WZHS03-12SMS文件和相关文件控制程序.docx

目 录 1. 目的和范围 2. SMS文件分类 3. 职责 4. 工作程序 5. 附录 6. 支持性文件 目的和范围 本程序规范了公司SMS文件的编写、修改、审核、批准、保管、作废 以及相关文件、资料控制，保证体系内各有关部（室）、人员及船舶均 能获得有效文件。 适用于本公司对SMS文件和相关文件、资料的管理。 公司文件分类 SMS文件：安全管理手册、船岸职责手册、安全管理程序手册、安全管 理须知手册和公司文件总清单。 SMS相关文件：指有关的国际、国内强制性公约、规则及公司引用的建 议性规则、指南和标准。 SMS相关资料： 海图、航海出版物、航海通告、航行警告； 船舶及设备的图纸、技术资料、说明书； 职责 总经理：负责批准公司 SMS文件。 指定人员：负责公司SMS文件的审核；负责2.2项相关文件纳入的审批。 NSM办公室：负责组织公司SMS文件编制、修订；负责确定文件配备； 负责SMS文件及相关文件的发放和控制；负责备用文件的管理，负责 废止文件的销毁。 NSM办公室及公司SMS各相关部（室）：负责程序、须知文件的编写、 修订；负责SMS相关文件的收集及提供。 SMS文件及相关文件持有人：负责保管其持有的 SMS文件及相关文件 保持最新有效。 执行程序 公司SMS文件的编制、审核和批准。 公司编写的SMS文件都应在发布前经授权人员审核、批准。公司 SMS 文件的审核批准权限如下表所示。 公司SMS文件 编制者 审核者 批准者 安全管理手册 NSM办公室 指定人员 总经理 船岸职责手册 NSM办公室 指定人员 总经理 安全管理程序、须知 文件 NSM办公室 各相关部（室） 指定人员 总经理 公司文件总清单 NSM办公室 指定人员 总经理 4.1.2 公司SMS文件控制流程 新文件产生文件修订、变更时 新文件产生 责任人 流程责任人 流程 责任人 流程 责任人 流程 NSM、公室编制者审核者批准者NS办公室NSM、公室 NSM、公室 编制者 审核者 批准者 NS办公室 NSM、公室 NS办公室 组织策划 SM文件 草案 SM文件复印 文件盖受控章 按《公司文件总清单》分发给公司SM各相关部门及人员、 船舶，并填 写《文件发放清单》 文件持有人签署《SM文件发放清单》 安全管理程序手册 SMS文件和相关文件控制程序 编号：FLD- 03-12 版次:1.0 生效日期：2010.08.15 控制说明 421 公司SMS文件的策划 NSM办公室根据NSM规则的要求，船舶运行操作需求、事故/险情分 析等，与公司SMS各相关部（室）共同落实编制。 公司SMS文件编制要求 为了确保程序和须知具有可操作性，在编制时，必须反映本公司现行 的实际管理，符合强制性的规定和标准。充分考虑国际海事组织、主 管机关、船舶检验机构和行业组织所建议的规则、指南和标准。 所有程序和须知应清楚地规定相应的任务和指派合格人员。 文件起草完成后，编制者应经4.1.1表中所述职位人员审核和批准，船 上关键性操作方案和须知的制定，应按《船上关键性操作方案的制定 程序》（FLD- 03-06）执行。公司通过《公司文件总清单》、《SMS文件 发放清单》实施对文件发放的控制。 公司SMS文件发放 公司SMS文件的发放应根据本程序 423.3的要求发放给公司SMS各 相关部（室）/船舶。 NSM办公室应在文件发放的同时填写 《SMS文件发放清单》（附录1）， 对文件的发放实施控制。文件持有人应在《SMS文件发放清单》上签 字确认。 SMS文件发放规定 最高管理层总经理、指定人员各配一套；职能部室 NSM办公室、海务 部、机务部、人事部各配一套（一人兼多职时可以按实际情况配备） 。 船舶配三套，其中船长、轮机长、大副各一套。 每套SMS文件包括：《安全管理手册》、《船岸职责手册》、《安全管理 程序》、《安全管理须知》及《公司文件总清单》。 《公司文件总清单》列出了公司全部 SMS文件和相关文件，《公司文 件总清单》应经4.1.1表中所述职位人员审核和批准。 4.2.4 公司SMS文件修改 公司SMS文件的更改须由公司最高管理层/SMS相关部（室）/船舶提 出并填写《SMS文件编写/修改建议书》（附录3）报NSM办公室，由 指定人员审核，总经理批准后实施，按 4.1执行。 修改的标识 ? SMS文件局部修改，将须修改部分所在页重新编印，其每次修改内容 用不同字体以示区别，如斜体字、下划线等；若增加整页内容，则字体 与原文件字体相同，在修改记录的标识框中标注“新增页”，每次修改 版次号中的版号不变，修改号增加一号，新增一页，文件总页数保持不 变，页号以在新增页的页号后加“ -A、-B……”表示，待文件改版时再 作调整。 ? SMS文件如需作大的修改，则对SMS文件进行改版，