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温州红连文化创意开发有限公司 档案管理制度 第一章 总则 第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明 确工作职责，杜绝资料流失，特制定此制度。 第二条 本制度适用于公司所有档案。 第三条综合办行政人事专员负责公司所有档案资料的统一收集管理， 行政人事专员要严 格执行公司档案管理规定， 认真细致地做好档案保管以及利用工作， 充分发挥档案资料的作 用。 第二章 档案归档 第四条 凡是反映公司战略发展、经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 第五条 凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。第六条 归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留 的，综合办保存复印件。 第七条 凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 第八条 由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合办保存原件。 第九条 在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办档案室。 部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第十条 归档时间为每月一次，每月月底前各部门将本部门需要归档的档案送综合办进行归档。 第三章 档案保管 第十一条 综合办设存放档案的专门库房或档案柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条 件。 第十二条 归档资料要进行登记，编制归档目录，建立电子档案。 第十三条 行政人事专员要科学地编制分类法， 根据分类法， 编制分类目录； 根据需要 编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 第十四条 档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 第十五条 库存档案必须图物相符，帐物相符。 第十六条 行政人事专员要熟悉所管理的档案资料， 了解利用者的需求， 掌握利用规律。 第十七条 根据有关规定及公司实际情况， 确定档案保存期限， 分别为永久、 长期、 短 期，每年年终据此进行整理、剔除。 第十八条 经确定需销毁的档案，由行政人事专员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由行政人事专员永久保存。 第十九条 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 第二十条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 第四章 档案借阅 第二十一条 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 第二十二条 借阅档案资料， 须经档案保管部门负责人批准。 阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。 第二十三条 借阅档案，必须履行登记、签收手续。 第二十四条 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由行政人事专员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。 第二十五条 借出档案时， 应在借出的档案位置上， 放一代替卡， 标明卷号、 借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 第二十六条 借阅档案资料者必须妥善保管档案资料， 不得任意转借或复印、 不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。 第二十七条 借出档案材料， 因保管不慎丢失时， 要及时追查， 并报告主管部门及时处 理。 第二十八条 重要档案、 机密档案不得借阅， 必须借阅的要经分管副总经理同意， 必须 外借的，由总经理审批。 第五章 档案分类编号 第二十九条 为了加强红连综合档案管理的需要， 统一档案实体分类， 实现档案整理、 排列、管理、检索、编目的标准化和规范化， 提高综合档案管理水平， 充分发挥档案的作用， 更好地为我公司各项工作服务，结合我公司的实际情况，制定本分类编号方案。 （一）分类原则 1、档案分类原则是以本公司所形成的全部档案为对象， 依据职能， 结合档案内容和载 体形态特点，便于科学管理和开发利用。 2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。 3、本办法适用于对本公司全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。 （二）类别设置及编号方法 本公司档案设大类和属类。大类用英文字母作代号，属类用阿拉伯数字作代号。本公 司全部档案分为四大类，大类和属类设置如下： A、行政管理： 1、党政工团类 编号方法：大类代字 +属类代字 +年度 +期限 +件号 如： A-1 行政相关综合文件： A-1 2、宣传策划类 编号方法：大类代字 +属类代字 +年度 +活动号 +件号 如： A-2-2014-III-001 3、项目申报类 编号方法：大类代字 +属类代字 +年度 +项目数 +件号 如： A-3-2014-III-001 4、员工档案 编号方法：大类代字