管理文件和资料控制程序.docxVIP

管理文件和资料控制程序 1目的 对与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系有关的文 件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。 2范围 适用于家用空调质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体 系有关的文件控制。本程序中涉及的文件未作说明时一律指质量 /环 境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系受控文件。 3职责 3.1品质管理部负责组织 QMS/EMS/OHSMS/HSPM 一体化管理体 系手册（以下简称“手册”）、程序文件和部分第三层文件的编写； 负责所有受控管理性文件的发放、更改、回收控制和原稿保管；负责 管理文件的归口管理；负责对各部门的文件管理实施指导和监督。 3.2各部门负责本部门所使用受控文件的二次受控的盖章发放、更 改、回收控制、管理；负责组织本部门所需体系文件的制定编写及修 改。 3.3管理者代表负责手册的审核；总裁负责手册批准；管理者代表负 责第二层、第三层受控管理文件的批准。 4工作流程 4.1文件和资料的分类、编号与受控形式 4.1.1文件和资料的总体分类： 本公司体系文件总体上分为管理和技术两类，其划分原则如下： 管理文件：阐明管理要求的文件一律划归为管理文件，它包括手册、 程序文件、管理制度（规定） 、管理细则、实施细则、XX方法、 XX流程等； 技术文件：阐明产品技术、工艺、检验及加工要求的 文件一律划归为技术文件，如设 计规范、技术图纸、工艺参数、技 术标准、检验标准（规程、指导书） 、作业标准（指导书、规程） 等。 4.1.2公司现有体系文件的分类一览表 管理文 件技术文 件 第一层（顶层）文件 手册 技术标准/规范 第二层文件程序文件 检验标准 技术图样 生产和检验作业指导书 工艺流程图/工艺参数表 技术/工艺更改通知 第三层文件管理规定 第三层文件生产和检测设备操作规程 第四层记录 4.1.3所有与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系相 关的文件均应纳入受控范围，并按照〈〈文件编写指导》中的编号规定 进行编号（公司体系文件的编号由品质管 理部统一控制）。各部门白行制定的内部管理制度、规章等行政性 文件可不纳入受控范围，由各部门白行控制。 4.1.4质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系文件允许 采用纸介、电子文档两种媒介。各场所使用的受控范围内的纸介文件 必须具有文件发放部门加盖的“受控”印章和分发号；电子版受控文 件在空调办公信息系统（Lotus Notes ）的受控文件专栏全公司共享 参阅，不需加盖受控印章等标识。所有受控文件原稿由品质管理部保 存，不加盖“受控”印章。 4.2文件的编写 4.2.1文件的编写应符合〈〈文件编写指导》的要求。 4.2.2品质管理部组织与协调相关部门编写手册和程序文件。 4.2.3管理文件编写的一般流程： a） 编写部门、人员确定 （见4.3.2）; b） 定稿前传阅 所有首次受控或重新修改发放的文件定稿前，文件编写人员可采用 〈〈文件传阅意见表》的电子流程或纸介形式，对该文件上涉及的所有 职能部门进行传阅或集中评审，征询解决各部门所提出的意见并进行 修改。以确保文件的适宜性和可操作性。 c） 传阅意见汇总 为保证〈〈文件传阅意见表》上所有部门意见已被采纳或解决，当〈〈文 件传阅意见表》走完所有部门后由编写或修改部门作汇总修改。 d） 确认会议（必要时） 对于重要文件，编写/修改部门必须召集所涉及部门开会评审，并确认 最终版的文件内容，保留〈〈会议纪要》会签记录。 e） 审核签字 文件经各部门达成一致意见后，编写/修改部门主管审核签字。 f） 审定 文件审核后连同〈〈文件发放申请单》或〈〈文件更改申请单》原稿及〈〈文 件传阅意见表》、〈〈会议纪要》复印件一起提交品质管理部申请审 定。凡不遵规定操作则退回，并要求在规定的时间内处理完毕。 4.3文件的审批 4.3.1所有受控文件签字批准前必须发送电子文本报品质管理部进行 文件撰写标准化审定。具体见〈〈文件编写指导》 。 4.3.2各类文件的编制、审定、审核和批准的权限如下： 文件类别编制审定审核批准 手册品质管理部 /管理者代表总裁 第二层（程序） 文件 主要使用（职能） 部门/品质管理部 品质管理部 文件编制部门所在 中心总监或部门第 一负责人 管理者代表 第三层管理文 件 主要使用（职能） 部门 品质管理部 文件编制部门所在 中心总监或部门第 一负责人 管理者代表 外来管理文件 和资料（包括法 律法规引用） 相关部门/ /管理者代表 注：a、第三层文件的文件编制部门为主要使用部门。 b、 第二层文件“编制”原则上为编制部门主管，须对文件内容负责, 品质管理部审定、管理者代表批准。 c、 文件“审核”指复核流程、文件是否符合规定及适宜性和可操作 性；文