法律性文书、证照管理暂行办法.doc

文件编号:QMS-03-23 法律性文书、证照管理暂行办法 PAGE PAGE 1 法律性文书、证照管理暂行办法 总　则 第一条 为了加强公司各种法律性文书、证照的管理，减少和避免风险，保障公司经营管理的顺利进行，进一步提高公司依法治理水平，特制定本暂行办法。 第二条 本暂行办法所指法律性文书、证照的属性有： （一）以书面或其他形式记载; （二）代表公司（包括以部门名义而代表公司），即由公司享有相应的权利并承担相应的义务； （三）载有一定内容，一旦管理、使用不当会使公司面临潜在风险。 第三条　本暂行办法所称法律性文书、证照包括但不限于以下种类： （一）企业法人营业执照、组织机构代码证、资信等级证、税务登记证； （二）土地使用权证、房屋所有权证、房屋契证、产权登记证； （三）商标注册证书、专利证书； （四）出资证明书、股权证书、贷款证； （五）生产、销售、使用许可证； （六）介绍信，用于参观、党团组织关系介绍及个人事务等不会对公司产生经济上权利义务关系的除外； （七）符合本暂行办法规定的其他法律性文书、证照。 第四条 合同、协议、申请书、责任书、印章、依法取得的社团法人资格证书及其法定代表人证书、刊物准印证书的管理不适用本办法。 第五条 各部门在管理、使用法律性文书、证照时应各司其职，及时沟通，共同维护公司的合法权益。 第二章　　管理职责 第六条 各部门是相应业务范围内法律性文书、证照的承办部门，负责其法律性文书、证照形成、使用过程中的相应事务。具体职责是： （一）负责与有关单位、部门进行业务联系，办理、领取法律性文书、证照； （二）对办理、领取的法律性文书、证照在移交前负责暂存管理； （三）按规定向法律性文书、证照管理部门办理移交、使用手续； （四）在管理、使用过程中对法律性文书、证照的完好、安全负责； （五）用后应当归还的法律性文书、证照，在使用完毕后的2个工作日内归还。 第七条 办公室负责法律性文书、证照的存档、保管、提供使用和法律审查工作。具体职责是： （一）负责本部门承办的法律性文书、证照的办理； （二）负责从承办部门接受已办理完毕的法律性文书、证照； （三）负责对所管理的法律性文书、证照进行造册、分类、登记，专柜、专人管理。按规定提供借阅、使用，按期收回，做好安全保密工作； （四）对各部门的借阅、使用进行合法性审查； （五）负责法律性文书、证照的登记、保管、提供使用和安全保密工作，负责统一印制《法律性文书、证照使用审批表》并编制顺序号； （六）负责法律性文书、证照使用的合法性审查工作，对各部门的使用、管理情况行使知情、审查、监督、检查和建议的权利。 第八条 各部门在本办法施行后新形成的法律性文书、证照，应当按照本办法规定在其形成后七日内移交办公室统一管理。 第三章　　使　用 第九条 各部门需要使用法律性文书、证照时，由承办人员详细填写使用审批表，经所在部门领导审核，送办公室法律审查同意后，呈公司领导审批。未经批准，一律不得使用。 第十条　承办人员在送法律审查时，应给审查人员留有适当的审查时间，同时附送相关的全部资料，主动、如实介绍需要使用法律性文书、证照的有关情况。 第十一条　公司领导的审批权原则上属法定代表人。法定代表人外出时，由法定代表人授权的其他领导审批。 第十二条　承办人员持公司领导审批同意的审批表到办公室办理使用手续。 需要急用法律性文书、证照，但因有审批权的公司领导外出而不能得到及时审批时，承办部门可向有审批权的公司领导电话或传真请示。在得到同意的明确指示后，承办人员持载有领导指示的书面材料（若为电话记录须由记录人员签名）可先行办理使用手续，并将此材料交存办公室。事后由承办人员及时补办审批手续。 第十三条　提供使用法律性文书、证照复制件时，须由办公室复制后提供，并在该复制件上标明使用范围、有效期限，加盖专用章。其他人员不得擅自复制。 第十四条　承办部门和管理部门应建立健全法律性文书、证照使用情况登记制度，明确记载所使用法律性文书、证照的名称、用途、份数、原（复制）件、使用时间、有效期限、归还日期、使用人等。 第四章　　责　　任 第十五条　承办部门和承办人员、管理人员在办理、使用法律性文书、证照过程中，要以对公司高度负责的态度，尽到充分的责任义务，对法律性文书、证照的完好、安全性负责，不得随意自用、复制、出借、转借、损毁，严禁遗失或被他人盗用。 第十六条　有关人员未恪尽职守，有下列情形之一，未给公司造成损失和不良社会影响的，给予批评教育；造成不良社会影响的，给予通报批评并处以500元以上人民币的罚款；造成直接经济损失的，按有关规定给予相应的纪律处分并追究经济责任。 （一）在履行审核、审查、审批等手续过程中，故意隐瞒真实情况或不完整提供相关资料骗取同意的；