会展项目管理项目一会议的管理会展项目管理——会议的管理.pptVIP

* * 会展项目管理 教师：范娜娜 * * 案例导入：分粥 有七个和尚曾经住在一起，每天分一大桶粥。要命的是 ，粥每天都是不够的。一开始，他们抓阄决定谁来分粥，每天轮一个，于是每周下来，他们只有一天是饱的，就是自己分粥的那一天。 后来他们推选一个德高望重的人来分粥，强权就会产生腐败，大家开始挖空心思去讨好他，贿赂他，搞得整个小团体乌烟瘴气。 然后大家开始组成3人的分粥委员会及四人的评选会，互相扯皮下来，粥吃到嘴里都是凉的。直到现在，那七个和尚还在为吃粥而痛苦不已，大家有什么办法吗？ * * 主 要 内 容 一、会议的基本知识 二、会议的计划与准备 三、会议中的实务 四、会议后的实务 五、召开各种形式会议的方法 * * 一、会议的基本知识 1、会议的概念：“会议”是一个动态的合成词。从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意义上的会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。它体现了会议的四个基本条件：有组织、有领导、商议事情和集会。 会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。 * * 2、会议的分类 （1）按会议的目的分类 （2）按会议的形式分类 （3）按会议的职级分类 * * （1）按会议的目的分类 会议的具体目的：信息的传达、信息的交换、相互启发、作出决定、收集创意等。 说明会议——以信息的传递为目的。 研究会议——以信息交换与相互启发为目的。 解决问题的会议——以作出决定为目的。 学习会议——以传递信息和相互启发为目的。 创意会议——以收集创意为目的。 * * （2）按会议的形式分类 圆桌会议 公开讨论会议 小组讨论 议会型讨论 头脑风暴会议 远程电信会议 * * （3）按会议的职级分类 股东大会 董事会 常务董事会 中层管理人员会议 员工大会 工作场所会议 * * 会前准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理 二、会议的计划与准备 * * 二、会议的计划与准备 1、举行会议的决定 2、参加会议的人选 3、会议日期、时间的决定 4、会议场所的选择 5、议程表制作和执行方法 6、会议通知的写作和传达方法 7、会议资料的准备 8、会议场所的布置 9、出席者的位置 10、会议用品的准备 11、为来宾安排膳宿等 * * 6、会议通知的写作和传达方法 通知应包含的内容: (1)会议的名称 (2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称 (3)日期、时间（开始到结束的预定时刻） (4)地点 (5)议题 (6)主办者的联络处、电话号码等 * * 8、会议场所的布置 圆桌型 口字型 U字型和V字型 教室型 * * 9、出席者的位置 领导者（主持人、主席） 负责记录的人 其余参加会议的人 列席人员 * * 三、会议中的实务 1、接待实务 2、会场的管理及茶点招待 3、会议中的电话或来访者 4、宣读和做会议记录 * * 4、如何做好会议记录 会议记录应记载以下事项： 会议名称 会议时间 会议地点 议题 主持人、主席 出席者名单 会议的经过情形及结论 相关的资料 下次会议预定日期 * * 会务细节表 No. 工作项目 责任人 核查 No. 核查 责任人 核查 1 选择会议地点 　 　 11 服务员指导工作 　 　 2 会议项目 　 　 12 会间摆放（点心、水果） 　 　 3 会议时间 　 　 13 PPT提示，指引牌提示 　 　 4 活动负责人 　 　 14 娱乐保龄、游泳、台球、乒乓球、OK、网球 　 　 5 活动作业分工明细 　 　 15 会议通知 　 　 6 会场预订（大小、桌椅放置、温度、灯光、音响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰） 　 　 16 预算申批、借支票 　 　 7 确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求） 　 　 17 会务通知 　 　 8 用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊要求） 　 　 18 购买用品、水果 　 　 9 车辆安排（时间表、用车人、接机、机动用车） 　 　 19 房间安排 　 　 10 借还设备-- 　 　 20 接听电话、安排事情 　 　 　 投影机（1） 　 　 21 文件发送、传递信息 　 　 　 投影幕（1） 　 　 22 会场应急 　 　 　 无线麦（1） 　 　 23 会后结帐 　 　 　 电子白板（1） 　 　 24 设备整理 　 　 　 激光笔（1） 　 　 25 费用报销 　 　 　 白板笔（1）、白板擦（1） 　 　 26 会务总结 　 　 　 笔记本（1） 　 　 　 　 　 　 　 打印机（1） 　 　 　 　 　 　 　 照相机（1）、摄像机（1） 　 　 　 　 　 　 　 插线板（1） 　 　 　 　 　 　 　 剪