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关于 OA 系统使用的管理规定 目录 目的 公司办公自动化系统（以下简称 OA 系统）是实现网上办公和信息 资源共享。OA 系统是公司信息化建设的重要组成部 门，是提高公司 办公整体管理水平的重要手段。为了加强对公司 OA 系统的管理，提 高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快我公司信息化建设，保 障文件和各种信息传递快捷通畅， 合公司实际，制定本制度。 一．登陆规范 1.OA 系统运行后，系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的 上班后一个小时内、中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览 一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登 陆 OA。 2.系统用户必须建立个有密钥，填写个人信息，保护好个人登陆 密码，并定期更换。多人其用一台电脑，如暂停 OA 办公需及时注销 OA 或退出 OA 系统，以免他人介入工作环境 3.登陆 OA 系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意 或无意打开邮件、滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转 二．使用规范 1.单位的每个工作人员都要熟练掌握 OA 系统的使用方法，使用 OA 系统进行单位内部的各项日常办公。 2.工作人员要保证通过 OA 系统发布、流转的信息和文件的内容 完整准确，并对发布的内容负责 3.工作人员要保证文件处理的响应时间，所有网上公文处理流程 涉及到的工作人员处理时间应不超过 4 个工作小时(即半个工作日内)。 如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理 。 三．OA 系统办公流程的操作规范 1.OA 用户密码清空的管理规定 系统用户要牢记用户登陆密码，如发现丢失或忘记，需走 OA 用户密码清空申请流程，即 OA 系统 导航菜单下工作流程新建 工作，信息管理流程下OA 用户密码清空申请流程，选择新建并办 理即可，在流程表单中，详细填写需申请清空用户的部门、姓名等相 关信息，填写完毕，点击转交下一步，转交信息部 OA 管理员清空即 可 2.OA 用户的增加、删除、修改的管理规定 2.1 集团各事业部、职能部门如需增加新用户，需走 OA 人员 调动、添加、删除申请流程即 OA 系统 导航菜单下工作流程新 建工作，信息管理流程下OA 人员调动、添加、删除申请流程，选择 新建并办理即可， 在申请表单中，填写需申请 OA 用户的所在部门、 姓名、即联系方式，转交基地人力资源主管，人力资源主管对申请用 户信息填写的完整性进行审核，如不完整，请回退给申请用户，然后 由基地人力资源主管转交信息部经理，信息部经理转交 OA 管理员对 其进行添加。 2.2 集团各事业部、职能部门如人员有变动需调岗、调角色或人 员离职需要删除 OA 用户的，人事专员应及时走“OA 人员调动、添加、 删除申请流程”，由信息部对人员及时进行处理，如果发现人员已离 职而未及时反映给信息部人员者，相关人事专员应承担相应的责任。 3.NC 操作员权限申请的管理规定 集团各事业部、职能部 门如需申请 NC 权限，需走“NC 操作员权 限申请流程” 即 OA 系统 导航菜单下工作流程新建工作，信息 管理流程下 NC 操作员权限申请流程，选择新建并办理即可 在申请表单中填写权限需求人员的部门、姓名、NC 相关权限，转 交部门经理事业部总经理信息部经理审批后，由信息部 NC 管 理人员添加即可。 四．OA 内部邮箱的规范化管理 随着集团不断壮大，OA 用户也在不断的增加，服务器空 间 也在不断的减少，要求 OA 所有用户定期清理自己的邮箱，将重要的 邮件下载到电脑上，时间长的邮件及时清理，以释放邮箱空间。 五．网络硬盘权限的申请与规范 网络硬盘是公司文件数据的一个平台，网络硬盘权限人员开 通须经运营管理中心的领导同意，方可开通，无领导同意，信息部人 员不得随意开通，造成机密泄露、数据流失，OA 管理员将承担一定的 责任。网络硬盘权限申请流程运营管理中心正在思考。 六．OA 新流程的申请制作及原工作流程和表单修改的规定 1.OA 新流程的制作须经部门负责人同意，制作表单和权限人 员须部 门领导签字，扫描件发送信息部 OA 管理员方可制作，否则造 成的后果及损失将由 OA 管理员承担。