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农资产品采购管理制度 农资产品采购管理制度 编号：CG-01-2012 通过对采购活动进行控制，以确保所采购的物资（包含外包过程）符合规定的要求。 二、适用范围 本程序适用于本公司对采购活动（包含外包过程）进行控制。 三、职责 1.采购供应部负责采购的控制。并组织相关部门对供方进行评价。 2.生产部负责提供产品所需的外购件的采购清单，检验规范等编制。 3.总经理负责合格方名录及采购计划的批准。 四、工作程序 （一）、供方的选择 1.供方的选择原则 采购物资供方的建立应遵循就近、质优、价廉的原则，并满足以下条件： a）企业必须有法人资格营业执 照，具备相应生产能力和合作愿望；b）具有保证产品质量的技术、设备、管理能力和检测手段；c）具备所需的特殊工种岗 位技术证书及相应生产许可证。 2.由采购供应部对提供主要外购件的供方按4.1.1 的要求，进行摸底调查，初选提名，对下列企业可直接进入供方名录： a) 已经取得质量管理体系认证的企业； b) 已连续多年供货、质量和信誉程度等质量记录证实其质量稳定，有供货能力的企业。 （二）、供方评价 1.对提名初选的供方由市场销售部组织生产部、检验车间（整理车间）一起进行评审，并编写 “供方质量保证能力评价表”， 提交总经理审批确定合格供方名录。 2.评价方法可从以下几种方案选择一种或数种： a) 根据供方能力或质量体系情况进行评价； b) 抽样检验或小批量使用（一 般对外购件）； c) 以往供货质量的记录和（或）实物使用质量统计分析、评价（用于对原供方的重新评价）； d) 对比类似产 品的试验结果。 e) 根据供方提供的质量保证证据，如质量认证、生产许可证、法定检验车间（整理车间}门监督抽查结果等。 3.采购供应部指定有特殊要求的，或有顾客直接指定的，进行定点采购。 4.通过质量管理体系认证的供方应提交相关认证材料（复印件），可优选录用为合格供方。 5.对评价合格供方原则上每一年复评一次，但最终视供方质量状况，可以提前或临时进行复评。 6.合格供方的控制。 a) 建立档案：产品部应建立合格供方档案，包括：年度合格供方名录、评价记录、评价报告，年度进货 的数量和质量记录、质量问题反馈记录等； b) 及时反馈质量信息：产品部应及时与供方沟通信息，反馈情况，必要时定期对 供方进行质保能力和供货能力的考察，考察时作好记录， 考察后编写出评价报告，并作出评价结论； c) 供方的变更：当供方 的供货的质量情况不能满足要求时，职能部门应按本程序 4.2 条的要求重新评价，评价结论须变更的，填写《供方变更表》， 经采购供应部审核，报总经理批准生效。 （三）、采购 1.采购文件是清楚说明订购产品的资料。采购文件一般是指采购清单、采购合同。采购信息先由销售部负责编制的 “销售大货 订单”上明确 “原辅材料清单”，生产部根据销售部的 “原辅材料清单”编制 “采购通知单”。物资 “采购通知单”上应明确规 定物资的产品名称、规格型号、单位、数量、交货期限等。 2.当采购资料发生变化时，采购供应部应及时与供方协调，明确变更内容。 3.采购产品的验证由质检部按《产品监视和测量控制程序》进行验证。 4.本公司要在供方货源处验证时，采购合同中应规定验证的安排及产品放行的方式，并由采购部实施验证。 5.当合同规定顾客或其代表要对供方的产品进行验证时，由销售部负责。并提供条件配合顾客验证，但顾客的验证不能代替本 公司对供方提供产品的验证。 6.采购供应部负责外购件的供方评价和控制的有关记录和采购文件的收集、整理、编目、存档。采购供应部负责采购产品验证 的质量记录的收集、整理、编目、存档。 五、采购作业细则 （一）、申购 第 1 页第 1 页 农资产品采购管理制度 申购部门的划分 各个部门的申购部门经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立申购单，并注明材料的品名、 规格、数量、需求日期及注意事项经审核后依申购核决权限呈核并编号， “申购单”送采购部。需用日期相同且属同一供应厂 商供应的统购材料，申购部门应以申购单附表，一单多品方式，提出申购。