中旭九段秘书---来宾接待.pdfVIP

中旭九段秘书 来宾接待 案例：来宾接待 公司经常会有一些接待工作，特别是 公司的重要客户，一天，老总把秘书叫过 来：下午XXX客户会来公司谈下一年度合作 计划。秘书听完之后离开老总办公室，下 午客户来了，秘书第一时间打电话给老总： XXX客户已经来了，我让他在接待室等您。 老总过来一看，客户一个人孤零零的坐在 接待室，身边连杯茶水都没有…… 及时通知老总和客户见 面就算接待吗？ 例：来宾接待 一段秘书的做法： 及告知——确认来宾身份，并告知 老总，等待老总过来亲自接待。 二段秘书的做法： 懂礼貌——做好来宾信息登记工 作，及时告知老总后，安排来宾到接 待室就座，主动给来宾倒上一杯水， 确认老总是否能及时过来，并告知来 宾。 三段秘书的做法： 注形象——做好来宾登记，安排接待室 就座，及时通知老总，主动倒上一杯水，及 时确认老总是否能及时过来，以上都做到之 后，还很注重整个过程中保持微笑、注意与 来宾的礼节性沟通，确保给来宾留下良好第 一印象。 四段秘书的做法： 备食宿—— 主动保持接待室环境及卫 生，做好来宾的引见工作之后，主动询问 老总是否需要为来宾安排食宿，根据老总 要求安排食宿，并及时告知老总。 五段秘书的做法： 做准备——接待的标准是什么呢？要不要车 辆接送呢？需要哪些人员共同接待呢？酒店那边是 否真的都准备好了，需不需要再亲自去酒店提供指 引服务呢？根据公司现有制度，还是自己的判断， 还是需要听取领导指示再去开展或申请开展相关工 作，事先有没有考虑这些事情。考虑了这些事情再 去开展相关接待工作。 六段秘书的做法： 重细节——在得知或预知有来宾后，事 先根据公司接待标准，主动询求领导是否有 其他指示，安排好来宾的迎接、住宿、餐饮 等事项，主动帮来访人员提行李去房间，简 单讲解房间内设施的使用方法，并留下自己 的联系方式，告知有需要可以随时电话联系 。 七段秘书的做法： 做周全——安顿好来宾之后，及时向老总汇 报，并和老总确认，是否需要再安排老总与来 宾见面的时间、地点等信息，并在合适时间安 排来宾与领导见面洽谈。 八段秘书的做法： 重结果——来宾和领导见面之前准备好相关 文件资料或其他必要物品，以备领导与来宾商 谈所用，做好记录准备工作，如有需要，做好 相关信息记录工作，并在商谈之后及时整理好 向领导汇报，最后，做好来宾的返程服务工作 ，确认来宾是否安全返回。 九段秘书的做法： 做流程——把上述过程做成标准化的“ 接待”流程，并制定相关制度予以保障，让 任何一个秘书都可以根据这个流程制度， 把来宾接待服务的结果做到九段，形成不 依赖于任何能人的来宾接待服务体系,通过 建立一个培养九段秘书的机制来复制和超 越自己! 秘书要做到九段才算成功 结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。 1段 2段 3段 4段 5段 6段 7段 8段 9段 及告知 懂 礼 貌 注 形 象 备食宿 做 准 备 重 细 节 做 周 全 重 结 果 做 流 程 确认来宾 做 好 来 宾 做好来宾登 主动保持 接待的标准是 在得知或预 安 顿 好 来 来宾和领导 把上述过程做 身份，并 信 息 登 记 记，安排接 接待室环 什么呢？要不 知有来宾后 宾 之 后 ， 见面之前准 成标准化的 “ 告知老总 工 作 ， 及 要车辆接送呢 ，事先