物业档案管理制度终稿.pdfVIP

物业档案管理制度 物业档案管理制度 总则 根据物业实际情况制定本办法。 二、档案归档原则 按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、 编目、装盒。(件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为 一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名 册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件) 。 三、档案编号细则 1、 档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流 水号共 5 部分组成。 2、 一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、 财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示， 比如行政档案为XZ，人事档案为 RS、财务档案为 CK，电子档案为DZ 等 （详见档案编号 图）。 3、 二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类， 二级类目档案用两位数字表示，比如 11.12，依次类推不能用带 0 的编号。 4、 三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比 如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位 数字表示。 4 、全宗号：七星海棠项目（LS ）； 5、 年度编号由年份号和一个 “ （）”组成，如 2010 年的档案的年度编号为 “（2010）”。 6、 流水号按档案资料形成的规律性从 1 开始编制。 7、 将各类编号如下依次排列：全宗号（2010）ZX11 ·1-12，则某一档案资料的编 号就完成了。其中，“（2010”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编 号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。全宗号（七星海棠项目——LS；） 第 1 页第 1 页第 1 页 物业档案管理制度 附图： 四、行政类档案内容 1．公司重要会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调 整、全公司的规章制度）。 2 ．上级单位发来的与公司有关的文件材料。 3 ．公司对外的发文与有关单位来往的文书。 4 ．公司的请示与上级单位的批复。 5 ．各部门的报告、总结。 6 ．公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复。 7 ．公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 8、其它行政类文件材料。 五、人事类档案内容 1．公司人事档案、任免文件及职工奖励、处罚等文件。 2 ．公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 3 ．公司职工培训学习、考核等文件材料。 六、项目档案内容 1、各个项目工程前期介入、工程图纸等文件材料。 2 、各个项目创优档案文件。 七、档案收集、归档流程 1、外部来文的收集 办公室接收后，由专人填写收文登记簿，需要办理分文、传递、报送等 工作的，由专人负责办理完毕后，每天下班前，把文件按类别、顺序编 号输入电子《档案清单》表格后将文件原稿收集至文件盒内备查。 2、 内部文件的收集 1）各部门需要上报公司存档的文件 （主要包括报表、计划、总结、考核 表等）资料由办公室专人收集后，每周星期天之前把文件按类别、顺序 编号输入电子《档案清单》表格后将文件原稿收集至文件盒内归卷管理。 2 ）2 ）以公司缮印发出的公文 （含定稿、打印的正件、附件、批复、请示、 第 2 页第 2 页第 2 页 物业档案管理制度 转发文件）一律由办公室专人填写发文登记簿，办理完毕分文、传送、 报送等工作后每天下班前，把文件按类别、顺序编号输入电子 《档案清 单》表格后将文件原稿、正件收集至文件盒内归卷管理。 3 ）业主档案（业主信息、装修、投拆记录、登记来访等）由客户服务部