物业公司档案人员岗位责任制.docx

物业公司档案人员岗位责任制 为加强本企业档案管理工作，充分发挥档案应有的作用，不断提高档案管理水平，特制定主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。 （一）主管档案工作指导 1、统一领导本公司档案工作，认真贯彻国家《档案法》和上级关于档案工作方针、政策、规定在本公司的实施。 2、及时协调解决档案工作中存在的问题。 3、负责本公司的档案的鉴定销毁审批工作。 4、监督执行档案工作岗位责任制的考核及奖惩。 （二）档案部门负责人 1、认真贯彻执行上级关于档案工作的指示、规定及有关标准，发动和组织本公司档案工作人员全面完成档案工作任务。 2、审批或拟定本公司档案工作各项制度和年度档案工作计划、总结，并认真听取档案部门工作汇报、检查档案工作落实情况。 3、适时地召开全公司档案工作会议，总结部署档案工作，交流档案工作经验，研讨工作中存在的问题和解决办法。 4、负责组织企业专（兼）职档案人员的业务培训及学习，负责企业档案工作责任制的考评工作。 5、负责对借阅机密档案和外单位借阅档案的审批及对销毁档案鉴定的组织和鉴定工作。 6、参加本企业有关物业管理项目验收等有关活动。 （三）档案室专职（专责）档案人员 1、认真执行上级有关档案工作的指示要求，维护档案的完整、准确、系统。 2、负责本公司档案的收集、整理、保管、提供利用、鉴定工作，并按有关规定进行档案的销毁工作。 3、负责各有关部门（物业管理项目）档案工作的监督检查和业务指导工作，做好文件材料形成、积累、立卷归档工作，把好质量关。 4、认真执行档案入库的清点、登记、验收、移交目录、保管期限的确定工作，做到帐物相符。 5、做好室藏档案的管理，建立健全档案基础性工作，确保档案文件材料的齐全、完整、准确、系统和安全。 6、做好档案的保密和保护工作，维护档案的完整与安全。 7、对档案库房、设备、专用工具等设施的添置和档案管理中的问题，及时向领导提出建议，对保管档案的安全、完整、保密负责。 （四）各部门（物业管理项目）主管档案工作的负责人 1、掌握本公司档案工作有关制度规定，熟知涉及到本部门的具体要求。 2、将档案工作列入本部门（物业管理项目）的工作内容之一，做到档案工作与本部门（物业管理项目）其他工作布置、检查、总结三同时，配备能适应本部门（物业管理项目）工作需要的兼职档案人员，并保持相对稳定。 3、督促兼职档案人员按时完成文件材料的积累、整理、归档工作，并对本部门的完整、准确进行审查。 4、督促搞好本部门（物业管理项目）文件材料平时立卷和整理、移交工作，部门成员应将开会带回、承办完毕的文件材料及时交给文档人员，以保证文件材料的齐全、完整。 5、负责对本部门（物业管理项目）档案人员和有关专业人员的档案考评工作。 （五）各部门（物业管理项目）兼职档案人员 1、实施本公司档案管理规定和制度，随时将本部门形成的档案文件材料进行收集、整理，按规定立卷后向档案室移交。 2、熟悉本部门个阶段文件材料的形成情况，指导督促、协助本部门内人员做好文件材料的积累，整理并进行平时立卷（预立卷）工作。 3、对保存在本部门的档案，文件材料做好提供利用工作及安全保护工作。 （六）本企业各专业技术人员、行政干部 1、对本部门在业务、行政、管理等各项工作中形成的文件材料的完整、准确、系统负责。 2、对办理完毕的文件材料，应根据本部门文件材料归档范围交部门档案人员，任何个人不准将材料归为己有或久拖不交。 3、在物业项目接管和退出时，必须将文件收集齐全，及时立卷归档，并保持材料内容准确、字迹工整、图样清晰。协同本部门兼职档案人员做好保管期限和密级划分工作。