酒店流程大纲纲要实施方案.docxVIP

项目 实施进度计划 会议室预约流程 1、 目的与适用范围 1.1 目的：为了充分利用会议室的功能，给公司同仁创造一个良 好的工作环境， 使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以 确保公司各类会 议的正常召开。现结合本公司的实际情况，制定此会议室使用申 请实施细则。 1.2 责任：会议室使用管理由公司人力资源部负责，并实施监督 2、会议室使用申请办法 2.1 会议室是用于召开会议、内部培训、接待客户、招聘面试的 地方，未经允许 不得挪借他用。 2.2 公司的会议室管理由公司 人力资源部统一 负责。 2.3 为了避免使用会议室的时间发生冲突，各部门如需使用会议 室，需提前一天 邮件通知总秘，若临时会议则至少提前二个小时通知总秘。总秘 根据预约时间先后统一安排会议室。 2.4 会议室安排原则上以已经填写预约申请使用单为主，如遇 突发急需使用会 议室的申请人应与已预约申请人适当协商解决， 并知会总秘。 2.5 各部门使用会议室时，需要填写会议室使用申请表，明确使用时间、是否使 用设备、参加人数等。 2.6 如遇到会议室使用时间发生冲突，要坚持局部服从整体原则。 公司会议优先于 部门会议，部门会议本着重要性、紧急有限的原则自行解决。 2.7 开会期间，请爱惜会议室的设施以及物品，如投影仪、电脑、 激光笔等，其他 人员不得擅自使用和操作，会议室的相关设备请勿随意带离会议 室。 2.8 会议结束后，申请人应及时整理会议场地（包括桌椅的归位、 卫生清洁），关 闭各种电器，切断电源。如发现设备故障和公共物品损害应及时 知会总秘，以便及时报修。 3、 4、备 注： ①临时举行会议， 请尽量提前通知，方便安排会议室并准备相关事宜。 ②临时取消使用会 议室，如申请人无提前通知，于预订会议开始 15 分钟后拨打电话 询问原因，并提醒预订会议开始时间半小时后无使用会议室，可 能安排至其它会议。 ③需延长会议时 间，请提前告知，方便安排。 会议室需求方案 会议室需求分析 会议室要求主要 满足召开会议的需要。因此在该厅内配置较为全面的多媒体会 议系统，包括数字会议发言表决与智能跟踪摄像系统、大屏幕背投 影显示系统，专业的会议扩声设备，集中控制系统。可以完成会议发 言表决、投影、扩声、智能摄像和视频传输等功能。 1、数字会议发言表决与智能摄像系统：配备 1 个主席位、 50 个代表位的即席发言表决 IC 卡签到系统；配备相应自动 跟踪拍摄发言人 特写画面的摄像系统。配备相应完整的软件模块。 2、大屏幕显示系统：采用高亮度投影机作背投安装，设备 选择高档产品； 3、专业的会议扩声系统：系统满足中型会议扩声的需求。 系统声学指标达 到国家《厅堂扩声系统声学特性指标》的音乐和语言兼用扩 声一级指标。 4、集中控制系统：配备控制主机及无线与墙装触摸屏，实现相应功能需求 。 接见厅需求分析 接见厅要求主要 满足领导会见重要客人的需要。因此在该厅内 主要配置专业的 会议扩声设备，智能摄像系统与显示系统，集中控 制系统。可以完 成会议发言、显示、扩声、智能摄像和视频传输等功能。 1、数字会议发言与智能摄像系统：配备 2 个主席位、 10 个 代表位的即席发 言系统；配备相应自动跟踪拍摄发言人特写画面的摄像系统 。配备相应完整的软件模块。 2、大屏幕显示系统 ：采用高亮度投影机作背投安装，设备选择高档产品； 3、专业的会议扩声 系统：系统满足中型会议扩声的需求。 系统声学指标达 到国家《厅堂扩声系统声学特性指标》的音乐和语言兼用扩 声一级指标。 4、集中控制系统：配备控制主机及墙装触摸屏，实现相应 功能需求 会议接待流程 会前准备工作 1、接到会议通知单后确认出席会议的人数，会议类型、名称，主办 单位，会议日程 安排，会议的宾主身份，会议标准，会议的特殊要求及与会者的风 俗习惯。 2、调配人员、分工负责。会前，会议主管要向参加会议服务的所有 人员介绍会议基 本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确 分工。使所有服 务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工 各自进行准备工作。 3、确认会议厅内各种用具和设施符合会议通知单要求（签到台 / 椅、 签到簿 / 笔、签到台高插花、会议桌、椅 / 椅套、台布、台裙、台卡、 水杯 / 矿水、纸杯垫 / 杯盖、盖杯 / 茶叶、暖水壶、烟缸、毛巾 / 毛巾碟、纸 / 笔、银盆、皮垫、糖、鲜花和绿色植物） 4、确认会议设备就位及清洁无污，如：舞台、讲台 / 讲台矿水及杯 具、讲台花、激 光笔、白板（红 / 蓝/ 黑 3 色马克笔）、投影屏幕、写字板。调试好 相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调（22-24 度，可灵活控制）、灯光开启（无瞎灯，可自由调节） 5、核对会议横幅 指示牌内容、 时间同会议通知相符并放置指