【2019年整理】福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则.docxVIP

福建省高速公路经营项目文件材料立卷归档实施细则 第一部分总则 第一条 依据：《中华人民共和国档案法》、《企业档案法》及省有关经营项目档案管理规定。 第二条 适用范围：在本市区域内从事高速公路服务区已开发各项非主营资产的经营开发以及拟开展的 各项经营项目活动中所产生的有价值的档案材料。 第三条 定义：高速公路经营项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至招标结果公示全过程产生 的，对招标结束后具有保存、查考利用价值的各种类型载体的历史记录。 高速公路经营项目档案，是指按照项目档案组卷要求， 经系统整理并归档的高速公路经营项目文件材料。 经营项目档案管理制度是档案管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手 段。通过对 档案的管理，可以完整保存与合同相关的证据材料，如果有纠纷一旦发生，可以及时运用 档案记载的内容，依法维护单位的权益。 为进一步加强经营项目文档管理工作，提高管理水平，逐步实现档案工作的规范化、制度化、科 学化，特制定该管理制度。第二部分工作组织与职责 学化，特制定该管理制度。 第二部分 工作组织与职责 第四条 遵照国家档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，省高速公路经营开发有限公司对所管辖 路段各服务区的档案工作 负有监督、指导、咨询和检查职能。 第五条 高速公路经营项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的各招投 标项目文件材料的收集、 整理和归档工作，承担该招投标项目各环节文件材料收集归档工作的组织、 协调和 监督、指导等管理职责。实行“两纳入”、“三同步，”即将项目文件材料立卷归档工作纳入招投标项目程序，纳 入招投标制、合同管理制；与招标工作同步收集、同步整理、同步归档， “三同步”工作必须纳入工程季度、 半年度、年度检查考核范畴。 第六条 按照“谁形成谁负责”的原则，项目文件材料的收集、整理、归档应由招投标项目负责人全程负 责，不得委托他人。 各服务区应严格按照招投标项目全程所产生材料的收集和归档范围，做好相关文件材料的收集、整理、 归档工作，同时还必须向项目负责人提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（ DWG格 式文件）。 第七条 项目负责人与中标单位签订协议时，应设立档案管理专门条款，要求中标单位提供与相应项目 设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（ DWG格式文件）。档案管理专门条款如下： （一） 收集整理依据：《项目文件材料立卷归档管理办法》、《企业档案法》及国家、省有关招投标项目 档案管理有关法律、法规； （二） 归档份数：原件完整 1套； （三） 载体形式：纸质文件与电子文件同时归档； （四） 移交内容及套数：见第五部分第三十八条； （五） 完成时间：各设计、施工、监理、试验检测单位应在中标公告后十五天内， 完成项目档案的整理、 归档和向项目负责人档案的移交工作； （六） 违约责任：未完成项目档案整理、归档、移交工作的，不得组织交工验收，并扣留工程保证金的 10%作为违约金。 第八条 各参投单位应在投标公告一开始就建立经营项目档案工作管理网络 （见下图），指定一位负责人 分管此项工作，负责督促、指导各项目流程中对应归档的项目文件材料收集的完整、准确程度进行审查， 并 配备与档案任务相适应的专（兼）职档案人员，并保持其稳定性，负责文件材料的收集、整理、立卷、归档 和利用工作。明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求， 层层建立档案管理岗位责任 制，保障档案工作顺利开展。 第九条各服务区应设置与工作任务相适应的档案库房并配置必要的档案装具和保护设备，特别是重点 和珍贵档案必须采取有效措施加以保护。档案库房的管理应达到《福建省档案安全管理工作规定》 （闽档 [2008]28号）的要求。 （一）各服务区： 1、档案库房、阅览室、办公室三分开，净高度应控制在 2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化， 门窗齐全，墙面抹灰刷白。 2、 所有档案资料宜保存在档案密集架或专用档案柜内，由专人负责。 3、 档案库房应达到“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫 ）要求，库房照 明应选择无紫外线光源。 第十条 各服务区应按照《项目档案管理登记办法》和《福建省档案登记暂行办法》要求，适时填报“高 速公路经营项目档案管理登记表”和“福建省重点建设项目档案登记表”向相关单位报送。 第三部分 文件材料的收集要求与方法 第^一条 高速公路经营项目文件材料具体收集范围、保管期限及责任分工按照《福建省高速公路经营 项目文件材料收集范围、保管期限及归档单位》 （附件1）的规定执行。 已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步收集、整理、归档。 第十二条 各服务区应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷