04-采购与付款控制管理制度.pdfVIP

采购与付款财务管理制度 第一章 总 则 第一条 为了加强对燃、材料采购环节的内部控制与应付货款的 管理，杜绝不规范行为的发生，确保采购业务正常运作。根据《中华 人民共和国会计法》和《内部会计控制规范 - 基本规范（试行） 》等法 律法规，结合公司实际情况，特制定本规范。 第二条 本制度适用于公司原材料、燃润料、建筑材料、办公用 品、备品备件、劳保用品等所有外购物资的采购以及因采购而发生的 各种款项的支付活动。 第三条 各控股公司可以根据本制度，结合自身特点，制订适合 本公司的管理制度。 第二章 采购计划编制 第四条 部门物资采购范围的划分如下： （一）后勤服务部负责采购大宗物资（包括燃润料、建筑材料、 电工材料、钢丝绳、劳保用品等）采购。 （二）办公室负责办公用品、现代化设备、低值易耗品的物资采 购。 （三）装卸作业部负责装卸用配件、有色金属、橡胶制品、工具、 仪器仪表、电器材料采购。 （四）船舶作业部负责船舶零配件等采购。 特殊情况下由使用部门自行采购的物资，必须事先征得采购部门 和办公室的同意，否则财务部不予报销。 第五条 采购计划编制程序。 按公司质量管理体系 7.4 物资采购管理控制程序第 3.1 ∽3.14 条 执行以下程序 （一）采购申请 1 、各使用部门在每月底根据需要向采购部门（通过《物资采购申 请表》）提出需求，申请应明确采购产品的名称、规格、型号、或品种、 品牌、供货时间、质量、使用部门验证的要求等。 2 、《物资采购申请表》需经部门、单位领导审批签字后向采购部 门提出。 3 、各仓库根据库存定额和消耗情况，通过《物资采购申请表》提 出采购申请。 （二）审批程序 1 、对 1 万元 -5 万元内的物资采购，由需求部门、单位编制月度 采购计划，在每月初 2 号前，向大宗物资采购招投标领导小组办公室 上报采购计划，并送财务部。 2 、招投标领导小组办公室对各部门、单位上报的采购计划进行汇 总，与财务部会签后，送交分管总裁审批。 3 、对万元以下的物资采购计划由采购部门负责审批。 4 、未列入月度采购计划的急需物资的采购， 由申请部门经理审批， 直接送公司分管总裁审批。 第三章 合同订立 第六条 物资采购合同订立程序： （一） 物资采购合同的签订范围： 1 、对万元以上或 3000 元以上容易产生质量纠纷的采购品，均应 签订合同。 2 、对 5 万元以上的物资采购实施招投标 （对合格供方的物资采购， 在时间较紧的情况下，可以不签订合同） 。 （二）确定供货单位： 采购部门根据 《物资采购申请表》汇总成 《物 资采购批办单》 ；物资采购中对单项价格超过了 3000 元以上的物资， 须选择三个以上的合格供方 ,然后会同使用部门，通过所掌握的原料市 场价格与质量信息，对原料技术指标、生产使用过程中反映情况等进 行综合评审，评审后填报《物资采购比价审批表》 ，并将评审的结果交 大宗物资采购领导小组审批，以确定物资供方单位。 （三）采购员应征求公司装卸作业部、船舶拖带部等相关部门的意 见，根据供货单位原料价格与售后服务各方面情况，对各供货单位进 行筛选，在“质优价廉”的原则下，择优签订采购合同。采购合同经 单位、部门领导审查确认、并经授权后方可与供方签订。采购员对已 签订的采购合同应进行登记，以便