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框，选择“设置控制格式 控制”选项卡，在“数据源区域”后 框，选择“设置控制格式 控制”选项卡，在“数据源区域”后 Excel 制表技巧 （72） 数据校验 Excel 高效数据校验两法 Excel 高效数据校验两法 在用 Excel 录入完大量 数据后，不可避免地会产生许多错误。通常而言，多数用户 都是一手拿着原始数据，一手指着计算机屏幕，进行手工的 数据校验， 这不但容易导致眼睛疲劳， 而且效率不高。 为此， 笔者特向大家介绍两种轻松且高效的数据校验方法。一、语 音校验法 我们可以使用 Excel 音校验法 我们可以使用 Excel 的“文本到语 音”功能，将 Excel 工作表中的数据读出来给我们听，这样就可让耳朵和眼睛并 行工作，以轻松实现数据的校验。具体操作如下：在Excel 行工作，以轻松实现数据的校验。具体操作如下：在 Excel 工作表中选定需要校验的数据，执行“工具T语音T文本到语 音”命令，打开“文本到语音”工具栏（见图 音” 命令，打开“文本到语音” 工具栏（见图 1）。 图 1 然后， 根据自己的需要， 单击工具栏上的“按行”或“按列”按钮来设定 朗读顺序。接着，准备好原始数据，再单击“朗读单元格”按 钮即可开始数据校验（提示：在朗读前别忘了打开音箱或戴 上耳机哟）。不过，有些用户可能会发现自己的计算机只能 此时，你还需要做点小小的设置。打开控制面板，双击其中 的“语音”项。在“文本T语音转换”选项卡中将“语音选举”由 朗读数字或英文单词， 而不能朗读中文。 这该怎么办？别急！ 朗读数字或英文单词， 而不能朗读中文 。 这该怎么办？别急！ Microsoft Sam ”改为“ Microsoft Simplified Chinese 再 ”即可。 试试，是不是中文也可以读出来了？ 当然，也有用户可能 会问，能不能在录入时就通过语音来校验数据呀？行，没问 题！单击工具栏上的“按回车键开始朗读”。此时，当你在单 元格中录入数据并回车后， Excel 就会立即将数据读出来了 小提示：该项功能不会随 Excel 的默认安装而安装，首次使 用时，系统会提示你添加，请按提示操作。如果你在安装 office 时选择了删除备份文件，系统会提示你插入安装盘。 当你发现有错时， 可及时单击图 1 中的第二个按钮停止朗读， 以便进行修改，修改后再单击第一个按钮，校对又能继续进 行。事实上， 很多人为了追求快速校对， 一般是左手拿纸稿， 右手修改，这时只需按一下 Esc 键即可暂停朗读。而单击第 三、四个按钮，可设置按行进行校对还是按列进行校对。 追求更高效率 上述方法很省事，但速度较慢。专业的录 入员在操作 Excel 时，一般是用专业的指法从数字键盘录入 数据，与其听 Excel 读一遍还不如重新输入一遍来得快，当 然，这里的重输一遍是有目的的——快速校对。图 然，这里的重输一遍是有目的的——快速校对。 图2是 张工资表示意图。当然，一般的工资表列数都比较多，可 将用于校对的列安排到后面去，要用时才让其显示出来。下 面是具体的设置方法： 图 2 单击“视图 图 2 单击“视图 ” T “工具栏” 窗将体窗”体，工具栏显示出 来，在 U1 单元格插入一个“组合框”。在 V4 ：V6 单元格中输 入“基本工资”、“奖金”、“扣除”等内容，这里的内容一定要与 工资表表头即 B3 工资表表头即 B3 ：D3 中的内容保持一致。 再右击组合 条件的，例如，对于学生成绩表而言，其中的数据通常是 条件的，例如，对于学生成绩表而言，其中的数据通常是0? 口 ? 的文本框中输入 V4:V6 ，在“单元格链接”后输入 U1今后，我们只要单击组合框就能很方便地选择到“基本工资”、奖金”、“扣除”同时，U1单元格中会自动填入 的文本框中输入 V4:V6 ，在“单元格链接”后输入 U1 今后， 我们只要单击组合框就能很方便地选择到“基本工资”、 奖金”、 “扣除”同时，U1单元格中会自动填入1、2、3等数字。 U3 单元格中输入函数 IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0) ，再用 Excel 的自动 填充功能将其复制到 U3 下面的单元格中。 至此，基本 功能已经具备，可以试用一下了。单击组合框，选择要对哪 项进行校对，比如“基本工资”，接着，在 T4 ：T8 单元格 中将每人的基本工资重输一遍，如果 中将每人的基本工资重输一遍， 如果B4中的数据与T4中的 数据相等， U4 中会自动填入 1 以示正确，如不等，则自动 填入 0 填入 0 以示错误。 同理，如果用组合框选择另一项，如 “奖金” U列中的函数会自动将 T列的值与对应的 C列的值 进行比较并提示正误。小提示：为使给出的出错提示更 进行比较并提示正