WORD“邮件合并”功能在制作学生体质报告单中的应用-精选教育文档.docxVIP

WORD邮件合并”功能在制作学生体质报告单中的 应用 本人利用从国家数据库软件评分后导出的 Excel 成绩文档 作为数据源，通过 word “邮件合并”功能电脑制作《报告单》， 可以起到事半功倍的效果。 现将具体的操作过程， 通过图文的形 式，呈现给大家，以期能对广大同仁有所帮助。 邮件合并”的概念 邮件合并”将一个列表中各种信息和一个主文档格式化 邮件合并”将一个列表中各种信息和一个主文档 格式化 信函）合并创建大量的邮件。就是在主文档的固定内容中，合并 与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel 与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如 Excel 表、Access 数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作 的效率。目前的Word版本有了“邮件合并向导”窗格， 使得“邮 件合并”更容易操作。本文通过《报告单》的实际操作步骤，介 绍了“邮件合并”功能在《报告单》中的具体操作方法，大家可 以依照本文制作自己的《报告单》。 邮件合并”的具体过程 创建主文档 主文档是固定不变的主体内容。本文中是指《报告单》中的 姓名、班级、学号、成绩、运动处方等给每个学生必填的主体内 容。由于各年级男、女生的各项目等级标准不同，因此利用“邮 件合并”功能时，各年级男、女生的等级成绩范围，要根据自己 所教授的相应年级的学生，分性别分进行制作“主文档”，图 为高二年级男生的体质报告单主文档。 在制作“主文档”时，还要考虑好给学生的《报告单》，是 每人一张打印纸， 还是每人半张大小的打印纸。 如果是打算给每 个学生一张打印纸大小的《报告单》，这里就可以忽略了，但这 样比较浪费纸张。现今社会以环保为前提，是个节约型社会，为 了节省纸张， 可以制作成两个人一张打印纸张， 然后从中间裁开 分给每个学生半张打印纸大小的《报告单》。这里，在设置表格 时一定要保证《报告单》表格占到一半页面的范围，占不到可用 分段符”来补足，这会为后面的操作节省时间。 准备数据源 数据源是含有标题行的数据记录表， 其中包含着相关的字段 和记录内容， 数据源可以是表格的形式， 也可以是 Word、Excel 、 Access 中的记录表。本文中的数据源是从国家数据库上报软件 中导出的评分后的 Excel 电子表格中的各项成绩数据 （可以保存 为“导出成绩“）。其中包含“班级”“学号”姓名”等34 为“导出成绩“）。其中包含“班级”“学号” 姓名”等 34 个字段的数据信息。 依据《报告单》模板的需要，在此只保留“班级”“学 号”“姓名”“耐力项目成绩”“耐力项目等级”“柔韧力量 类项目成绩”“柔韧力量类项目等级”“速度灵巧类项目成 绩”“速度灵巧类项目等级”“测试总分”“总分等级” 11 个 字段即可。 由于本表格中没有“运动处方”字段， 因此在表格的 后面添加一列“运动处方”字段， 把每个学生的运动处方输入到 此列。然后对 Excel 数据表格中的“班级”字段进行简单处理， 运用“填充”功能，将“班级”列填充成“高1 运用“填充”功能，将“班级”列填充成“高 1）”等与学 生班级相对应的样式即可。最后将 Excel 文档依据年级和性别保 存六个文档（如高一男生、高一女生、高二男生、高二女生、高 三男生、高三女生等形式）。 将数据源中的数据合并到“主文档” 建立好主文档和数据源后，将数据源中的相应字段添加到 主文档”的固定内容中。此操作过程通过“邮件合并向导”进 行。 三、《报告单》详细制作步骤 后，制作好“报告单（主文档） ”和“导出成绩（数据源） ” 就可以把数据源合并到主文档中。具体操作步骤如下； 后， 第 1 步：打开创建的《报告单》 word 文档（主文档）。 第 2 步：从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件” 件合并”，在 word 窗口右侧出现“邮件合并向导”任务窗格。 第 3 步：选择文档类型，此处默认选择： “信函”，单击 步：正在启动文档”（图 2）。 第 4 步：选择开始文档。因为当前文档是主文档，选择： 用当前文档”，即默认选择。单击“下一步：选取收件人”。 第 5 步：选择收件人。此处直接单击“使用现有列表”区的 浏览”链接（图 3），打开“选取数据源”对话框。 第 6 步：在打开的对话框中找到“高二男生导出成绩”数据 源文件（前面准备好的 Excel 数据），选中打开”。 在弹出“选 源文件（前面准备好的 Excel 数据），选中 打开”。 在弹出“选 择表格”对话框中， 选中要打开的“表格” sheetl ），单击“确 定”（图 4）。 第 8 步：撰写信函。 此步骤是将“导出成绩”数据源中的字 段准确的插入到《报告单》主文档中，是“邮件合并”制作过程 的核心环节。 将光标定位在 《报告单》 主文档中的“姓名”后的下划线中