．打印文稿须经部门负责人、行政人事部经理或物业服务 中心主管批准，在文稿上签字后方可予以打印。 F．打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门 / 人校 对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进行打印； G．为节约纸张，文稿未进行校对之前，打印时应使用可以 使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。 4．2 ．3 复印机： A．复印机管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源； ——开启复印机开关，复印机需自动预热； ——检查复印纸是否放好（可以开始工作） ； ——复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关； ——关闭复印机电源插座； ——正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行 操作。 B．复印程序： ——所有须复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登 记，然后再复印； ——复印页数在 3 份（含）以