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文件及资料管制程序书 文件编号 QP-01-HD 新版日期 2013-5-2 版本/版次 1.0 页 次 PAGE 3 / 9 PAGE 制定部门：文控中心 文件及资料管制程序书 目 录 封 面 1 文件履历 2 目 的 3 范 围 3 定 义 3 权 责 4 内 容 4-7 相关文件 8 文件分发原则 9 相关单位会签及需求文件（请制定单位?选会签单位） ?选 单位别 签名 需求份数 需求处 ?选 单位别 签名 需求份数 需求处 董事长 总经理 常务副总经理 制造副总经理 生产部 采购部 工程部 计划部 市场部 人力资源部 品质部 财务部 核 准 审 查 制 定 文件履历记要 版本/版次 变更理由 修订内容 核准 审查 制定 日期 1.0 新制定 陆帮林 2013/5/2 目的： 为使本公司所制订的各种文件合理化及标准化，符合各项管理系统运作之需求，并有效管制与保存，以确保各相关部门能适时获得适当且有效之最新文件。 范围： 凡隶属本公司内对产品质量体系、环境体系、职业健康安全、有害物质管理体系的运作有直接影响的文件撰写、审核、发行、存盘、修订、废止等作业均属之（包含外来文件）。 定义： 3.1 一阶文件：指各项管理手册。 3.2 二阶文件：指各项管理程序书。 3.3 三阶文件：指与各项管理作业有关之各类指导书、说明书或标准、规范等。 3.4 四阶文件：指各项管理作业使用之各种表单记录。 外来文件：供应商或客户提供之技术数据、样本规格、国家标准、政府函文…等 相关之外部文件均属之。 3.6 管制文件：受公司版本/版次变更影响之体系文件，包括人力资料部发行的相关公司通知等,所有人力资源部发行通知需用红头彩印，所有文件均需有公司LOGO. 3.7 非管制性文件：不受公司版本版次变更影响之文件，内部之联络文件或公司外部之联络文件，非生产图面/加工指示书/规格书/系统文件/程序文件/支持文件……等之文件；格式不拘，文件在公司内部或公司外部发行时，不盖文管中心发行章、不盖管制文件、不作管制，由制定单位主管自行决定分发单位及拷贝发行份数。 3.8 机密文件: 是针对重要客户的文件数据或客户有要求进行高度保密的文件数据 权责 文件类别 拟案者 审 核 核 准 品质手册 管理代表 管理代表 总经理/董事长 程序文件 各权责单位 管理代表 总经理/董事长 工程资料 各权责单位 单位主管 部门主管 其它作业指导书 各权责单位 单位主管 部门主管 表单记录 部门承办人 单位主管 部门主管 4.1一、二阶文件之修订由管理代表审核，董事长/总经理核准. 4.2三、四阶文件之修订由单位主管审核,部门主管核准. 4.3内部质量、环境、安全、有害物质体系文件之分发、回收、销毁、管制由文控中心负责. 4.4工程部负责本厂工程资料、技术图面、工艺文件及其它相关资料的制订. 4.5市场部负责对客户图纸、订购合同、产品要求等外来文件的发放、归档管理；管理代表负责对法律法规、客户要求等外来文件进行识别；文控中心负责法律法规、客户要求等外来文件之发放与归档管理. 4.6其它各部门负责管理本部门使用之三、四阶文件及表格记录. 五、内容： 5.1文件制/修订 5.1.1部门/单位主管依职能及业务需要指定专人制/修订有关之文件。 5.1.1.1各部门所制订好的体系文件先以电子档形式发至文控中心进行初步确认格式与内容，OK后再由相关部门打印出原稿进行对应签核。 5.1.1.2一、二级文件统一由文控中心打印签核，相关修订人员职务必须为主管级以上才允修订。 5.1.2 文件若有需求或不符合现状须制/修订时，提出文件变更之理由及内容，填写【文件、表单制定、修订、废止申请单】会签至相关人员，交于文控中心制/修订，并将资料归档管理，所有变更内容，应记录于【文件履历记要】中。 5.1.3管制文件之制作：文件制作力求标准化，最好以一种格式为主。 5.1.4管制文件之版本/版次变更： 5.1.4.1文件新制定之版本/版次为1.0。