配件部进货销售及配件出入库基本流程.docxVIP

配件部进货销售、配件出入库及索赔件管理基本流程 配件是保证正常运转， 顺利完成生产任务的重要物资， 为了进一步做好配件管理工作， 保证生产的需要，特制订本办法。 一、 配件采购 我库配件采购基本来源于现代（江苏）和北京现代两家公司， 流程如下： 1.北京现代配件采购： 1）我部根据客户需求及库存需求， 按时间按批次在北京 HCBN 上提交订货单，由厂家审批后按其库存直接发货，我库收到货物 数量以随货的销售单为准核对； 2）配件款结款方式分为两类：一为直接现金打款，二为服务费转结。 2.现代江苏配件采购： （1） 我部根据客户需求及库存需求，按时间按批次在江苏 HCBN 上提交订货单， 由厂家直接直接发货， 我库以随货的销售单为准核对 配件数量； 2） 配件款结款方式分为三类：一为直接现金打款，二为服务费转结，三为销售 -7、-9 系列挖掘机厂家的赠送配件金额直接结所欠配件款。 二、配件入库： (1)入库商品的接收。入库商品的接收主要有四种方式：物流公司 接货；专用铁路线接货；到供货方仓库提货；本库接货。 (2)入库商品的验收。入库商品的验收工作，主要包括数量验收、 质量验收和包装验收三个方面。 在数量和质量验收方面应分别按商品的性质、到货情况，来确定验收的标准和方法。 (3)验收发现问题的处理。验收中出现的问题，大体有如下几种情 况：①数量不符； ②质量问题； ③包装问题； ④单货不符或单据不全。 (4)办理配件入库手续。商品经过质量和数量验收后，由保管员在 配件销售单上签收。 仓库留存配件录入进库台账， 并注明商品存放的 时间及库位，以便统计、记账。同时，将配件销售单迅速转交至配件 经理处作为正式进货的凭证。 三、 配件销售流程： 客户购买配件：编制销售单→财务收款盖章→仓库领货核对数量→出货、完成销售 客户退货：仓库收货核对数量质量及包装→仓库开具退货清单→编制退货单→财务盖章退款→完成退货 客户保养及维修：售后服务人员根据客户需求开具销售单→售后人员开具借条→财务收借条核对盖章→仓库领货核对数量→出货→保养及维修完成后售后服务人员带款回公司交予财务→完成销 售 客户保养及维修退货：仓库从售后服务人员处收货→核对配件销售单后开具退货清单→编制退货单→财务盖章→完成退货 客户支援部暂借配件：客户支援部部长开具借用单，注明配件名称、数量、使用人→服务人员仓库提货、签字确认→发货→使用后旧件返回、仓库核对→索赔新件申请回厂后，售后部长开具返 回单→清结欠条 大修厂配件使用：根据维修车辆所需配件由大修厂负责人领用签字确认，待维修车辆修理完毕借款后，由修理厂财务负责人核对配件清单后付款销账 售后驻点配件使用：售后服务部先后有三个驻点：北京，山西，格尔木。驻点使用所需配件先由驻点负责人传真所需配件清单，其中我部库存有的配件从库存中发货，开具销售单，驻点销售人员收到货物后签字确认回传。所结配件款待驻点人员返回后，根据实际销售情况开销售单销账 分公司配件销售：在各分公司建立初期，各分公司配件部向总公司申请铺底配件，金额不等，均由丁总签字确任后我部发货，所 需配件均开具销售单由负责人签字确认，结账为分公司服务费及返利中扣除。 四、 配件出库流程： ( 1)出库准备。摸清商品存放的货位，检查商品完好情况，安排出库 商品堆放的场所，以便能准确、及时、安全地做好出库工作。 (2)核对销售单。核对商品的品名、型号、单价、数量和提货日期等 有无错误。审核无误后，组织配件出库，否则仓库拒绝发货。 (3)复核。为了保证出库配件不出差错，备货后立即进行复核。复核 单货是否相符，主要包括品名、型号、数量、单价等是否与销售单一 致；外观质量和包装是否完好等。 (4)编配包装，理货待运。出库配件属于自提自运的，与提货人当面 点交，直接装运出库。属于发往外地的商品，装箱人要按规定填制装 箱单放于箱内，以便收货方验收。装箱单上要填明所装商品品名、数 量和装箱日期。商品包装妥善后，并通知运输部门提货交运。 五、索赔件管理流程： 1.索赔新件自物流发至仓库后，根据调拨单详细资料，对实物进行比 对，核实数量，并登记 2.索赔新件标明详细资料（车架号，客户名，配件名称，配件号，到 货日期） 3.索赔新件的发放：根据 A/S 部部长所签发货通知单，如实发放索赔 新件并进行登记领货售后人员名称， 领用日期，以便对索赔件的发挥 加以帮助 4.索赔新件未更换的，返回应在标贴明显处注明新件返回，并存放在 固定区域 5.索赔旧件，当 A/S 人员更换索赔件后，索赔件旧件到库后，明确标 明索赔件旧件车架号，配件名称，配件号和客户名，到货日期，并同 时标注 A/S 人员姓名，核实无误后，将该件存放于规定区域。