中铁某公司“三标一体”贯标全套程序文件.docVIP

PAGE PAGE PAGE 24 PAGE 4 文件和资料控制程序 整合条款：QMS/4.2.3 EMS/4.4.5 OMS/4.4.5 文件编号：****/CX01-2005 编制部门：综合办公室 1. 目的 对文件的编制、批准、发放、使用和回收等进行控制，确保公司管理体系运行的所有场所及时获得所需文件的有效版本，确保文件的建立与保持能够适应管理体系运行的需要。 2. 范围 适用于公司管理体系运行有关的文件的控制。 3．术语与定义 引用公司《管理手册》中的术语和定义。 4．职责 4.1　综合办公室是文件管理程序制定、修改和实施的主管部门，负责指导、监督公司文件的管理，负责管理性文件的发放、控制和管理工作。 4.2 企业管理办公室负责公司《管理手册》和相关程序文件的发放、控制和管理工作。 4.3 生产技术部负责技术规范、标准等技术性文件的发放、控制和管理工作。 4.4 经营部负责合同文件的发放、控制和管理工作。 4.5　公司各职能部门负责本部门职责范围内的文件的控制和管理工作。 4.6　各工程项目部和房地产开发项目部负责项目文件发放、控制和管理工作。 5．工作程序 5.1　文件分类 5.1.1　《管理体系》文件 包括：管理手册、程序文件、记录等。 5.1.2　管理类文件 包括：以公司名义发放的与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件。 5.1.3　外部文件 包括：上级、政府发来的文件、国家的法律、法规和行业标准、规范等。 5.2　文件拟稿 5.2.1　公司机关各职能部门按照质量、环境和职业健康安全管理职责，负责各自业务范围内文件的拟稿工作。 5.2.2　各类文件应按相应的国家法律、法规、标准和上级有关规定及《********建设公司公文处理办法》进行拟稿。 5.2.3　拟稿必须统一使用《********建设公司发文稿纸》。 5.2.4　拟稿必须用蓝黑或碳素墨水，书写工整，用规范的简化字，术语要加注解。 5.3　文件的审批与发布 5.3.1　《管理手册》由管理者代表审核，总经理批准发布，程序文件由相关职能部门审核，管理者代表批准发布。 5.3.2　管理类文件的审核批准按《********建设公司公文处理办法》执行。 5.3.3　各部门/地产开发部的文件由单位负责人批准发布。 5.3.4　项目部的文件由项目经理批准发布。 5.4　文件的标识 5.4.1　管理体系文件必须确保字迹（含图表）清晰，并注明成文时间和修订时间。 5.4.2　管理手册和程序文件应加盖“受控章”并有唯一的编号，便于识别和控制。 5.4.3　以非纸质媒体（如光盘、软盘、音像带等）出现的文件或文件附件，应有规范的包装，并对其内容进行明确标识。 5.4.4　所有已被替代或作废的文件，均应加盖“作废”印章标识。 5.5　文件的接收 5.5.1　各级办公室收到文件后，在《收文登记簿》中登记签收，并在封面附上《文件阅办单》，在《发文登记簿》中登记，按文件内容送到文件使用部门。 5.5.2　使用部门收到文件后，在《收文登记簿》中登记，并保存使用。 5.6　文件的发放 5.6.1　文件按照职责范围由文件管理员根据发放范围及时下发，使管理体系有效运行起作用的各个场所，都能得到所需文件的有效版本。文件下发时应在《发文登记簿》上登记，领取人签名领取。 5.6.2　文件发放对象不能直接领取文件，发文单位可以采取邮寄或传真等方式，承办人员在《发文登记簿》上签名，并注明邮寄或传真的时间。 5.6.3　收文单位收到文件后，按文件编号、发文机关、文件标题、处理情况等项目，在《收文登记簿》上进行填写登记。收到的文件需要二次下发给有关部门或人员时，按5.5.1条办理。 5.6.4　新成立的所属机构需配发文件时，由各业务部门提供清单，交公司办公室汇总后，采取复印方式按5.5.1条进行发放。 5.7　文件的更改与换版 5.7.1　文件需要更改时，应填写《文件更改申请单》，由部门领导（审查人）签字，说明更改原因和更改内容，对重要的更改还应附有充分证据。 5.7.2　需要更改和作废的文件由原文件编制部门按原文件相同程序审批，并按原文件发放范围发放。领用部门应根据文件要求，及时销毁作废文件或把修改的文件与原文件合并执行，并在相应《登记簿》上记录。 5.7.3　文件少量更改时可换页，多次修改或大量修改时应换版。 5.8　文件的评审 5.8.1　文件在实施过程中，文件的原起草部门应定期（一年）对文件的适用性、符合性进行评审。 5.8.2　文件经过评审确认需要修改或换版时，按5.7条办理。 5