采购管理制度2.0修改状态(0次).doc

LSH-6-02 采购管理制度 发布/实施：2006年5月16日 采购管理制度 为了做好大厦材料物资采购工作，使采购工作更加制度化、规范化，保证优质、廉价适时的物资供应，特制定本制度。 一、采购工作责任与分工 1、由财务部采购员负责大厦的材料物资采购工作，大厦所需物品原则上由采购员统一购买，其他部门未经特许不得自行采购。 2、大厦各部门有采购监督权和支持配合的义务。 3、特殊采购：咖啡厅的商品及员工餐厅厨房正常每日所需消耗的食品、原材料的采购，由财务部协同部门共同采购。 4、每月由财务部定期组织召开采购交流会，沟通协调采购问题并反馈各类信息。 二、材料物资采购范围与分类 主要包括设备、设施固定资产类，如客房成套家具、电器、厨房设备、电脑等；低值易耗品类，如工具、办公家具、厨房用具、餐厅用具、工程配件、消防器材及用品等；物料用品类，如客房消耗用品、厨杂、磁器、玻璃器皿、餐厅耗用品、工程耗用品、办公用品等。 三、采购项目的申请 1、部门所需物品，由申请部门填写申购单，经部门经理签字，报部门主管领导批准确认后报送财务部库房。 2、新增物品由使用部门提出采购申请，填写物品申购单报送财务部库房；库房根据库存情况，填写物品申购单。 3、补仓储备物品由财务库管提出申请，填写物品申购单。 4、对采购项目的申请要加强计划性、经济性、避免或减少盲目性，要提前做好申请准备，注意采购时限。 四、采购项目的择商与报价 1、采购员根据批准的申购单进行市场调查、选择供应商和报价。 2、采购员应本着货比三家、质优价廉的原则，比较不同供应厂商的资质，货物的质量、价格、供货速度、售后服务等进行洽谈，经过对比筛选，择优确定报价，填写物品采购单，注明物品名称、数量、金额、产地、规格、供应厂商及备注等。 3、对于有特殊要求的或需加工订做的采购项目，使用部门需做详细说明或提供完样，采购员应要求供应商按要求或完样提供样品。 4、对于需按合同管理要求办理的采购项目，由采购员办理合同事宜（必要时使用部门予以协助），报经主管领导、总经理审批签定后，按合同规定执行。 5、所有采购项目的择商、报价，必须由采购员在充分准备、掌握市场行情下择优确定。使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑，采购员择商报价中必须认真对待，使用部门在工作中要主动与采购员沟通、配合，对于所掌握的供应厂商、信息情况及购物意向要主动通报采购员，以便选定质优价廉、服务好的供应商。 6、对专业性较强的采购项目，相关部门应派人会同采购员共同进行洽商，如：精密机械、电子设备等。 7、对于疑难采购项目，采购部和使用部门双方必须及时联系沟通，研究对策，无力解决的必须及时上报主管领导，不得拖延误事。 五、采购项目的审批与购买 1、所有采购项目在完成择商报价确认后，由采购员填写物品采购单，报财务经理签批、总经理审批。 2、其他物品采购单均由采购员、财务部经理、总经理签字后，即为有效订单。 3、采购员根据有效订单实施购买，实施购买活动要依据采购单规定的项目、数量、价格、时限、供应厂商及其他要求进行，需按合同管理要求办理的要按合同规定执行。 4、由于市场变化或其他原因造成购买时价格高于采购单报价或数量多于采购单数量时，必须重新补缺申请，经审批后方能购买。 5、采购时限：以总经理审批签字之日为限，紧急采购物品为当天，补仓物品为15天内，新增物品采购按部门采购时限完成。 六、采购项目的验收与结算 1、补仓物品由库管、采购员（特殊情况下由物品申购使用部门共同参与）共同验收，并按各自责任分工行使权力和义务。 2、无论是自提还是由供应厂商送货的采购项目，货到大厦后，采购员及时与库管联系，并通知申购使用部门，依据采购单，库管过数验斤，申购使用部门检查质量、规格、样式等，一般情况下不允许采购人员或供应厂家直接将所购物品交与所需部门，不符合采购订单内容的项目一律拒收。 3、在验收中库管或所需部门均有权提出退货要求，经确认实属不符合要求的项目，由采购员办理退货事宜。 4、购买、收货、使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作，对争议不决的问题向各自主管报告，由其协调解决。如仍存有分歧，报总经理裁决。 5、验收合格的项目由库管在物品收货单签字，其中一联交留供货厂商，作为结算依据，并由库管员办理验收合格物品的入库手续。 6、所有采购项目的结算由采购员凭物品采购单、收货单、入库单、相关合同、发票等作为依据，根据大厦资金使用、审批管理规定，凭结算依据填写支票或现金领用单，按规定审批签字后，到财务部办理结算事宜。 七、特殊采购项目 1、有些技术性较强或有特殊要求的采购项目，采购员可以请相关部门协助购买，并与之共同承担责任，有关部门对此要予以协助。 2、遇紧急情况，经大厦主管领导