0423 文件和资料控制程序.doc

安徽日博电子科技有限公司 文件名称： 文件和资料控制程序 文件编号: RB/QP-0423 页号/版号 : PAGE 3/ C 此文件属「安徽日博电子科技有限公司」之高层管理文件，未经许可，不得擅自复印 1.0 目的 对与质量体系有关的文件及资料进行控制，确保各有关场所使用文件的有效性和适宜性。 2.0适用范围： 适用于与本公司质量管理体系有关的文件及资料的控制，包括： 质量手册 程序文件 工作指引 国际标准 合格供方名录 客户图纸 其它于文件一览表内的受控文件 3.0管理职责 3.1总经理负责《质量手册》的签发； 3.2管理者代表负责《质量手册》的审核、程序文件的签发； 3.3文控中心负责质量管理体系程序文件的发放和管理，各部门文件管理员负责本部门受控文件的发放和管理； 3.4各部门负责本部门管理范围内文件及资料的管理，各部门经理负责本部门文件的审批。 4.0工作程序： 4.1 新文件登记 4.1.1文件编制者从部门文件管理员处得到文件编号 4.1.2文件管理员根据《文件编码细则》的规定对新文件进行编号，并登录到“受控文件一览表”中，记录文件标题及文件编号等。 4.2文件的编写 4.2.1 质量手册和程序文件由管理者代表组织编写； 4.2.2研发部/技术部门负责技术性文件，如产品的开发流程、技术标准、零部件采购标准、技术图纸等文件的编制； 4.2.3品质部负责本部门用检验作业指导书、检测设备操作规程及其他与质量有关的文件的编制； 4.2.4工艺部门负责生产部装配作业指导书、工艺流程图等文件的编制； 4.2.5设备管理部门负责“设备操作规程”等文件的编制； 4.2.6其它管理文件由相关部门组织编写。 4.3文件的审批 4.3.1质量手册由管理者代表审核、总经理批准，程序文件由部门指定人员编写，部门经理审核，管理者代表批准； 4.3.2技术文件由研发部/技术部经理或其指定人员负责审核，部门经理批准； 4.3.3检验检验作业指导书及其他与质量有关的文件由品质部经理或指定人员审核，品质经理批准； 4.3.4其它部门级管理文件由部门经理指定人审核，部门经理批准； 4.3.5公司级管理文件由总经理或其指定人员批准； 4.3.6文件在审核的同时需在“受控文件一览表”中列明分发清单，并由此文件签发人负责批准。 4.4文件的收发 4.4.1受控文件在发放前部门文件管理员应对文件作以下确认： 是否进行有效的批准 标题、文件号、版本号、页数是否完整，如有不完整情况时，退回编制人进行修正 4.4.2部门文件管理员对经批准的“受控文件一览表”的分发清单总份数进行复印，在复印文件上加盖“受控文件”印章； 4.4.3文控把文件分发给有关部门，并要求接收部门人员在“受控文件收发记录表”上进行签收； 4.4.4受控文件原稿不需要加盖“受控文件”印章，由文件的编制、发放部门存档； 4.4.5当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写“文件领用申请表”，经部门负责人及此文件的签发人批准后，到文控中心办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的复印件。一经发现，由文控中心收回，并追究其责任。 4.4.6外发文件必须由部门经理级以上人员批准方可进行发放 4.4.7非受控文件的收发 非受控文件由各部门文件管理员自行管理、登记和归档，收发方式自定。 4.5文件的以旧换新 4.5.1当文件使用部门由于正常使用文件而造成文件的损坏需更换时，由文件使用 部门用损坏的文件到文件发放部门管理员处换取新文件； 4.5.2以旧换新的文件，部门文件管理员要做好登记，并注明更换原因。旧文件作废，新文件的分发编号和原分发编号必须相同 4.6文件的更改 4.6.1文件需更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门负责人填写“文件更改申请表”，说明更改原因； 4.6.2文件更改的审批应由原审核、批准人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批； 4.6.3文件更改批准后，由相关部门管理员实施更改，更改后交文控中心。文控中心按“受控文件收发记录表”的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。 4.7文件的换版 文件经多次更改（从B版F版）或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。 4.8文件的作废 作废的文件由文控按“受控文件收发记录表”收回并记录。作废文件由文控负责统一销毁。需作资料保留的作废文件由文件签发部门负责人批准后，加盖“作废存查”印章方可留档 4.9外部文件和产品认证资料档案的管理 4.9.1外来文件包括： a. 产品采用的国际、国家和行业标准； b. 顾客提供的技术资料和要求； c. 顾客提出的技术更改资料； d. 顾客提供的有关质量管理方面的制度、规范等； e. 其他外来文件。 4.9.