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工作行为规范系列 后勤集团记录管理规定 （标准、完整、实用、可修改） FS-QG-62562编号： FS-QG-62562 后勤集团记录管理规定 Logistic Group Record Man ageme nt Regulati ons 说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可 循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 后勤集团记录管理规定 为能真实地反映本单位工作满足顾客需求的程度，为采 取纠正、预防和改进措施提供信息，并为集团和本单位工作 运行的有效性和有追溯性要求的场合提供客观证据，集团在 工作运行中所发生的各种记录，均应有效地进行管理，特制 订本规定。 一、 定义 记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的 文件。 二、 适用范围 本规定适用于集团所有发生记录的单位、部门和员工。 三、 职责 集团质量检验部负责设计《控制程序文件》中需要的 记录表格，并由集团管理者代表审批。 各单位负责设计本单位《工作指导书》中需要的记录 表格，并由本单位负责人审批，并报集团质量检验部备案。 各单位负责设计本单位运行中所需要的各种记录，并 由单位负责人审批。 修改记录时，应向审批人提出申请，经审批人审核批 准后方可修改。 修改后的记录，必须经单位负责人审批后方可使用。 各单位应每半年统计一次记录的发生情况，并认真填 写《记录清单》。 四、 记录的分类 质量管理体系运行的记录： 集团《控制程序文件》中记录样册里的全部记录 ； 各单位《工作指导书》中记录样册里的全部记录。 各单位工作运行中确认的各种记录。 五、 记录的标识 与质量管理体系运行有关的记录，其标识方式按照集 团《记录控制程序》文件中 4.2、4.4条款执行。 工作运行中的记录，各单位应规定统一的编号方法。 非表格化且不便于编号标识的记录，可用记录名称形 式标识。 六、 记录的使用要求 经审批确认的各种记录，要发至相应岗位。各单位要 保证在工作场所使用的记录表格为有效格式。 工作场所使用的各种记录，应由岗位工作人员填写， 别人不得代填。 填写记录时应认真、及时，不得发生补填、提前填写 等现象。记录填写要完整，填写内容要真实，不得缺项，不 得作假，字迹应清晰，签署要齐全 （姓名、日期）。 七、 记录的保存 各单位应由专人负责本单位质量管理体系运行和有 关工作运行的记录的检查、收集。 对收集的记录应进行整理、分类归档。 记录要存放在适宜的地点，防止记录的损坏或丢失。 借阅记录时要有登记，并及时归还。 按照规定的记录保存期限，定期清理到期的记录。