博思智联-三联集团-第三部分.doc

PAGE 1 PAGE 1 第三部分：主要管理规定 第一章：合同返利管理办法 一、合同管理 凡与公司发生经济往来的客户，双方需签定本公司统一的合同文本，特殊情况，可签订厂方的合同文本。 家电商品分三级采购：中央采购（统购分销，所有连锁店采购量统一计算，配送总公司统一付款或连锁店背书付款，享受整体规模返例）；地区采购（地区性产品，地区范围内连锁店采购量统一计算，连锁店背书付款，享受地区规模返例）；单店采购（销量极小、随机性大、品牌可替代性强、不便用上述两种方式采购的商品，连锁店直接付款）。 采购总部代表整个连锁体系签定统购分销合同，必要时联合连锁店与供应商签定三方协议（三方协议是统购分销合同的组成部分）；地区性合同由采购总部相关采购部门及连锁店共同与供应商签定；单店采购合同由连锁店自行签定。 统购分销合同的履约主体为采购总部；地区性合同、单店采购合同的履约主体为当地连锁店，由采购总部相关部门进行监督。 除单店采购范围内的品牌、商品及采购总部另行规定的品牌外，各连锁店付款时均应通过采购总部统一或背书付款；连锁店对供应商进行预付款时应经过采购总部批准； 当合同的一方不能按照双方（三方）约定履约，提出修改，由履约主体报采购总部，方可调整合同。 本管理办法适用于整个连锁体系。 （一）、约前管理 第一条 凡与公司发生经济往来的客户，双方必须签定经济合同。对于即将到期的合同,各相关部门采购人员应提前一个月报给采购总部，以便进行新协议的洽谈。 第二条 签订经济合同前，必须详细了解对方单位的履约能力，包括：对方单位是否具有法人资格；是否具有经营权；是否属于越权经营；对方签约人是否为法人代表或法人代表授权委托人；对方单位的信用情况等。对于履约能力有严重缺陷的单位，不得与之签订经济合同。 第三条 签约人员应在签约前根据市场调查情况，了解商品的品质、性质、生命周期及市场需求状况及潜在的销售前景，并将待签合同资料、供应商背景资料、市场调查报告、产品市场分析、价格分析提交到合同委员会；并交管理部门备案。 第四条 合同的拟定须由相关部门两名经理参与与供应商的谈判及合同草签。 （二）、签约管理 第五条 合同的签订者必须是法人代表或经法人代表授权的委托代理人。委托代理人只能在授权范围内行使代理权，严禁越权代理签订合同。（应将对方代表人的授权委托书交相关部门存档，采购总部为商务部） 第六条 合同签定应统一使用本企业合同文本，并且注意合同的供方、需方名称须与合同专用章一致，合同起止时间、供货时间、签订地点、厂家、商标、产品名、规格、型号、金额等应填写准确、清楚，因疏忽大意给公司造成损失者应承担相应责任。 第七条 书面经济合同经商务部初审合格后，由防损部进行审查，并经分管领导批准后方可在合同文本上盖章生效。 第八条 签定合同时，在法律允许范围内，应尽量争取最为优惠的价格、结算方式、促销、安装及售后服务等。 第九条 采购人员原则上不准携带合同专用章外出，对于在外地签订、回公司盖章确有困难的合同，可采取以下措施： （一）合同签订后通过传真机传回公司本部，审查盖章后传回； （二）携带已拟好且盖有合同章的合同文本到合同签订地，签约时合同主要条款不能擅自修改；采购人员回到公司本部后，需将盖有对方单位公章的正式合同文本送财务中心综合部存档；若因故没有签订正式合同，采购员需将盖有印章的合同原稿交回。 （三）、履约管理 第十条 合同签定后，合同文本及相关资料交由财务中心综合部保存。财务中心综合部应注意保密工作，未经主管领导批准,任何人不得查阅与其无关的经济合同。 第十一条 合同签定后，我方签约人员应注意对方的信用状况，如有确切证据证明对方有下列情形之一的，应及时中止合同履行：经营状况严重恶化；转移财产、抽逃资金，以逃避债务；丧失商业信誉；有丧失或者可能丧失履行债务能力的其它情形的。 第十二条 合同执行过程中，由采购部门对各自品牌实施情况进行监控（包括：每月入库、销售、付款），并每月提交报告至商务部，对于超额或不能履约的品牌应根据实际情况由商务部督促采购部门对合同进行调整。 第十三条 合同执行过程中，各采购部门应定期对供应商的履约情况（包括：货源供应、发票、返利的回收、促销支持）进行评定；并将评定结果报至商务部，根据评议结果调整对供应商的相关政策；并存入供应商档案，以作为是否续约的依据。 二、返利管理 合同运作过程中及完毕时，针对返利应注意以下事项： 第十三条 各部在合同签定完毕后三日内，应将完整的合同文本、厂家销售政策、报价交到财务中心综合部存档。对于每次的政策变动、调价、特价活动等涉及返利的调整，应在二十四小时内提供经厂方总部确认的