档案管理工作标准规范.docVIP

档案管理工作规范 第一章 总则 第一条 为加强企业档案管理工作，充足发挥档案在企业生产、科研、管理及经营中作用，依据《中国档案法》和《中国档案实施措施》，结合集团档案管理要求，特制订本管理规范。 第二条 企业档案是指企业在生产、经营、建设和党、政、工、团等管理活动中形成含有保留价值多种形式历史统计，关键包含文书档案、会计档案、基建档案 、科研档案、人事档案等实物档案或电子档案。 第三条 本工作规范适适用于**企业档案管理工作。 第四条 档案采取集中和分散共用，兼职和专职并存管理模式。以“抓好基础管理“为标准，采取“分散管理，统一制度，集中检验，定时培训”方法，逐步实现档案管理规范化、标准化、现代化。 第二章 档案管理职责及人员要求 第五条 各部门负责各自专业档案立卷、整理、归档工作，并妥善保管归档档案，具体业务由办公室负责监督、检验和指导，实施归口管理。 第六条 办公室负责本企业档案管理工作，指定专员负责本企业各类文件资料搜集、整理和归档工作，确保档案完整、正确、系统、安全和有效利用。 第七条 各部门应配置兼职档案管理人员。建立档案人员岗位责任制。依据本规范制订本专业管理细则。 1.档案管理人员要求大专以上学历或相同知识水平，含有专业知识。遵纪遵法、忠于职守，有高度责任心和奉献精神。 2.认真落实实施集团企业下发档案管理各项要求，做好本专业档案搜集、登记、整理、保管、提供利用等工作。 3.加强业务学习，提升本身业务水平，不停更新知识，接收新档案管理技术，提升处理实际工作中出现问题能力。 4.做好档案库房内外清洁卫生和安全防护工作，保持库房整齐，维护档案完整、正确、系统和安全工作。 第三章 档案搜集归档 第八条 归档范围：企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成含有保留价值多种载体形式文件材料全部应纳入归档范围（详见附件1：企业档案分类编号纲领）。 第九条 归档文件材料关键起源有： — 本企业形成文件材料； — 本企业引进项目、外购设备等接收文件材料； — 本企业参与合作项目，合作单位按要求应向本企业提交文件材料； 本企业实施、办理外来文件材料。 第十条 归档时间 1.党群、行政管理、经营管理和生产技术管理工作中形成各类文书档案在办理完成后第二年一季度归档。 2 .科技档案在其项目判定前归档，工程项目完工档案在项目交工后3个月内归档，周期长可分阶段、单项归档；产品档案应定时或按阶段归档。 3.产权产籍、质量认证、资质信用、协议协议、知识产权等文件材料应随时归档；外购设备仪器或引进项目标文件材料应在开箱验收或接收后即时登记归档。 4.会计档案由财务部门负责整理归档。 5.磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式文件材料应在工作结束后立即归档，或和对应内容纸质载体归档时间一致。 6.应随时归档材料：更新、补充文件材料；企业内部机构变动和职员调动、离岗时留在部门或个人手中文件材料；企业资产和产权变动过程中形成文件材料；其它活动中形成文件材料等。 第十一条 归档要求 1.实施部门、项目及专题工作文件搜集、整理、归档责任制。各部门、项目及专题工作专兼职档案人员应根据要求将文件材料整理后归档。 2.归档文件材料应完整、正确、系统，其制成材料应有利于长久保留，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称质量要求。 3.归档文件材料应为原件。因故无原件可将含有凭证作用复制件归档。 4.非纸质文件应和其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有中译文，应一并归档，无译文要译出标题和目录后归档。 5.文书类归档文件材料通常一式一份。关键工程档案要求一式两份，其中原件由项目产权单位办公室搜集、整理、编目后，按规范要求向集团企业设计院移交保留，副本由产权单位办公室负责归档保管。 6.两个以上单位合作完成项目，应以协议、协议约定文件材料归档。主办单位通常应保留全套文件材料，协办单位保留和所负担任务相关正本。 7.文件材料形成部门应就归档文件材料准备具体文件目录并填写《档案交接记录表》（见附录图1）。关键项目文件材料归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目责任人审核签字。 第十二条 档案归档步骤 一、基建档案归档步骤严格根据设计院下发科技档案管理措施实施。 二、企业档案归档步骤 1、文件材料形成部门应按期将上十二个月形成归档文件材料进行整理随同《档案交接记录表》向本企业办公室移交。 2 、企业办公室接收时应认真查对，并检验档案质量。双方在《档案交接记录表》签字后各保留一份。 3、企业办公室定时组织检验各职能处室保留档案是否安全、完整、规范。 第四章 档案管理工作 第十三条 档案保管工作 1、档案存放应依据档案载体