资料袋管理操作指导书.pdfVIP

1、目的： 为规范公司资料袋建立、发放、使用与管理，明确各部门在资料袋管理中的职责与交接流程,确保 各类订单的生产信息与要求的明确、有效，特制订本指导书，望遵照执行。 2.范围: 适用于公司资料袋的建立、登记、使用、流转、保管、报废等过程。 3.定义： 3.1 资料袋:指在 PP 袋内存放产品生产所必需的各类生产资料与指令的总称。资料袋的内容可包括： 施工单、资料卡、样品、色稿、结构样、内容稿等各类经确认的生产信息与产品要求。 3.2 齐单日期：指客户订单生产所需的各项产品要求、样品/样稿、《施工单》等资料准备齐全的日 期。公司各类订单的齐单日期以资料袋建立、《生产通知单》开制完毕为准。 4.职责： 4.1 客服部：负责提供、建立资料袋所必须的客户样品等资料。 4.2 工艺部：工艺员负责新产品资料袋的建立；工艺经理负责打样产品资料袋的复核、确认、审批 工作。 4.3 资料员：负责各正式订单工艺袋内容的复查、建立、传递等工作；负责资料袋的,登记、发放、 接收、清点、保管等工艺袋日常管理工作。 4.4 生产经理：负责监督与管理生产各工序工艺袋的使用、流转、交接与归还工作。 5. 操作指引： 5.1 资料袋的建立： 5.1.1 打样资料袋的建立： 5.1.1.1 客服或销售人员在向工艺部发送《生产通知单》的同时，提供该单的客户封样或数码稿、刀 模图、结构样等。同一订单由不同款式的产品时,应分款建立资料袋。 5.1.2 直接生产大货资料袋的建立： 5.1.2.1 客户在下达《生产通知单》的同时，提供客户确认的封样即可。 5.1.3 未打样资料袋的建立： 5.1.3.1 客户未打样且未提供产品样办（仅提供图片或产品实物由公司自行确认包装）的，必须由客 服、销售、工艺三级确认，在原有打样上有修改的，由上级确认。 5.1.4 资料袋内的样品不明确、无相关人员确认等，由工艺部补齐订单资料与样品后下单。产品生产 要求不明确、资料及样品不齐全，工艺部不得下《施工单》生产。客户翻单的资料袋由开单员，按产 品编号调取资料室的旧资料袋，并在资料袋 《资料卡》的下单记录栏中注明本次下单的工单号,并更新 资料袋附带的《施工单》后，交资料员复核、下发。 5.1.5 开单员建立资料袋后应连同《施工单》一起，交工艺主管复核确保工单无误、资料袋内的样品 /样稿类别明确、相关负责人确认有效后下发。 5.1.6 齐单的资料袋由资料员，按客户类别进行编号、登记，并将资料袋的登记信息填写在《资料袋 登记（签收）备案表》上，以便查询与追溯。 5.2 资料袋的下发： 5.2.1 资料员对齐单的资料袋交由生产经理，确认产品要求与资料袋内样品资料等信息明确、有效 后，由生产部将资料袋下发给第一生产工序负责人。 5.3 资料袋的使用： 5.3.1 生产部设置印刷部、模切、糊盒等四个资料袋交接控制点。各工序需将生产首件签样放于 资料袋内，并在资料袋《资料卡》的样品项目栏中增加（注明）首件样品记录，作为下工序生产参考 资料交下一工序签收。资料袋内各工序首件样品的保留方法与期限要求，按《首件签样操作指导书》 的规定执行。 5.3.2 各工序在生产前到前工序取用（或接收）资料袋时，应按《资料卡》上所标明的样品项目记 录清点资料袋内的实样，查看兰纸和印刷首件等生产参考资料是否齐全，如发现资料袋内的样品/样 稿等与《资料卡》记录内容不一致时，应第一时间反馈（退回）上工序主管予以补齐。 5.3.3 生产各工序间交接时，下工序需在上工序借取处的《资料袋签收表》上签收、领用。下工 序将上工序资料袋借回本工序后，应在本部门的《资料袋签收表》上登记，以便查找与追溯。 5.4 资料袋的归档与保管： 5.4.1 生产部各工序完成生产后，应将资料交回资料室。资料室每天上午 10：00-10：30，下午 15：00-16：00 定时接收资料袋的退回工作。资料员负责与归还人当面清点、核查资料袋内生产样品、 资料的完整性；如有缺失由生产部归还人负责跟进查找、反馈、以确保资料袋的完整性。造成客户 封样、样品遗失的，由品质部按公司相关规定追究其责任。 5.4.2 经清点、核查、确认有效的资料袋，由资料员在《资料袋登记（签收）备案表》上登记、注 明归档日期、编号等信息后，按客户类别分区存放，以方便调取。 5.4.3 资料员负责每月对资料室进行整理。对资料袋中样品保存（使用）期限超过 12 个月的，应 提出，通知各相关部门进行评估，以便重新制作、签