公司邮件收发管理制度.pdfVIP

级别： I 签发 : 公司邮件收发管理制度 目 录 一．目的 二．适用范围 三．考核管理机构与职责 四．内容 五．其他 出 自 人力资源部 编 号 生效日期 版 次 第 1 版 一、目的 为规范公司邮件的收发管理，节约公司邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费。 二、适用范围 普威公司全体员工 三、定义 邮件物品：指公司员工寄送 / 签收的文件、资料、货物及其他货品等（大型设备的发送不在此 列） 四、职责 4.1 综合管理部：负责公司邮件物品的收发管理。 4.2 各部门：协助综合管理部进行部门邮件物品的发送、审批及接收。 五、内容 5.1 邮件的发送 5.1.1 因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他货品者，必须先填写《邮件发送审核 表》，须经部门负责人、综合管理部经理签字确认，并将需邮寄品交给综合管理部检验后，领取 EMS 寄件材料进行邮寄。 5.1.2 未经登记或需邮寄的货品无部门负责人签字者，综合管理部可拒绝受理，如仍需邮寄邮费 自付。 5.1.3 如收件人等信息不清楚或不完整，综合管理部有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不 按要求填写， 且经综合管理部要求无效者， 综合管理部有权拒发该货品， 并将情况报该部门负责 人处理。 5.1.4 邮寄后寄件人需认真记录快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责。 5.1.5 寄送文件、资料、货物等邮件货品，需统一通过公司指定的承运单位（ EMS ）进行邮寄， 如有特殊情况需通过公司指定外的承运单位寄送，必须经综合管理部经理审批方可生效。 5.1.6 综合管理部要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对寄件信息并及时报销邮件费用。 5.1.7 公司任何人员如私自以公司名义邮寄私人物品， 或以公司义在快递公司赊账的，， 一经查 出，给予所欠邮费的 5 倍罚款。 申请单与邮品交综合管理部 信息不全 检查核对申请单与邮品 信息无误 领取 EMS 寄件材料 寄件 5.2 邮件的签收 5.2.1 、保安职责： 5.2.1.1 、所有的外来信件、快递、包裹等邮件（以下简称邮件） 由正大门岗位保安负责 接收； 5.2.1.2 、值班保安在接收邮件之前需对邮件进行安全核查； 值班保安对可疑邮件一律拒收。 可疑 邮件如：外包装破损或外露过多的内保护材料，手写或模糊不清的地址；油污、有刺鼻异味或邮 件包装浸水变色；物品外部有不明的动力装置或有滴答声等； 5.2.1.3 、值班保安对公司各部门或公司员工收到的包裹或信件进行检查， 并登记；未经主人同意 不得私自拆开包裹及信件，不得私自撕下邮票； 5.2.1.4 、值班保安在接收到外来邮件检查安全后，要及时通知收件人所属部门邮件管理员领取。 5.2.2 、邮件管理员职责 5.2.2.1 、各部门邮件管理员要在 《邮件签收登记表》上签名并详细登记领取时间， 以备查验核对； 5.2.2.2 、各部