朗欧企管实用文档：会议管理制度.docxVIP

会议管理制度（试运行） 文件编号 LO-001 文件版本 A/0 生效日期 2014-05-23 页 码 第1页共4 页 说明： 1. 此份为试运行文件，该流程 / 制度负责人为人事行政部长，主要职责是维护流程 / 制度的 运行、检查、培训指导、问题点收集、处理； 若在运行过程中遇到运作不畅等情况时，请及时知悉欧博老师指导； 运行过程中若同管理变革前文件有冲突时，一律依本文件执行。 文件编制 / 更改一览表 版本 编制 / 更改内容 日期 编制 / 更改人 A/0 新版发行 2014-05-23 周建军 人 部 稽 生 业 业 品 技 事 核 财 行 产 务 务 质 术 门 中 务 政 部 部 部 部 部 心 部 部 评 审 会 栏 签 份 2 5 2 3 2 2 3 数  采 M 购 C 部 部 2 1 欧博企业管理研究所 SC总经理 1 会议管理制度（试运行） 文件编号 LO-001 文件版本 A/0 生效日期 2014-05-23 页 码 第2页共4页 1.0 目的： 为提高会议的质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特制定本制度。 2.0 范围 ： 例会、专题会议、临时会议 、现场会议 3.0 职责： 3.1 会议主持人 3.1.1 确定会议主题，会议时间和地点，会议记录人； 3.1.2 确定会议议程及参加人员； 3.1.3 准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题； 3.1.4 确保会议不受干扰，主动处理解决干扰会议行为，例如：窃窃私语﹑故意刁难、恶意攻击、逃避责 任﹑急于了事和专横自大等； 3.1.5 确定参会人员发言顺序，确保每位与会人员都发表意见； 3.1.6 平衡发言，善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持； 3.1.7 会议召开时间及议程变更的事前协调； 3.1.8 负责会议纪律的监督执行 , 对会议违规行为的处理 . 3.1.9 会议记录的签核。 3.2 会议通知 3.2.1 会议主持人制作会议通知，正常情况下须提前 4 个工作小时发出会议通知（例会、紧急会议除外） ； 3.2.2 公司所有跨部门会议统一由人事行政部通知 ( 部门内部会议除外 ) 。 3.2.3 会议通知方式：由人事行政部电话通知，同时通过 Email 或短信发送。 3.2.4 会议开始前准备会议资料并分发到相关与会人员； 3.2.5 出现影响会议正常召开的异常状况时，异常发生 10 分钟内知会会议主持人； 3.2.6 会议因故取消或推迟，须提前一小时知会人事行政部通知相关人员； 3.2.7 会议通知另分发一份给人事行政部备案。 3.3 会议记录人 3.3.1 提前 10 分钟做好会场准备，会议结束后及时整理会场； 2 会议管理制度（试运行） 文件编号 LO-001 文件版本 A/0 生效日期 2014-05-23 页 码 第3页共4页 3.3.2 组织与会人员签到，发放并收回会议签到表，在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况； 3.3.3 现场记录会议内容；并在会议结束前汇报本次会议要点及决议事项，并同相关责任人确认。 3.3.4 会议结束后 1 个工作日内整理完会议记录、决议，报主持人审核签字并发至各相关部门 / 人员； 3.3.5 会议结束时公布违规情况，并作好违规处罚记录； 3.4 参会人员 3.4.1 事前准备相关会议资料和发言准备； 3.4.2 会后传达会议精神； （紧急会议在会后 4 个工作小时内向下属及时传达会议精神， 非紧急会议通过部 门例会或其它形式向下属传达会议精神； ） 3.4.3 临时突发事件导致不能准时参加或缺席， 提前 30 分钟通知会议主持人， 或委派职务代理人参加， 委 派职务代理人参加会议也要经过主持人的同意； 3.4.4 按会议决议规定，落实会议决议； 3.4.5 会议决议因特殊因素不能按时完成需延期时，须向会议主持人申请延期。 4.0 会议纪律规定： 4.1 与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备； 4.2 与会人员应提前 5 分钟到达会场完成签到，做好会议准备； 4.3 与会人员会议期间将手机关机或调为振动，不得有响铃； 4.4 会议期间禁止接听电话，如遇客户等紧急来电必须接听时，应举手示意主持人，待主持人同意后，离 场接听； 4.5 与会人员在进出会场、开关门时必须轻声轻响； 4.6 会议期间禁止吸烟 , 吃东西； 4.7 与会人员遇突发事件急需处理时，应知会主持人； 4.8 会议期间 , 未经主持人许可 , 不许交头接耳或处理与会议无关事宜； 4.9 需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言。 5.0 责任承担： 5.1 违反会议纪律，乐捐 10 元 / 次； 5.2 会议迟到 1