某某集团会计档案管理制度.docVIP

**集团会计档案管理制度 为规范**集团会计档案管理，建立、健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管 理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据国家《会 计法》和《会计档案管理办法》的相关规定，结合我集团公司实际工作情况，制定本制度。 第一条 会计档案的归档范围。会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计电算化 数据备份、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资料，是记录和反映企业经济业务 的重要资料和证据。具体包括： （一） 会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证。 （二） 会计账簿类。包括总账、明细账、FI记账、其他辅助账簿。 （三） 财务报告类。包括月度、年度财务报告。 （四） 其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清朋、会计档案保管清 册、会计档案销毁清册及审计报告、评估报告、会计电算化数据等在会计工作中形成的具有保存 价值的资料。 第二条会计档案的归档要求 （―）会计档案管理人员对保管的会计档案应编制会计档案保管目录，注明保管地点，并按冃 录注明地点进行档案存放。列入保管目录的各种会计资料，包括账簿、凭证、清册、报表等应做 到准确、齐全、规范，并保持会计资料期间的有机联系，以便于保管和利用。 （二）会计档案的收集与整理。每月终了，要及时将当月形成的会计资料收集齐全、完整, 进行分类、装订、立卷。当年会计档案暂时放在各财务核算地点,便于查阅，但要做好授权批准 和限制接触工作。会计年度终了「’次年四前，I、「笑管理人员集中移交入库上架，列入 保管冃录，统一管理。 （三）各类电子数据会计资料的归档。年度终了，系统管理员将当年会计电算化资料备份并 详细标注,装盒交档案管理人员归档。包括:会计年度数据备份盘；会计核算系统软件；操作人 的密码等其他会计资料。会计档案电子数据资料保管期限与书面资料保管期限一致。会计软件保 管期截至该软件停止使用或有重大更改后五年。各类电子数据会计资料，应根据保管期限，由系 统管理员定期（每年）复制一次，并在检验数据正常情况下，标识清於’丄份归档，异地存歸 第三条 会计档案的保管期限。会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。定期保 存的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为3年、5年、10年、15年、25 年5类（见附表）。 第四条会计档案的借阅。归档的会计档案原则上不得借出。如需查阅，须经财务经理批 准同意，方可査阅、复印。涉及到单位机密的会计资料，除执法部门以外，其余单位和个人不得 查阅、复印。查阅或复印会计档案的人员严禁在会计档案上折佑、涂厕、拆封和抽换。 各类人员借阅具体规定如下： （一） 会计人员因工作需要査阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要査阅入 库档案，必须办理有关借用手续。 （二） 公司内其他业务部门因公需要查阅会计档案时，必须出具本部门领导批准证明，并 经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。 （三） 外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方 能III档案管理人员接待査阅，并巾档案管理人员详细登记査阅会计档人的工作单位、査阅日期、 会计档案名称及查阅理由。 第五条会计档案的销毁。保管期满的会计档案，除本办法第六条规定的情形外，按照以下 程序销毁： （一）由各公司会计档案管理人员对已到保管期限进行清理，提出销毁意见，编制会计档案销 毁清册，歹财销毁会计档案的名称、卷号、册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期 限、销毁时间等内容。 （二）各公司单位负责人和财务经理在会计档案销毁清册上签署意见. （三） 销毁会计档案时，应由同级档案管理人员、总部会计中心和审计中心派员监销。 （四） 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会 计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 第六条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销 毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为|匕单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档 案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 在建项目尚未完成的会计档案，保管期限巳满不得销毁。 第七条 会计档案的移交。移交会计档案，双方应当办理会计档案交接手续。 移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称，卷号、册数, 起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限等内容。 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的 上一级负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖 章。 第八条 会计档案的保管要采取严格的安全措施。档案室要做到防火、防盗、防水、防光、 防高温、