办公室管理详细规定.docVIP

办公室 办公室管理要求 科联行政人资部门文件 【编制责任： 【编制责任：行政人资部】 【发行日期：20XX-8 【发行日期：20XX-8-1】 【文件编号：20XX-015】 】 【文件版本：A0 】 【文件版本：A0 】 公开对象 □高层 □中层 □全体职员 制订者/时间 审核者/时间 审批者 办公室管理要求 总则 为规范办公室管理，养成良好办公纪律，营造友好工作气氛，特制订本要求。 适用范围 企业办公室工作人员。 内容 办公室要严格根据“5S” 检验标准整理，随时保持清洁，办公桌面卫生，文 件资料、文具用具摆放整齐，严禁乱扔垃圾。 2.按时打卡上下班，不得借故迟到、早退、旷工。 3.穿着整齐卫生、不着奇装异服，不穿拖鞋、背心进入办公区，坐立端正、举 止文明、讲礼貌，严禁大声喧哗、打闹、聚集聊天等。 不得做和工作无关事情，如看和工作无关书籍、上网聊天、打游戏、吃 零食、化妆等。 离开工作岗位较长时间者，需通知部门责任人去向，上班时间如需外出，须 上级同意或到行政人资部开具《请假条》方可外出。 6.下班后要关闭电脑、复印机、空调、日光灯等电器开关。 7.办公室严禁抽烟。 8.国家严禁易燃易爆危险品、宠物不得带入办公室内。 9.接待来访客人务必礼貌周到，并能主动安排等候并奉上茶水，不得让访客 随意进入企业办公室（除提前预约或领导知悉情况下）。 10.办公区公共设备（如灯、鱼缸、盆花等）由各责任部门定时清洁。 四 办公室礼仪 1.电话礼仪 传达必需信息 语气热诚、亲切 说话清楚，语速放慢 对来电话说感爱好 铃响三声内接听 后放电话 对方态度不佳，也要平和沟通 维持企业形象，注意说话音量 快速回电 拨错电话应致歉 按时拨电话 简短、声音柔和 注意听对方说什么 注意力集中 贵宾时要主动招呼，热情待客 2.怎样回复电话 首先本身发问 待对方回复后再讲话 3.怎样代管帮同事接电话 问询姓名前，先告之她要找人不在 流露出很快乐接到对方电话语气 聪慧转接电话，把来电转给真正能处理事情人，在不明身份人要求告之企业副总或以上联络方法时应委婉拒绝。 4.留言方法 电话旁随时有纸和笔 固定地点 务必统计姓名、电话号码、分机号码 留言时留下副本愈加好 内容请简明扼要 清楚、切不可词不达意 一定要留下电话号码和全名 5.怎样结束电话谈话 留下好印象，避免陈词滥调 祝福对方 表示期望再次联络（期望以后能接到你电话） 如对方心情不佳 留下愉快结尾 6.其它电话技巧 打电话时间 电话转接时应传达已知情况 等候电话 投诉电话 应抚慰对方 b、通知每一个包含此错误人 c、请主管打电话解释 d、确定有补救 7.进入总经理办公室或上级办公室必需电话预约： 先致电确定时间 按时 带上统计本及笔 进门前检验仪容、敲门 如遇总经理在打电话，应主动退出房门稍等 进去后，离办公桌一尺左右停下 等候示意后再坐，注意坐姿 假如是主动找上司，应先说：您好，打搅一下！ 假如是上司召见，应先说：您好，您找我。 交谈中，遇电话或来访者，请示是否回避 结束时，先说：再见！然后退一退再转身离开，轻轻带上门 8.办公室行为规范： 不得跑动，不可大声说话、唱歌、吹口哨 不得乱丢废纸、烟头 交递物品时，方便对方拿取，文件正对对方 借她人或企业物品，立即归还并放回原处 未经许可，勿翻阅她人桌上文件 不要隔着写字间大声喊人 倒水，不要超出杯三分之二 常常整理衣服、头发 主动和同事打招呼、致意 碰到客人，要礼让，不可抢走 交谈时，注意手势及面部表情 注意称呼 9.写字间内 注意台面整齐 文件应归类摆放 笔筒内笔尖朝下 个人用具放入柜内 离开座位，将椅子归位 下班收拾洁净台面 五 本制度由行政人资部负责制订，经总经理同意后颁布实施，修改时亦同。 六 本要求自20XX年8月1日起施行。