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发布日期：2020.08.28 DOC、SMC证书管理须知 编 号： XZ1601 修改号： 2.0 生效日期：2020.09.01 页 次： PAGE 1/1 上海XX海运有限公司 管理文件手册 1 目的 本须知对公司DOC和船舶SMC证书的管理办法作出规定，旨在规范DOC、SMC的管理，使DOC、SMC证书得到有效的控制。 2 适用范围 本文适用于进入公司体系的领导、处室及船舶。 3 参照文件 NSM规则第16章“证书” 《航运公司安全管理体系审核发证规则》 《航运公司安全管理体系审核发证程序》 3 定义和缩写 3.1 《安全管理手册》中的定义和缩写适用于本须知。 4 职责 4.1 安全总监全权负责DOC、SMC保持有效性的领导工作。 4.2 体系办负责： 4.2.1 公司DOC证书的领取、发放及有效监控等具体工作； 4.2.2 保管存放：DOC正本或临时DOC正本、DOC副本复印件、SMC或临时SMC复印件； 4.2.3 将DOC副本送达船舶，并做好证书的发放、登记手续。 4.3 船舶负责： 4.3.1 保管存放：DOC副本； 4.3.2 保管存放：本船的SMC正本或临时SMC正本； 4.3.3 DOC和SMC列入船舶法定证书，由船长负责保管； 4.3.4 船舶保存的DOC副本若发生遗失或损坏，必须立即报告体系办；SMC正本若发生遗失或损坏，必须立即报告体系办。体系办接到报告后及时报告主管机关备案，并按规定程序办理申请领发手续。 5 证书管理步骤 5.1 体系办代表公司领取或送签通过主管机关或其认可机构审核或认可按规定所发放的公司DOC、临时DOC，予以核实、签收、登记、发放； 5.2 体系办将DOC副本送达船舶，并做好登记； 5.3 当按照规定由体系办或船舶直接向主管机关认可机构申请并通过SMC审核或认可取得船舶“SMC”、“临时SMC”时，由体系办或船舶负责直接领取、送签、核实、签收、登记； 5.4 船舶应将SMC证书复印件送公司体系办保存。 6 记录与归档 XZ1601-01《DOC、SMC副正本发放记录》，体系办保存五年。