数控公司档案管理规定.docVIP

档案管理规定 公司综合办公室负责公司的档案工作，对档案管理进行统?领 导、监督和指导。各部门均应设兼职档案管理员，负责接收、收集、 整理、保管和提供各管辖范围内的档案。，档案人员应保证原始文件 完整齐全，密级文件须注意保密安全。 第-条公司及各部门立档主要内容 综合办公室：整理归档公司证照证件、各种公文、规划与项目方 案、经济合同、公司制度、工作计划、会议纪要、宣传活动、考勤记 录、人事档案、社保、工资、培训、办公设备、声像资料等。 财务部：整理归档公司会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核 算专业文字、图表和电脑软盘、工程预算资料等。 工程部：整理归档公司各项工程设计图纸等工程专业文字、图表 和电脑软盘资料以及工程业务档案等。 设备进岀口部：整理归档公司进口设备招标、免税、海关、商检 等相关业务档案等。 第二条档案整理与移交 凡公司各项工作中形成的有保存价值，能够全面、系统地反映工 作情况各种门类档案，其原始资料均由办公室及各部档案管理员负责 保管,任何人不得据为己有和拒绝归档。 公司综合办公室负责接收各部门的档案资料，严格按照有关规定 进行统一管理，做到科学分类、立卷清楚、编目准确，规范装订，案 卷题名应确切反映卷内文件资料内容。 公司各部门兼职档案管理员必须按公司规定完成立卷、归档工作, 并及时移交公司综合办公室。具体要求如下： （1） 标准要求：参照“档案分类整理标准”的要求，进行分类 整理； （2） 时间要求：各部门每项工作完成后…周内整理立卷并移交 归档；工程项目类、设备仪器类等档案，应在每一项项目完成或告一 段落后一个月内正式归档；会计、审计类档案一般在会计年度结束后, 由财务部保存。 （3）移交要求：凡移交归档的档案资料，必须保证一套原件， 做到内容真实，案卷标准统一、规范，没有涂改，各种签字盖章齐全; 交接双方认真清点核对，确认无误后填写移交清单一式二份，由部门 负责人审阅签字，分别由公司综合办公室和主办文件材料部门自留备 查。归档文件材料必须是打印文稿，纸张及文件格式等必须符合国家 要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等手写材料。 公司办公室对各部门、项目公司移交的不符合归档要求的档案可 拒收并要求重作。 第三条档案保管 档案管理人员要有高度的责任心，努力做好档案的保管工作和安 全防范工作，确保档案的完整和安全。档案室非工作人员无特殊需要, 未经批准不得入内； 公司综合办公室存放文件应有专门的文件柜，须有防火、防潮、 防尘、防虫、防腐、防盗等设施，防止档案材料的损坏，延长使用寿 命，保证档案的系统和完整。各部门和项目公司也应对文件资料进行 妥善保管。 定期检査、整理存档资料；档案的移出、外借必须履行登记手续; 借出档案应在规定时冋内归还。 对立卷归档的档案资料，要做到分类规范化、管理科学化、存放 系统化，便于利用和査找。 第四条档案借阅 档案借阅的要求：借阅人要按规定办理借阅手续，并办理“档案 借阅登紀表”手续。借阅期限最长不超过三十天。文件借出和归还， 应当面清点无误。借阅档案的密级在机密以上的，需经综合办主管领 导签字同意后方可借阅。但借阅人不得泄露机密。 借阅人要保证资料的完整和安全，不得随意折叠和拆散;严禁对 档案随意复印、更改、涂写；按档案管理要求定期归还，如有丢失、 损坏或泄密，要立即追究当事人的责任。 归还档案时,应办理清点手续,由档案管理员和借阅人当面核对 清楚，借阅人应填写档案利用效果记录。 外单位人员借阅档案，须持所在单位介绍信和本人工作证,并经公 司领导批准后方可查阅，但不得抄录、复印、涂改、抽换、借出。 档案管理员工作调动，必须清理移交档案文件后方可办理调动手 续。 第五条档案的保密 上报、交换机密档案须按有关规定的范围、要求办理交换手续, 并通过机密通信传递，严禁私自携带。因工作需要携带机密档案外出 时，应由二人护送，并不得到公众场所逗留或存放在无安全措施的地 方； 公司内部职工和档案管理人员，不得以个人名义或利用工作之 便，为外单位或他人查阅、摘抄、复制档案。 第六条档案分类整理标准 分类：将文件按其形成年度与管理职能（行政、人事、财务、业 务管理）进行划分 装订：归档文件材料应逐件装订，使用的装订材料应有利于档案 保护，装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；正件在前, 附件在后。 排列：同一年度、同一保管期限、同-?职能的归档文件材料按文 件形成的时冋或问题排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等应分 另U排列在一起。 装盒： （1） 档案应按件号顺序装满档案盒，同-年度、同-保管期限 但不同职能的档案可放在同一档案盒内。 （2） 填写档案盒封面与背脊 档案盒封面填写立档单位全称或规范化简称。 档案盒背脊项目包括全宗号、年度、保管期限、起止件号。 （3） 填写备考表，备考表