QS质量手册——14文件管理制度.docxVIP

QS QS质量安全管理制度质量安全负责人管理制度 页脚内容 页脚内容 PAGE # QS质量手册一一14文件管理制度 为落实公司的质量安全管理体系，要求所有的文件予以控制使质量安全管理体系运行的 各个场合都能使用有效版本文件。 凡本公司与质量安全管理体系运行有关的文件资料（包括文字和软件资料、外来文件）均 ^属^之。 3.1总经理：负责质量安全手册之批准。 3.2质量负责人：负责质量安全手册的拟制、审核。 3.3各部门主管：负责质量安全手册之审核意 见，及相关作业办法、作业标准、检验标准 之核准。负责编制第二、三阶文件和本部门的文件管理工作。 3.4办公室：负责《文件与资料管 理制度》的编写及受控文件与资料的分发、回收、销毁、 作废管理工作。 4.1公司的文件体系结构如下： 第一阶文件：质量安全手册，按照 QS质量安全系统之要求，所制定之文件； 第二阶文件：作业指导书、检验标准、操作指引类文件、图片文件等，系为协助第一 阶文件之达成，所制订书面化执行文件； 第三阶文件：相关表单、记录，系为证明系统执行有效之记录所用的表单； 外来文件：相关国际或国家标准、法津法规、客户资料、供应商资料、外购相关技 术书籍、资料等。 18 4.2流程图 权责单位作业流程相关表单、记录各权责单位外来文件一览表 各授权人员内部文件外部文件 办公室NO文件最新状况一览表 审核批准 办公室文件与资料发放回收记录 YES各权责单位 文件修订/作废申请单 各授权人员 文件修订/作废申请单 编码办公室文件与资料发放回收记录 各权责单位登录、发行 文件变更 审核批准 登录、发行 保存 4.3流程说明 431质量文件架构： 19 本公司质量管理系统之文件结构规划为三阶层，依次为第一阶文件 QP （质量安全手 册）；第二阶文件 WI （作业指导书、检验标准、操作指引类文件与外来文件等）； 第三阶文件FM （相关表单、记录）。432文件之制定、修改及废止； 4.3.2.1各部门应按组织架构区分工作性质，制订各类质量作业之文件标准。 4.3.2.2文件制订由制定部门指定人员执行，一阶文件（质量安全手册）经相关部门主管 制订、质量负责人审核、总经理核准后实施；第二阶文件（作业办法、作业标准、 检验标准、相关外来文件等由本部门制订，部门主管审批后实施，如外来文件作 为相关参考依据，需经质量负责人批准后实施）；第三阶文件（表单、记录）呈各 部门主管核准后实施。 4.323文件之修订、作废由原制定部门为之，修订、作废及审核、批准实施等程序与原 制定之程序相同。 4.3.2.3文件修订/作废时由原制订部门填写《文件修订/作废申请单》，经相关签核程序完 成后，申请部门将《文件修订/作废申请单》交至办公室，对于修订的文件，相应 修订页次版本/次及页面版本/次进行修改，不得以涂改或标示摘记于原文件的方式 执行。当修改次数超过规定之次数后，应修改全份文件版次。 4.3.2.4办公室将修订之后的文件再送至相关权责人员审核、批准。正本文件由办公室统 一保存。 4.325对于作废文件，办公室依签核后的《文件修订 /作废申请单》，通知相关部门将作 废文件送至办公室统一戳盖红色 作废”印章后作废（三阶文件自行作废）。如办 公室保留有参考价值的作废文件时，应加盖红色 作废留用”印章，并在办公室 单独存放。 4.4文件之编号 4.4.1类别代号： “: Q质量安全手册 “: V作业办法、作业标准、检验标准 441.3 “: F表单、记录 4.4.2第一阶文件编码方式： MWX- QP-01Quality procedure 4.4.3第二阶文件编码方式: 20 WI- (Work In structior) 部门编号流水号 445第三阶文件编码方式：表单 FM- (For Meter) 版本 流水号 部门编号 4.4.6第一、二阶文件版本以 版本/次”方式表示：A/0、A/1,A/5、B/0、B/1,, 4.4.7第三阶表单：编号及版本一律标识于表单右下方 448外来文件编号无须规定方式，自行决 ^定。 4.5文件之分发： 4.5.1非受控文件：本公司质量安全体系运行中不执行的文件，非受控性文件，不接受 更改和换版。 4.5.2受控文件分发前由办公室制作《文件与资料发放回收记录表》经质量负责人核准 后，通知相关部门，指定专人至办公室领取文件。 4.5.3分发受控文件时，办公室应将红色 受控 文件”章戳盖于文件每页明显之位置， 未戳盖红色 受控文件”印章之文件或戳盖 受控文件”章后再行复印的文件，一 律无效，且不得作受控文件使用。 4.5.4受控文件一经修改，办公室分发新文件时，应同时收回旧版文件，并戳盖 作废” 章后作废（三阶文件各使用部门自行销毁）；非受控性文件修改后分发，则由使用单位 自行销毁旧