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怎样用 word 制作标准格式公文 一、页面设置 1、 新建一个word文档，单击【文件】-【页面设置】，选择【纸张】 选项卡，把纸张大小设置为 A4 ； 2、 选择【页边距】选项卡，首先在【页码范围】设置栏的下拉选项 中选择【对称页边距】 ，【方向】选择【纵向】 ，然后在【页边距】设置栏 中设置上37mm,下35mm,内28mm,夕卜26mm。 二、发文机关标识 1 、 （ 1）平行文或下行文：在文档的第 1 行输入一个回车符,并把这 个回车符的大小和行距都设置为 71 磅,即 25mm。 （2）上行文： 在文档的第 1 行输入一个回车符, 并把这个回车符的大 小和行距都设置为 227 磅,即 80mm。 2、在文档的第 2 行输入“榆林市长运汽车运输集团有限公司文件 ” （19mmx 8mm,并使之居中排列，选择这行字进行格式设置：点击【格 式】，选择【字体】选项卡，在【中文字体】选择框中，选择【小标宋】 ， 在【字形】选择框中选择【常规】 ，在【字号】选择框中直接输入 ,19，即 单个字的宽和高都是54磅，也就是19mm,在【字体颜色】选择框中选 择红色。 由于设置字符的大小只能同时设置字符的高度和宽度， 因此，要 想满足一行排列,就必须通过字符的缩放来设置。 我们用 8mm 除以 19mm, 可以得到能够满足这种要求的字符的宽高比约等于 42%。 设置的时候，我们先把发文机关标识的字符选中，在【字符大小】设 置框中输入 54，然后打开【字体】设置对话框，把缩放比例设置为 42% 就可以了；选择【字符间距】选项卡，在【缩放】选择框中选择 42%，使 单个字的宽度缩小为高度的 42%。然后把行距设置成固定值 54 磅。 三、发文字号 在发文机关标识下输入三行大小为 3 号字的回车符，并把这三行的行 距都设置成固定值 16 磅，在第三行排布发文字号。 四、红色反线 在发文字号下1行，输入一个大小和行距为11磅（即约4mm）的回 车符；回车符的下面插入一条长度为 156mm 宽度为 1mm 的红色反线： 单击【插入】-【图片】-【自选图形】，打开【自选图形】工具栏，选 择直线工具，画一条与版心同宽的横线 -双击横线，打开【设置自选图形 格式】对话框，选择【颜色与线条】选项卡，设置线条颜色为【红色】 ， 线条虚实为【实线】，线条粗细为磅（即1mm）,单击【确定】。 ★ 需要强调的，我们在实际工作中用到的往往是成品的文头纸，特 别是格式不标准的，想在 Word中直接找到发文字号的标注位置很困难。 简单的方法是：直接用发文机关标识下边缘至红色反线上边缘 4mn处的尺 寸除以 3（行），得出的数值用 n 表示。然后用发文机关标识下边缘至版 心的尺寸，加上2n,得出文档第1行回车符的大小。下空1行标识发文 字号，行距设置成n （单位为磅）。 例：榆林市长运集团发文机关标识下边缘至红色反线上边缘 4mm 处 的尺寸为 29mm ，除以 3 （行）得（约 27 磅）。发文机关标识下边缘至 版心的尺寸41mm , 41mm + 2 x?60mm （即171磅），也就是说文档 第 1 行的回车符大小和行距为 171 磅。文档第 2 行标注发文字号，字号 3 号仿宋，行距设置成 27 磅。 五、标题 在红色反线下输入两个 3 号字大小的回车符， 并把这两行的行距都设 置成固定值 16 磅；然后输入公文的标题，并设置成 2 号小标宋，居中排 布。同时，把两行的行距设置成固定值 33 磅。因为 2 号字的高度是 22 磅，把行距设置成 33 磅，就是使用了倍行距， 从视觉效果上看比较美观。 六、主送机关 在标题下 1 行输入一个 3 号字大小的回车符， 并把这一行的行距设置 成固定值 16 磅；再下 1 行输入主送机关名称，并设置成 3 号仿宋体，居 左顶格排布，后标全角冒号，行距设置成固定值 16 磅； 七、 正文 在主送机关的下 1 行开始输入公文的正文，每自然段首行左空 2 字， 回行顶格。输入完毕后，选择全部正文，设置成 3 号仿宋体字，行距为固 定值磅。根据公文格式标准一般情况下正文每页排 22 行，每行排 28 个字 的要求，正文的行距应该设置为 28.8 磅。 八、 成文日期 成文日期的标注位置需要经过计算 例：榆林市长运集团的印章直径是 41mm ，加上与正文的距离 2mm ~4mm ,以3mm为准，这就要求成文日期的下边缘与正文最后一 行的下边缘之间的垂直距离为 44mm （约 125 磅），这个距离减去成文日 期字符本身的高度 16 磅，即 109 磅。设置方法为：在正文最后 1 行的下 面输入一个高度为 109 磅的回车符，然后把这一行的行距设置为与回车符 高度相等的固定值；在空行的下面输入成文日期， 并设置成 3 号仿宋体字，