办公室档案管理新规制度.docVIP

办公室档案管理制度 为加强办公室档案管理工作，全方面提升办公室档案管理水平，以愈加好地为各科室各项工作服务，特制订本制度。 档案管理制度  1、多种档案按类别要求，由档案员整理，按相关要求装订并移交 档案室统一保管。  2、多种档案文字书写，必需用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。  3、档案通常不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在 档案室按相关要求借阅。  4、档案要做到安全保管，定时检验，主动发明档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持常常通风。  5、 档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。  二、档案归档制度 1、归档范围保管期限 (1)办公室办理完成含有保留价值多种文件材料，包含政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。 (2)办公室档案保管期限种类分为永久和定时。凡对办公室有长远保留利用价值档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值档案列为长久和短期。 2、归档时间 实施年度归档制度：办公室在工作中形成政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料一律在第二年第一季度内，登记存档移交档案室。 3、归档要求 (1)归档文件必需系统、齐全、完整。 (2)归档文件材料必需纸质优良、字迹耐久、书写工整清楚。 三、档案安全 保密制度  1、严格遵守党和国家相关 保密制度加强管理，预防丢失、泄密。  2、查阅档案，通常应在档案室查阅，需要摘抄或复制 机密文件，必需经领导同意，不然不准摘抄、复印。  3、需要带回使用档案，需经领导同意，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。  4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格推行手续，经相关领导同意后，方可调阅。  四、档案查阅借阅制度  1、外单位查阅档案时，必需持有 介绍信，注明查阅人姓名、 政治面貌及查阅内容或范围。  2、查阅 党组、局长办公 会议统计、纪检工作等相关 案卷和绝密数字时，需经 办公室主任同意；查阅通常档案资料时， 档案员需进行登记，经 办公室主任同意，方可查阅。  3、凡查阅档案者，通常不 准将档案带出档案室，如需要借出时，必需经相关领导同意；查阅者必需按要求查阅，和查阅内容无关文字材料不准随意翻阅、摘抄。  4、查阅档案者要珍惜 案卷，不得将 案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借她人或带回家中。  5、查档抄录材料经 档案工作人员审核无误后，签字盖章，不然无效。  6、借出案卷通常不能超出七天，如延期使用，需补办延期手续。  7、借出或还回案卷，必需严格推行登记、注销和检验手续，当面点清，如发觉差错，立即追究责任，并采取补救方法。 五、档案人员岗位职责 1、服从办公室主任领导，接收上级部门指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及办公室主任交办其它任务。 2、档案员负责做好文件整理、分类，做好收文登记、分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。 3、档案员要立即、正确把领导批阅文件送到各科室，待科室领导批阅完成后立即交由档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，确保不丢失、不损坏文件。 4、督促各科室相关人员做好文件材料形成、积累、整理、归档工作。 5、各科室兼职档案人员负责依据归档范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按要求向机要档案室移交归档，并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。 6、各科室兼职档案人员接收机要档案室指导和监督，按时、按质、按量完成本岗位任务。