EPES-GF-GL-004 集团文件管理制度.docVIP

文 件 管 理 制 度 GTYH/GL-ZC-001-2015 版本号 A/0 分发号 持有人 受控状态 编制人/日期 审核人/日期 批准人/日期 会签： 会签： 2015年 月 日颁布 2015年 月 日实施 文件管理制度 文件编号：GTYH/GL-ZC-001-2015 版次：A/0 颁布日期：2015年5 月 1日 页码：1/6 编制部门： 总裁办 状态：受控 1.0目的 为完善本集团管理文件的管理，使文件管理工作规范化、标准化、制度化，特制订本制度。 2.0适用范围 　 本制度仅适用于宫廷壹號国际集团及所属各部门的所有管理性文件。 3.0定义 无。 4.0职责 总 裁：负责集团管理性文件的审批。 总裁办：负责集团管理性文件的编写、修订、执行监督、发放和归档管理。 集团各部门：负责本部门管理性文件的编写、修订、管理及监督执行。 集团各公司：参照本制度对管理性文件进行编写、修订、管理及监督执行。 5.0内容 5.1文件分类 5.1.1管理性文件包括制度、办法、规定、规范、流程、程序等。分为综合管理类（企业管理和人事管理类等）、财务管理类、技术管理类、生产管理类、营销管理类、质量管理类及其他管理类。 5.1.2质量管理体系文件的管理文件按《文件、法律法规和其他要求控制程序》执行。 5.2文件编号 5.2.1集团管理文件编号 GTYH / GL—××—×××—×××× 宫廷壹號拼音缩写编制年份 宫廷壹號拼音缩写 编制年份 部门代号管理文件拼音缩写文件流水号 部门代号 管理文件拼音缩写 文件流水号 5.2.2记录表单编号 GTYH / BD— ××—×××—×××× 部门代号表单流水号表单拼音缩写宫廷壹號拼音缩写编制年份 部门代号 表单流水号 表单拼音缩写 宫廷壹號拼音缩写 编制年份 文件管理制度 文件编号：GTYH/GL-ZC-001-2015 版次：A/0 颁布日期：2015年5 月1 日 页码：2/6 编制部门： 总裁办 状态：受控 5.2.3红头文件编号： 集团 字 【××××】第×××号 宫廷壹號国际集团简称编制年份文件流水号 宫廷壹號国际集团简称 编制年份 文件流水号 5.2.4人事调令编号： GTYH /DL—×××—×××× 宫廷壹號拼音缩写编制年份 宫廷壹號拼音缩写 编制年份 调令拼音缩写文件流水号 调令拼音缩写 文件流水号 5.2.5通知/通告/通报等编号： GTYH /TZ—××—×××—×××× 编制年份宫廷壹號拼音缩写 编制年份 宫廷壹號拼音缩写 通知拼音缩写文件流水号部门代号 通知拼音缩写 文件流水号 部门代号 5.2.6会议纪要编号： GTYH /HY—××—×××—×××× 编制年份宫廷壹號拼音缩写 编制年份 宫廷壹號拼音缩写 会议拼音缩写文件流水号部门代号 会议拼音缩写 文件流水号 部门代号 文件管理制度 文件编号：GTYH/GL-ZC-001-2015 版次：A/0 颁布日期：2015年5 月1 日 页码：3/6 编制部门： 总裁办 状态：受控 5.2.7合同/协议等编号: GTYH /HT—××—×××—×××× 宫廷壹號拼音缩写 宫廷壹號拼音缩写 编制年份 编制年份 合同拼音缩写部门代码文件流水号 合同拼音缩写 部门代码 文件流水号 5.2.8外来文件无需再编号，在归档时拼音缩写为“ WL”。 5.3收/发文部门代号或分发号： 部门名称 部门代号 分发号 部门名称 部门代号 分发号 总裁办 ZC 01 发展改革委员会 FG 07 人力资源中心 RZ 02 诺贝公司 NB 08 公共关系中心 GG 03 古地亚公司 GDY 09 信息管理中心 XX 04 奢庭公司 ST 10 财务中心 CW 05 宝悦公司 BY 11 营销中心(壹品尚公司） YX 06 优尚公司 YS 12 5.4文件格式 5.4.1 发文统一使用以上对应文件类别，并使用各类文件的编号。 5.4.2文件头由宫廷壹號国际集团LOGO、文件标题和文件编号等组成。各部门所发的管理类