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项目文档归档管理办法 第一章 总 则 第一条 本管理办法明确公司对项目文档归档管理的工作要求。 第二条 本管理办法适用于公司所有工程项目。 第二章 术语定义 第三条 项目文档 (一) 项目文档：指在工程项目实施活动中与工程项目相关联并且 对企业有保存价值的各种文档资料。项目文档包括：项目承接文档、项 目实施文档、项目结算文档以及项目其它文档。 (二) 项目文档分类： 1. 项目承接文档：承包合同、投标文件、中标通知书、项目委托 书等。 2. 项目实施文档：会审纪要、交工验收文件、初验报告、终验报 告等。 3. 项目结算文档：对外结算审定单、对外结算审定资料明细、项 目成本结算表、分包合同、分包项目费用审核表、协作项目结算审定 资料等。 4. 项目其它文档：包括设计文件、 标一体化相关文档等。 1 第三章 归档的工作职 及流程 第四条 分公司市场部负责项目承接文档归档前的归集保管，项 目经理负责项目实施文档、项目结算资料文档归档前的归集保管。 第五条 项目经理负 完成项目文档的移交归档工作。 第六条 分公司生产部 门负责监督、检查项 目经理项目实施文 档、项目结算文档的归集过程。 第七条 分公司项目管理部负责项目文档的归档管理及档案移 交工作。 第八条 分公司综合部负责项目文档的保存管理，负责项目其 它文档的保存管理。 第九条 项目文档归档流程表明公司项目文档归档管理的总体 要求，见附录 A ：《项目文档归档管理流程》。 第四章 项目文档归档原则 第十条 根据《广东省 电信工程有限公司档案管理实施细则》规 定，项目文档为科技文档，分类代码为“E02”，项目文档按项目编号进 行归档。 第十一条 项目经理提交项目文档归档时，应按要求编制归档 文件目录，详见附录 C ：《归档文件目录》（长期文件）及附录 D ：《归档 文件目录》（短期文件）。 2 第五章 项目文档的归集过程 第十二条 项目承接文档归集 (一) 分公司市场部完成承接合同签订后，将合同原件及合同对 应的投标文件、中标通知书或项目委托书归集保管，并按附录 E ：《项 目文档归集/归档记录》做好项目文档归集记录。 (二) 项目承接文档的组成 1. 对于投标项目，必须有承包合同、投标文件及中标通知书，如 投标文件已在其它项目中归集，必须在附录 E ：《项目文档归集/归档记 录》中明确已归集的文件及其对应的项目编号等相关内容； 2. 对于委托项目应有项目委托书，如无建设单位出具的项目委 托书，分公司市场部应出具项目承接情况说明作为项目承接依据，内 容可参照建设单位的项目委托书。 第十三条 项目实施文档归集 (一) 项目经理以项目为单位，项目初验后，应在三个月内完成项 目实施资料文档的整理归集工作，其中验收报告应在归档前完成收集。 (二) 项目经理按附录 E ：《项目文档归集/归档记录》格式做好项 目文档归集记录。 第十四条 项目结算文档归集 (一) 项目经理在竣工验收且完成对外结算、内部成本核算后一 3 个月内，以项目为单位，完成项目结算资料文档的整理归集，相关结 算资料应为原件。 (二) 项目经理按附录 E ：《项目文档归集/归档记录》格式更新