环境监测站记录控制程序.docx

环境监测站记录控制程序 1　目的 规范本站各类记录管理，保证质量记录能为管理体系运行的有效性提供客观证据，监测原始记录能复现监测过程。 2　适用范围 适用于本站管理体系运行和监测工作中的各种质量记录和技术记录。 3　职责 3.1 质量负责人负责组织各类记录格式的设计，批准质量记录格式； 3.2 技术负责人负责技术记录格式的批准； 3.3 技术运作和质量活动实施人员负责记录的填写和校对，保证记录的完整性、真实性； 3.4 办公室负责各类记录归档。 4　程序 4.1 记录的分类 4.1.1 管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括： (1)质量监督记录； (2)内部审核和管理评审记录； (3)纠正和预防措施记录； (4)投诉处理记录； (5)管理体系文件控制记录； (6)服务和供应商记录； (7)合同评审记录； (8)分包记录。 4.1.2 监测技术运作过程中形成的记录为技术记录，主要包括： (1)方法确认记录； (2)新项目评审记录； (3)各类监测原始记录(包括采样记录)； (4)实验室间比对或能力验证记录； (5)质量控制及其评审记录； (6)仪器设备使用、维护、运行检查和自校记录； (7)人员培训和考核记录； (8)监测报告副本。 4.2 记录要求 4.2.1 记录应使用钢笔或不褪色笔填写，要求字迹端正、清晰。 4.2.2 应在各类活动中及时、真实填写原始记录，不得凭追忆事后补填或抄填。 4.2.3 监测原始记录应完整地记录标准方法、规范中规定的信息，包括监测条件、监测过程、计算公式、数据处理、监测结果、质控记录以及影响不确定度的各种因素，确保监测过程的可复现性。记录中还应包括监测人员和校对人员的签名。对于记录表式中无内容可填的空白栏，应用“／”标记。 4.2.4 监测原始记录不得涂改。当记录中出现错误时，应在错误的数据上划一横线(不得覆盖原有记录的可见程度)，并将正确值填写在其右上方。对所有的改动应有更改人签名或盖章。 4.2.5 对于监测过程中的特异情况和有必要说明的问题，应记录在备注栏内或记录表边旁。 4.3 监测原始记录数据处理 4.3.1 记录测量数据时，只保留一位可疑数字，监测数据的有效位数和误差表达方式应符合有关误差理论的规定。 4.3.2 数值修约按GB8170-1987《数字修约规则》进行。 4.3.3 监测人员应根据标准方法、规范要求对原始记录作必要的数据处理。在数据处理时，发现异常数据不可轻易剔除，应报告项目负责人或科室主任，必要时报告技术负责人，进行研究后决定取舍。 4.3.4 离群数据的统计检验 (1)对同一样品的分析测试结果： (a)监测测试结果方差中异常值用科克伦(Cochran)最大方差检验方法； (b)实验室内重复或平行测定结果中的异常值用格拉布斯(Grubbs)法或狄克逊(Dixon)法； (c)检验多个实验室平均值中的异常值用格拉布斯(Grubbs)法。 (2)环境及污染源监测中不同的时空分布出现的异常值，应从该测点周围当时的具体情况（气象、水文因素变化、局部阵发性污染源情况等）进行分析，不能简单地用统计检验方法来决定舍取。 4.3.5 应采用法定计量单位，非法定计量单位的记录应转换成法定计量单位的表达，并记录换算过程。 4.4 监测原始记录的校对和整理 4.4.1 监测人员填写原始记录后，应由有上岗资格的人员对原始记录中的计算、数字修约和判定进行校对，并在原始记录上签名。 4.4.2 监测和校对工作结束后，监测人员负责对所有原始记录进行整理、装订并交监测报告编制人作为出具监测报告的唯一依据。对需跨室交接的监测原始记录，交接前应由科室主任校核并签名。 4.5 记录编目 所有质量记录和技术记录应按《文件控制程序》要求的方式进行分类编目。 4.6 记录的收集与保存 4.6.1 内部审核、管理评审的相关记录、实验室间比对和能力验证记录、投诉处理记录、分包记录、方法确认记录由质量负责人负责收集。 4.6.2 采样、监测原始记录和报告副本由项目负责科室收集。 4.6.3 监测人员、质量监督员、内审员的培训和考核、技术人员的技术档案、文件控制记录等记录由办公室收集。 4.6.4 仪器设备采购记录、仪器设备检定/校准证书原件等由综合管理室收集。 4.6.5 仪器设备运行检查记录、自校记录、使用和维护记录由仪器使用科室收集。 4.6.6 合同评审记录由合同管理员收集。 4.6.7 所有记录均由办公室按《档案管理程序》归档。除仪器设备档案本有关记录、技术人员技术业绩档案为长期保存、监测报告副本保存10年外，其余记录保存期均为5年。 4.7 记录的管理 4.7.1 记录经收集、整理后，应及时交办公室档案管理员存档，并认真履行交接手续。