物业公司档案制度.docx

物业公司档案制度 物业管理公司档案管理规定 为了加强本企业档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家有关档案管理的法律、法规，制定本规定。 （一）本规定所指的档案，是指本企业在物业管理活动中星城的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 （二）企业档案工作时企业各项管理的基础工作，是维护本企业经济利益、合法利益和历史面貌的一项工作。 （三）企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则。 （四）企业成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理本企业档案工作，开展综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。 （五）档案员必须忠于职守，保守企业和业主的秘密，接受档案专业培训，具备档案专业知识。 （六）综合档案室由企业一位领导分管，并纳入主管领导任期目标管理和岗位职责。 （七）各部门（物业管理项目）应指定兼职档案员，负责本部门（物业管理项目）形成的文件材料积累、整理，并按规定向综合档案室移交档案。 （八）企业文件材料的形成和积累须纳入各部门（物业管理项目）工作计划和有关人员岗位职责。 （九）凡本企业在经营管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料都必须归档。归档的具体范围、时间和要求按相关文件材料的归档制度执行。 （十）企业综合档案室对接受的档案要按照一定要求，编制必要的档案检索工具。 （十一）开展档案的鉴定。根据本企业档案保管期限的规定，定期对保管期限已满的档案进行审查鉴定，剔除确无保存价值的档案，经企业主管领导批准后进行销毁。 （十二）开展档案的统计工作。建立档案管理台帐，对档案数量、档案借阅人次，档案的利用效果、编研情况进行统计。 （十三）认真做好档案库房管理。按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等防护要求，做好档案库房的管理工作。 （十四）将档案管理现代化列入企业现代化管理的整体计划，努力实现企业档案管理信息化。 （十五）积极开发档案信息资源，为企业生产和各项管理工作服务。对积极开发和提供利用档案并取得显着效益的人员，企业将给予表扬和奖励。 物业公司各类文件材料的归档制度 为了完整，系统地保存本企业工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以满足企业各方面的需要，特制订本制度。 （一）归档范围 1、党群管理工作形成的文件材料。如：党务综合性工作或党组织其他有关会议文件材料；党组织建设、党员管理和纪检监察工作文件材料等。 2、行政管理工作形成的文件材料。如：企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料；企业章程、证照，企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料等。 3、经营管理工作形成的文件材料。如：企业改革、经营战略决策文件材料；计划与统计工作文件材料；企业发展规划、各项发展计划文件材料；责任制管理文件材料等。 4、物业管理工作形成的文件材料。如：各物业项目招投标文件材料；各物业项目验收文件材料；各专项业务管理有关文件材料等。 5、基本建设工作形成的文件材料。如：可行性研究、立项、勘探、测绘、招投标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材料；基建项目的设计文件材料等。 6、设备仪器管理形成的文件材料。如：购置设备、仪器的立项审批，购置合同；设备、仪器的开箱验收或接收文件材料等。 7、会计档案。如：会计凭证（原始、记账、汇总）；会计账簿；年度财务报告（决算）（包括文字分析）等。 8、职工个人档案。 9、特殊载体档案。如：声像类；实物类等。 10、物业项目形成的文件材料。如：小区规划相图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图（安装图）、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料；房屋管理与维修养护等文件材料；共用设施设备管理等文件材料。 11、其他应归档的文件材料。 （二）归档时间 1、企业自身形成的管理性文件材料一般应在办理完毕后第二年上半年归档。 2、基本建设、设备项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。 3、 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收时即时登记，安装调试后归档。 4、企业职工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。 5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 6、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档要与纸质文件归档时间一致。 7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。 8、需要随时归档的文件有：物业管理项目交接，基本建设和设备设施类变更、修改、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材