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- 0 - 0 - 档案数字化方案 2011 年 7 月 PAGE PAGE 10 目录 第 1 章 纸制档案整理方法 2 第 2 章 电子档案整理方法 2 第 3 章 纸制档案整理、数字化详细流程 6 3.1 整理、数字化流程 6 档案初步整理 6 案卷出库 6 目录校对 7 案卷扫描 8 图像处理 8 图像质检 8 图像挂接 8 案卷入库 8 格式的转换 13 光盘刻录 13 3.2 数字化加工的流程示意图 13 3.2.1 图一 13 3.2.2 图二 15 第 4 章 数字化人员的配置 16 第 5 章 数字化加工 16 第 6 章 验收标准 17 第1章 纸制档案整理方法 ? 档案盒整理 打印、粘贴封面及档案盒脊背 ，涉密单位在脊背上加盖涉密章， 每盒仅能装某一个事业单位的登记档案。 ? 档案装订 设立、每次变更等形成的文件为一件，统一三孔一线装订一起， 在右上角（反面左上角） ，编写页码，加盖件归档章。 ? 档案排序 以件为单位装订后 ,盒内件按照不同的分类进行排序 ,类先后顺序为 1：设立 2：变更 3：年检 4：注销登记 5：补领证书 ,类内件顺序按照生成时间先后排序。 第2章 电子档案整理方法 ? 电子目录采集管理 目录采用多级管理，管理模式分卷、类、件、份 ,著录字段信息如下: 第一级：事业单位基本信息即卷描述信息，字段信息如下 序 名称 备注 号 证书号 档号 单位名称 住所 举办单位 法定代表人 身份证号 核准日期 注吊销日期 经费来源 开办资金（万 元） 开户银行 银行帐号 审批机关 批准文号 执业许可证书 联系电话 邮政编码 备注 存址 宗旨和业务范 围 第二级：设立、变更、注销登记和年度检验、补领证书等描述信息，即类描的对象件述信息，字段如下 序 名称 备注 号 1 档案类型 （设立、变更、注销登记、 年度检验、证书补领等） 2 证书号 3 档号 4 单位名称 5 核准日期 6 移交人 7 接收人 8 接收时间 9 送交情况 字典（已送交、未送交） 电子已归、纸制未送到 10 归档情况 字典（已归档、未归档） 电子已归、 纸制送到、 未 送档案室 11 公告时间 12 公告媒体 13 备注 第三级：文件材料描述信息即份描述信息，字段如下、 序 名称 备注 号 1 档号 2 题名 3 形成日期 4 责任者 5 页数 6 页次 7 备注 ? 电子原文采集管理 扫描过程 : 扫描分辨率 =200dpi,生成黑白二值图象 , 压缩格式为 group4,每份文件保存为多页 TIFF文件,tiff 文件采用件归档章组成部分加件内顺序号命名 ,名称中的件归档章组成部分、件内顺序号 ,中间用 ’-’分割 . 转换格式 :把 tiff 格式文件 ,转化成 ocr 识别后的双层 pdf 格式文件. 文件挂接 :把双层 pdf 格式文件 ,挂接到对应份目录 . 刻录光盘 :把 tiff 文件、转换后的双层 pdf 格式文件分别刻录成盘,并贴光盘贴 ,放到防磁柜中保存 . 第3章 纸制档案整理 、数字化详细流程 整理、数字化流程 整理、数字化共包括九部分， 分别为： 档案初步整理、 案卷出库、目录校对、案卷扫描、案卷处理、图像质检、文件挂接、档案入 库,格式转换、光盘刻录。 3.1.1 档案初步整理 档案案卷出库前件标记页码、件盖归档章 . 件归档章格式 ,如下 辖区 举办单 举办单位 事业单位位性质 代号 顺序号 登记类别 顺序号 1 1 001 001 1 1 案卷出库 在库房内查看所调案卷是否完整并详细填写案卷调出登记表 ,由档案室管理人员和数字化人员协同完成。 (详见下表 ) 调归档案登记表 全 宗 时间 目录号  卷号 调卷人 归卷人 时间 全 宗目录号  卷号 调卷人 归卷人 目录校对 整理好的案卷和系统的电子目录是否一致， 如不一致， 直接进行更正；如果没有目录，直接录入目录，并填写档案全文扫描流程 记录表。目录著录按照卷、类、件、份四级进行管理，档案全文扫描流程记录表详见下表 档案（卷级）全文扫描流程记录表 对 目 操 作 录 时 人间 卷号 Tif 数量 扫 描 操 作 时间 人 扫 描 页 质 检数 时间 A3 A4 操 作 图 像人 质量 挂 接 备 质量 注 案卷扫描 领取目录校对完成后的案卷，填写全文扫描流程记录表 ,通过高速扫描仪或平板扫描仪进行扫描。 图像处理 对扫描后的图像进行纠偏去污等操作 ,处理扫描完成的文件后 ,填写全文扫描流程记录表。 图像质检 对处理完成的图像进行质检，发现问题及时反馈 ,按流程更改并填写全文扫描流程记录表。 图像挂接 对已质检完成的图像文件进行批量挂接， 挂接完成后进行二次