北京欣和投资管理有限责任公司管理咨询报告办公室管理新规制度.doc

北京欣和投资管理 办公室管理制度 第一条 为使办公室有一个良好对外窗口形象，提升办公室人员工作效率，加强办公室各项工作管理，保持一个平静、清洁、舒适工作环境，特制订本制度。 第二条 职员有责任珍惜企业工作环境整齐和卫生。 第三条 职员必需常常保持衣冠整齐、大方、得体，精神饱满，头发梳理整齐，在工作时间，办公室男士须穿西服或衬衫、皮鞋，女士穿套装裙或裤、皮鞋。 第四条 接电话时要使用礼貌用语“您好！欣和企业”，通话时要注意保持适宜音量，以免影响她人工作，不许可长时间响铃而无人接听，接听电话时应做好电话统计。 第五条 非本企业人员来访，办公室人员应主动接待，并依据情况给予引导。 第六条 对于非预约来访者，应具体了解来访者姓名、单位、来访目标、联络电话等，报办公室主任或其它相关人员处理。 第七条 传真机由办公室秘书负责操作及管理，其它人员严禁使用，如属人为原因损坏，需照价赔偿，并视情节轻重给一定处罚； 传真统一由办公室秘书负责接收，登记后立即发放给收件人，各部门将需发出传真交由办公室秘书，登记并发出； 国际长途传真件，须经总经理助理同意后，交办公室秘书传真； 办公室秘书应常常对传真机进行检验、保养，以确保其正常运作； 传真机仅企业业务联络使用，不准作为私人用途。 第八条 复印机由行政主管管理并对复印机进行卫生清洁、日常保养工作，以确保其正常运作，不得使用复印机复印私人材料。 第九条 总经理助理以上管理人员由企业配置手机，每个月可报销通话费200元，超出部分自理（和电话费累计，按季结算）；部门经理依据工作需要可配置手机，每个月可报通话费100元；以上人员自备手机者，按上述标准报销通话费。 以上均需通话费凭证为依据，未达成报销标准，实报实销。 第十条 对要求不宜外传文件、资料应用碎纸机销毁。 第十一条 办公用具分为消耗品、管制消耗品及管制品三类，具体分类以下： 消耗品类：签字笔、电池、铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、标签纸、笔记本、复写纸、卷宗、便条纸、信纸、横格纸、橡皮、夹子、印油、圆珠笔、钉书钉等； 管制消耗品类：白板笔、萤光笔、涂改液等； 管制品类：剪刀、钉书机、打孔机、大型削笔器、算盘、计算器、印泥、印台等。 第十二条 办公用具分为个人领用和部门领用两种。“个人领用”系应由个人使用保管用具，如铅笔、胶水、橡皮等。“部门领用”系本部门共同使用用具，如打孔机、大型钉书机等。 第十三条 消耗品可依据年领用量，经验估算等设定限制基数，并可随部门或人职员作性质改变适时调整； 管制消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必需以旧换新，但纯消耗品（如横格纸）不在此列； 管制品应由各使用单位造册登记，建立保管作移交手续，如有损坏，能够旧品换新品，如遗失应由责任人或部门自购赔偿。 第十四条 管制品领用需提前5日向行政主管提出《请购单》。 第十五条 总经理办公室所属行政主管负责办公用具和发放，并控制办公用具消耗。 第十六条 办公用具由行政主管负责采购。有采购不易或耗用量大者，可酌予库存。特殊办公用具经行政主管同意，可由使用单位自行采购。 第十七条 人员离职时，应将剩下办公用具一并缴交行政主管。