第6讲书面沟通.ppt

说明性和肯定性信函的结构 ? 报告好消息 , 综述要点 ? 列出细节和背景资料 ? 不避讳地说出可能的消极因素 — 只是尽 量强调积极方面 ? 阐明读者的受益处 ? 结尾充满友善、积极、关怀、有远见 说明性和肯定性信函主题句 ? 主题句须具体 ? 主题句须确切 ? 主题句须达到预期目的 主题句须具体 ? 过于泛泛 : 培训课程 ? 好些 : 19 日的培训课程 ? 或 : 面试技巧培训课程的评估 主题句须确切 ? 过于冗长 : 关于学生对比萨饼原料和调料 的偏爱倾向的调查 ? 好些 : 中学生对比萨饼的偏爱倾向 ? 或 : 中学生对某某比萨饼的好恶 主题句须达到预期目的 ? 主题句 : 1 月 2 日起租车减价 从 1 月 2 日起 , 凡是阿里失业公司的职工 , 在高速车行租车 , 无论公用还是私人租用 , 一律享受 15% 的折扣 . 说明性和肯定性信函的种类 ? 内部信函 ? 确认信 ? 摘要 ? 致谢和祝贺投诉的回复 内部信函的顺序 ? 告知对方信息的内容 ? 综述要点 ? 提示必要的信息 ? 通报可能会发生的事 ? 阐明你可能采取的对策 确认信 ? 如我们今天在电话里商议的那样 ? 如我昨天告诉你的那样 ? 后附今天早些时候商议过的会议日程 摘要 原文 : ? 10 月 10 日 , 我和里克同时拜访了联合工具厂 . ? 会谈在会议室进行 , 参加人员有 : ? 科耳 ( 副总裁兼总经理 ) ? 格特 ( 生产工艺工程师 ) ? 比尔 ( 生产流程总监 ) ? 康特立 ( 项目工程师 ) 摘要 修改后 : ? 联合工具厂是点阵式研磨机的理想买家 . 要想获 得定单 , 必须 : ? 安排该厂负责人参观在堪撒斯城的研磨机样品 . ? 对方假如能在本季度末以前定货 , 保证 60 天内发 货 . ? 为他们提供信贷服务 致谢和祝贺信函 ? 简短、及时 ? 具体、诚恳 ? 避免给人以屈尊俯就的印象 ? 不要表现出高人一等的情绪 第六讲 书面沟通 ? 花旗集团副总裁 Paul Goodman: 出色的写作 能力是公司录用取舍的决定因素 书面沟通的类型 ? 备忘录 ? 信函 ? 电子邮件 ? 建议书 ? 报告 ? 摘要 备忘录的 4 个要素 ? 日期 ? 主题 ? 送交 ? 发送 ? 附件 ? 复印件 日期： 主题： 送交： 发送： 送交： 日期： 主题： 发送： 送交： 发送： 日期： 主题： 送交： 主题： 日期： 发送： 复印： 件附件： 信函的要素 ? 写在印有公司抬头的信笺上 ? 包含日期、接收者的姓名与地址和称谓 ? 1 至 2 页的篇幅 ? 以结束语、签名和工作头衔作为结尾 信函的基本格式 ? 无缩进式 ? 修正的无缩进式 ? 半缩进式 无缩进式 公司台头 日期 姓名 公司 地址 地址 称谓： 结尾 签名 修正的无缩进式 公司台头 日期 姓名 公司 地址 地址 称谓： 结尾 签名 半缩进式 公司台头 日期 姓名 公司 地址 地址 称谓： 结尾 签名 建议书的种类 ? 推荐报告 – 具有说服力的文章 ? 解决技术问题 – 需要外部专家或进一步的援助 ? 具体的管理计划 – 时间表、相关人员和相关责任 ? 具体的补偿措施 – 说明偿付的数量