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XXXX 印务有限公司 程 序 文 件 第 1 页 共 5 页 发行日期 2011 年 8 月 28 日 信息交流控制程序 版次 C0 更新日期编号 XG -OP-0502 目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。 范围 适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。 引用文件 《管理手册》 XG-MM-01 《文件控制程序》 XG-OP-0401 《记录控制程序》 XG-OP-0402 《统计技术与数据分析控制程序》 XG-OP-0805 4、主要职责与权限 市场部、客服部负责，与顾客有关的产品信息、订单信息、客户满意度包括客户报怨等信息的沟通、控制和管理工作。 行政人事部负责， 公司环境、基础设施、与产品有关的法律法规等信息的沟通、 控制与管理工作。 采购部负责，物料采购、供应商以及市场信息的沟通、控制和管理工作。 生产各工序、车间负责， 产品实现过程中各产品质量、 成本控制等信息的沟通、 控制和管理工作。 生产计划部，负责客户订单进度、生产计划、以及物料控制等信息的沟通、控制和管理工作。 工艺工程部负责，产品工艺标准、产品质量要求等信息的沟通、控制和管理工作。 品质部负责，来料、制程、成品的质量检验、过程监视和测量等信息的沟通、控制和管理。 体系部负责统筹公司对环境、职业健康安全体系内、对外相关信息的传递与处理；负责建立信息库，保存和管理相关的信息。 5、程序 编 制 批 准 XXXX 印务有限公司 程 序 文 件 第 2 页 共 5 页 发行日期 2011 年 8 月 28 日 信息交流控制程序 版次 C0 更新日期编号 XG -OP-0502 信息的分类 按信息的严重程度分二级：重大和一般。 重大信息指：影响公司声誉、整体形象的；遭到政府、上级有关部门公开批评或处罚的；员工、参观者、供方等相关方有强烈抱怨、投诉的；造成严重环境影响或严重影响人身安全、健康的；影响生产（工作）秩序，造成重大财产损失的。 一般信息指 ：影响的程度和后果，相对重大信息较小的信息。 按信息的来源分二类：外部信息和内部信息。 外部信息 ① 地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息； ② 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等； ③ 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、工程合同方、供应商、废物收集方、运输公司等； ④ 其他外部信息， 如各部门直接从外部获取的有关环境、 质量技术、环境、质量管理等方面的信息。 内部信息 ① 正常信息，如方针目标指标、检验、职业健康安全监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等； ②（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等； ③ 紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害等情况下的环境信息与记录； ④ 其他内部信息（如员工的建议等） 。 信息的收集与处理 信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。 外部信息的收集与处理 体系部、品质部负责地方监测站、环保局、安监站、质量技术监督局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，并传递到公司相关责任部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照 《纠正与预防措施控制程序》的要求进行处理。 与质量相关的政策法规、标准类的资料信息由品质部收集、更新、整理、保存，详见《文 编 制 批 准 XXXX 印务有限公司 程 序 文 件 第 3 页 共 5 页 发行日期 2011 年 8 月 28 日 信息交流控制程序 版次 C0 更新日期编号 XG -OP-0502 件控制程序》。与环境、职业健康安全相关的资料信息由体系部负责按《法律与其他要求控制程序》执行。 采购部、市场部、行政人事部分别负责与物料供应商、运输公司、废物收购方等进行信息 沟通，对其施加影响，详见《对相关方要求控制程序》 ；销售部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要 求；对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正与预防措施控制程序》 ，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方反馈的其他信息，可由对应部门以《内部联络函》的形式传递给相关主管部 门，组织处理。 各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量、环境技术，质量、 环境管理信息等，在一周内以《内部联络函》反馈到体系部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关责任部门。 内部信息的收集与处理 a） 正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；体系部按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。 b）（潜在）不符合信息的处理详见《纠正与预防措施控制程序》 。 c）紧急（环境、职业健康安全）信息由发现部门迅速传递给