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集中采购合同管理系统的成功应用 摘要 江苏省电力物资公司自主研发了集中采购合同管理系统 ,通过该系统的成功应用 ,提高了物资采购供应的效 率。 关键词 集中采购 ;合同管理 ;信息化 中图分类号 TP315 文献标识码 A 文章编号 1674-6708(2010)31-0050-01 引言 所谓集中采购是相对于分散采购而言的 ,集中采购主要 是把采购业务归口到一个部门来管理 ,消除多头指挥 ,避免重 复采购和重复库存 ,从而可以强化企业的整体购买力。 集中采购合同管理系统介绍 集中采购合同管理系统是一个庞大而复杂的管理信息 系统 ,不但包含的功能繁多而且业务逻辑复杂、高度流程化。 对于这样一个复杂的应用系统在应用系统方案设计上必须 综合采用多种技术手段才能满足应用系统的业务需求 ,同时 必须采用合理的体系结构和优秀的中间件产品作为整个应 用系统的基础设施。 根据软件工程技术发展趋势 ,结合行业技术规范 ,并考虑 未来业务的需要 ,采用适宜的技术路线 ,先进的技术手段作为 系统软件支撑平台。 系统主体采用 B/S 三层结构 ( 在某些应用点可采用 C/S 结构作为补充 ),并能与现有系统能无缝连接 ,提供良好的伸缩性和集群的特性 ,能够满足未来五年业务增长要求。选择业界主流大型数据库作为数据存储和信息集成的 系统软件 ,并实现信息集成 (EII) 。同时 ,提供查询、 搜索、高速缓存、数据转换和数据复制等功能 ,以全面实现信息集成。 实现企业级应用架构及应用整合 (EAI), 实现 SSO(单点登录 )。采用支持高并发事务处理的中间件以均衡集中式高并发的事务处理。解决由于集中业务等高并发应用而带来的高并发、 高压力下的快速响应带来的问题 ,实现动态配置 ,并实现从单服务器到多数据源的有效连接。 集中采购合同管理系统由系统基础设置、采购合同签订、中标差异调整、合同变更、进项发票登记、采购付款结算申请、销售通知单编制、集中结算清单编制、导出税控开票文件、税控发票反写导入文件、备品备件管理、重点项目管理等模块组成。 下面是各个部门的业务流程 : 1)采购部部门主管将省公司归口部门下发的中标通知签 报原版导入系统。按“中标单位、资产属性、工程性质、项 目包等”标识分配采购合同任务。按采购合同编号建立合同 签订与变更台帐 ,其中合同变更金额实时反馈于结算部、 财务 部; 2)结算部 :部门主管将采购部有“完成”标识的采购合同 分配结算任务。 按业务人员建立与付款结算申请单关联关系 , 便于追踪业务人员的任务状态 (已结算、未结算、提交财务、 驳回 )。只要合同有“有中止、作废标识”的不允许编制付款 结算业务。其中 :“驳回”是指财务部驳回结算部的结算业务 单; 3)配送部 :浏览与查询采购合同、配送单、验收单、结算 单、采购发票、销售发票等业务状态。重点查询配送单与验 收回执的对应关系  ,对应到而未到货物资事项进行管理  ; 4)财务部  :(1) 根据采购部的采购合同编制销售通知单  ,提 交开票人员导入税控系统完成开票 ;(2) 根据结算部提交的结 算付款申请单 ,办理采购付款业务 ; 5)办公室 :定期召集有关部门逐项审核合同的完成状态 , 对符合最终执行完成的合同作“终止”标识 ,凡是有“终止”标识的采购合同不允许再发生付款结算及变更业务。 该系统为集中采购搭建一个可靠、实时、稳定的信息处理平台 ,实现应用和数据的完全集中 ,涵盖物流、资金流、信息流以及其他应用 ,保证数据的准确性、一致性和完整性 ,实现集中采购合同签订、审批流转、执行、变更调整、完成工 作,以及进项发票管理与验审结算、 销售结算管理、 税控自动 开票、配送、资金结算等各环节的数据实时共享和工作协同, 具备很强的数据分析和展示能力 ,能够实时监测经济运行的 变化情况 ,满足执行层、管理层和决策层的不同需求 ,发挥信 息技术在网络运行过程中的支撑和辅助决策作用。 集中采购合同管理系统在我公司的成功应用 集中采购合同管理系统在辅助决策层面上提供了合同 综合查询、合同履行情况统计、合同付款结算情况统计、销 售结算情况统计、 合同签订会议情况查询等功能 ,较全面地反 映了合同管理所需的决策信息 ,为合同的全过程、 精细化管理 提供了有力的工具。 该系统在应用中具有以下特点 : 1)采用 B/S 结构、内外网互通、应用方便 ; 2)支持离线应用、无固定工作场所限制 ; 3)智能数据匹配、源数据溯及与责任明确 ; 4)极限大数据量导入导出处理、数据准确可靠 ; 5)预留系统多接口设计、拓展空间较大。 系统成功应用的成效 集中采购合同管理系统在江苏省电力物资公司的成功 应用 ,不仅给江苏省电力物资有限公司带来了显著的经济效益,同时也产生了明显的社会效益