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管理表格的设计与推行 【本讲重点】 第三把“钢钩”一一管理表格 管理表格的设计要点 销售团队的基础管理表格 监控客户的进程 第三把“钢钩”一一管理表格 对于销售队伍来说，管理表格是非常重要的，它是控制销售队伍的第三把“钢钩”。 管理表格基本上能体现一名销售人员在一天、一周甚至一个月的工作过程。 实际上，在管理表格的推行过程中常常会遇到很多问题，例如销售人员刚开始时还能坚持 填写，过一段时间后就会敷衍了事，推行管理表格的销售经理也只好不了了之。销售人员 一般都愿意把工作过程说出来，而不喜欢在管理表格中写出来。但是，无论是公司规范化 管理的要求，还是销售人员梳理整个业务情况的要求，管理表格都是非常重要的。销售经 理一定要要求销售人员养成填写管理表格的习惯。 管理表格的设计要点 设计管理表格的总体原则是：急用先行、控制关键、删繁就简。控制关键，把繁琐的 内容删掉，把关键的内容控制住，这是管理表格的核心。具体来说，管理表格的设计包括 如下要点： 1.简洁 管理表格的设计一定要简洁，不能设计得太复杂。一般来说，销售人员填写管理表格 的时间每天平均不超过半小时比较合适。销售人员的时间大致可以分为三部分：客户类时 间、商务联络时间、零散时间。 图9-1 “五、三、二”结构 ?客户类时间，是指销售人员为客户帮忙、与客户谈话、给客户办事等为工作目的而接触 客户的时间。 ?商务联络时间，是指销售人员为了达到比较好的销售而进行计划、规划、内部沟通、联 系资源的时间。 ?零散时间，是指销售人员在办公室里闲谈、互相交流的时间。 一般来说，销售人员的三部分时间分配比较好的结构应当是“五、三、二”结构。销售人 员应该至少将50%勺时间放在直接与客户交往上； 30%勺时间放在支持客户，或者做支持客 户的相关工作上，也包括参加例会、培训等工作； 20%勺时间进行相互交流。 因此，如果管理表单的设计过于复杂，销售人员的填写时间每天超过半小时，就会占用销 售人员的其它时间，销售人员就很难控制其它时间了。 清晰 管理表格的栏目设计一定要清晰，不能模糊笼统。什么样的栏目是笼统的呢？例如要 求销售人员填写与客户接洽过程的栏目，销售人员提笔就不知道该填写什么了，只能填写 诸如“与客户聊天、探讨”之类的话。什么样的栏目是清晰的呢？例如“什么时间、拜访 了哪个客户，客户的电话，达成了什么结果”等栏目就比较清晰，填写要求也很明确。 具有承上启下的延续性 管理表格的设计尽量要具有承上启下的延续性，即管理表格应当一环套一环。周期工 作计划、月度工作计划、周工作计划和工作日志表应该一环套一环，具有关联性。 具有是否真实的可查性 管理表格的设计应该具有是否真实的可查性，即管理表格填完后，销售人员填写的内容是 否属实应当可以查证。例如在工作日志表中设计的诸如“拜访客户、客户姓名、职务、电 话”等内容就很容易查证。 可指导发觉问题并做修正 管理表格的设计应该可以指导发觉问题并做修正。销售经理通过看管理表格的填写内 容可以指导销售人员的具体工作。例如周工作计划、月度工作计划表明销售人员的业绩完 成情况不好，原因是销售人员没有把更多的时间花在与客户接触上，于是，销售经理就可 以指导销售人员不要在搜集其他资料上花太多的时间，而应当花更多的时间用在与客户接 触上。 【自检】 有一名销售经理抱怨说：“我们公司去年也通过管理表格来控制销售队伍，并强行推 行，但是，大家都纷纷敷衍，填表格成了走形式，最后只好不了了之。”如果你的公司也 存在类似的情况，该如何避免呢？ @ ?见参考答案9-1 销售团队的基础管理表格 销售团队的基础管理表格主要包括两类六个表格。销售动作类有四个表格：周期工作 计划表、月度工作计划表、周工作计划表和工作日志表；市场信息类表格有两个表格：客 户档案表和竞争对手信息表。本讲中主要介绍三个表格：月度工作计划表、周工作计划表 和工作日志表。 图9-2 基础管理表格分类 月度工作计划表 月度工作计划表主要包括：回顾部分、事件部分、财务目标部分和特别纪要部分。 表9- 1 月度工作计划表 月份： 姓名： 部门： 领导签字： 回顾部分 本月 优点 本月 不足 符合 欠缺 超额 完成比 率 考核 达成 财 务 指 标 项目 事件 事件 原因 事件 原因 签订单 应收账款 费用控制 管 理 动 作 项目 符合 欠缺 补救行动 事件 原因 考勤 述职 例会 管理报表 其他制度 事件部分 下月 大事 1. 2. 3. 第一周 （起止） 第二周 （起止） 第三周 （起止） 第四周 （起止） 第五周 （起止） 财务目标部分 项目 事件 数额 型号 交付方式 备注 签订单 应收账款 费用控制 特别纪要部分 问题 原因 建议 提请支持 备注 回顾部分 回顾部分就是销售人员对本月情况所作的总体回顾。 月度计