机械公司文控管理工作指引.doc

AA公 司 文控管理工作指引 版号/改次: 0/0 文件编号: RK-SE-02-A 页次: 第 1 页 共 3 页 1.0目的： 保存公司重要文件数据，避免遗失。 2.0 适用范围： 2.1 公司的体系文件 2.2 公司的技术图纸 2.3 客户及外部机构对公司的认证、审核报告 2.4 环保、消防安全法规、客户标准 2.5 以上数据的电子档。 3.0工作流程 3.1 数据存放 3.1.1 2.1-2.2类别的数据属受控数据, 按相关程序文件和工作指引进行管理 3.1.2 2.3-2.5类别的数据属非受控的公司重要数据, 由交收人负责在文控填写《存放文控资料登记表》, 由文控中心负责按2.1-2.5范围的类别进行存放. 3.1.3 文控中心负责建立数据的查询索引, 以方便查询借阅. 3.1.4 除2.1-2.5以外的数据, 文控中心有权不作接收存放. 3.1.5 若各部门对2.1-2.5类别外需增加存放类别, 由各部门书面向总经办申请, 批准后文控中心予以存放并修订工作指引. 3.2 资料借阅 3.2.1 若各部门需借阅2.1-2.5的相关数据, 由借阅人在《文件借阅登记表》中登记, 最长时间不得超过15天. 借阅需超过15天者, 需征得部门课长同意, 文控才能外借资料. 3.2.2 借阅人必须保证所借数据完好无缺, 并按时退还. 3.3 资料发放 3.3.1 8﹕00-17﹕00文控在接收到临时图纸后需在当天下班前登记并盖“临时文件”章后发放至生产课，原则是上下午各发一次，受控图纸需盖“受控文件”章，发品质，生产两个部门。 3.3.2 17﹕00以后接收到的临时图纸﹐需在第二天中午12点前发放至生产课，受控图增发品质课。 3.3.3 17﹕00以后的紧急图纸﹐需提前10分钟通知文控或由工程课长指定其他责任人代替发放。 3.4 旧版资料回收 3.4.1 文控将受控文件直接发放给各相关部门指定文件接收人员﹐再由接收人员将旧版报废资料交还给文控中心,工程受控图纸旧版回收由文控登记到《文件发放回收登记表》上。临时图纸为一次性有效，生产课制作结束由生产文员交文控留档保存3月后报废处理。 3.4.2 如果在规定时间（新文件发放后三个工作日）内未能将旧版报废资料交还文控的﹐文控将按照每份文件5元的标准对责任人进行处罚。 3.5 旧版数据报废 3.5.1 旧版到期需报废的文件，由文控集中粉碎销毁处理， 拟制 日期 审批 日期 AA公 司 文控管理工作指引 版号/改次: 0/0 文件编号: RK-SE-02-A 页次: 第 2 页 共 3 页 3.6 处罚 3.6.1 遗失贮存数据的文控管理员作警告处理 3.6.2 遗失或损坏数据又不能补回相关数据的借阅人员作警告处理。 4.0 表单记录 《图纸发放登记表》 《客户文件登记表 》 《质量体系文件登记表 》 AA公 司 文控管理工作指引 版号/改次: 0/0 文件编号: RK-SE-02-A 页次: 第 3页 共 3 页 5.0 修改记录 原版号 页次 更改内容 申请更改部门 更改日期