XX海运有限公司XX海运有限公司SMS文件编写导则.docVIP

发布日期：2020.08.28 SMS文件编写导则 编 号： XZ1101 修改号： 2.0 生效日期：2020.09.01 页 次： PAGE 1/5 上海XX海运有限公司 管理文件手册 1 目的 本文件对公司安全管理体系文件编写的格式和具体要求作出规定，旨在确保公司安全管理体系文件编写的规范化和一致性。 2 适用范围 本文件适用于公司进入SMS的领导及处室进行SMS文件编制的相关人员。 3 定义和缩写 3.1　《安全管理手册》的“定义和缩写”适用于本文件； 3.2 《SMS文件编写导则》简称《导则》。 4 职责 4.1 体系办负责《SMS文件编写导则》的编写和修改并监督其实施； 4.2 相关处室应严格按照《SMS文件编写导则》的具体要求编写体系文件； 4.3 相关处室负责SMS文件的编写、审核；主管领导负责相关SMS文件的批准； 4.4 安全总监负责《安全管理手册》的审核，总经理负责《安全管理手册》的批准； 4.5 总经理负责签发运行令。 5 体系文件结构概述 公司SMS文件是由《安全管理手册》和程序文件、须知文件组成。其中《安全管理手册》是公司的纲领性文件；全部的程序文件汇编为《程序文件手册》；所有的须知文件，按管理层次及特殊要求分别汇编成《管理文件手册》、《操作维护手册》及《应急手册》。所有记录表格都是文件的组成部分。 6 基本要求 6.1 手册编写的通用内容的规定 6.1.1 手册的封面内容 封面内容包括：公司名称、手册名称、公司所在地域。 6.1.2 手册的首页内容 首页内容包括：手册名称、版次、编号、持有者、受控状态、发布日期、生效日期及公司名称。其中： 6.1.2.1 “手册名称”则表示此手册的名称； 6.1.2.2 “版次 第一版 ”表示此手册版次为公司SMS文件的第一版版本； 6.1.2.3 “编号”则表示此手册顺序编号； 6.1.2.4 “持有者 ”则表示此手册属某领导、处室、船舶所持有； 6.1.2.5 “受控状态 ”此空格内盖“受控”或“非受控”印章以示受控与否； 6.1.2.6 “发布日期、生效日期”是指该手册版本的发布和生效日期； 6.1.2.7 “公司名称”则表示公司的全称(上海XX海运有限公司)。 6.1.3 手册的页眉页脚 手册的封面和首页不使用页眉和页脚，此外统一使用以下格式（图一）： 发布日期： 标 题 编 号： 修改号： 生效日期： 页 次： 页码/页数 图一 手册的页脚统一使用以下格式（图二）： 上海XX海运有限公司 手册名称 图二 6.1.3.1 发布日期、生效日期：是指本文件新版、修改或改版的发布和生效日期； 标题：则表示该页的文件名称； 编号：则表示该页的文件编号； 修改号：则表示该页文件的修改版次； 页次_1/4__则表示该页在文件总页（共4页）的第1页； 上海XX海运有限公司—则表示公司的名称； 手册名称：则表示该页文件名称。 6.1.4 手册的修改控制页格式及内容 修改控制页的首行标识章号和“某某手册修改控制页”文字；统一使用如下表格，具体格式及设置项目见（图三）： 文件编号 修改号 生效日期 主要修改内容 编写人 审核人 批准人 图三 6.1.4.1 文件编号：则表示该手册所有文件编号； 6.1.4.2 修改号：由个位数（指版本数）和小数点后一位数（指章节或文件修改次数）组成。例如“修改号1.1”则表示该文件是第一版本的第一次修改（以下同）； 6.1.4.3 生效日期：是指章节或文件修改后生效的日期； 6.1.4.4 主要修改内容_____则指该文件是新版、修改或改版； 6.1.4.5 编写人：则表示该文件的编写人； 6.1.4.6 审核人：则表示该文件的审核人； 6.1.4.7 批准人：则表示该文件的批准人； 6.1.4.8 所有手册修改控制页在页眉编号中以“修改控制页”表述； 6.1.5 手册的目录页格式及内容 6.1.5.1目录页的首行标识章号和“目录页”文字； 6.1.5.2所有手册的目录页在页眉编号中以“目录页”表述； 6.1.5.3《安全管理手册》的目录以章号、章名按顺序排列组成； 6.1.5.4其他手册的目录按程序或须知文件编号顺序编排。 6.1.6 手册正文内容及编排 6.1.6.1 《安全管理手册》按目录所标识顺序编排各章节内容； 6.1.6.2 《程序文件手册》按NSM规则条款顺序编排各类程序文件； 6.1.6.3 《管理文件手册》、《操作维护手册》、及《应急手册