信息交流控制程序.docVIP

版次：A/0 页码： PAGE 1 信息交流控制程序 1.目的 规定公司在产品与管理体系方面与顾客、供方及其他相关方（如政府部门、认证机构、公司周边相关）的信息沟通的接受、传递、处理及反馈，以确保信息交流的顺畅。 2.适用范围 适用于本公司产品及管理体系等信息交流的管理。 3.职责 3.1技检部负责内、外部质量、环境信息的收集、传递、交流以及处理与答复。 3.2业务部负责安全及社会责任方面信息的收集、传递、交流以及处理与答复； 并且作为公司对外窗口协助3.1技检部的职责内容。 3.3各部门负责工作范围内信息的收集和传递。 3.4管理者代表负责内/外部审核、管理评审及体系管理相关信息的处理与答复，并对公司信息的传递和处理进行监督。 4.工作程序 4.1信息的分类及职责归属： 4.1.1外部信息 信息类别 职责部门 关联协作部门 a、质量技术监督局、产品检查机构、认证机构、顾客标准及环境管控要求、验厂等检查或监测的结果及反馈的信息 技检部 业务部 b、质量、环境法律法规及产品标准信息 技检部 业务部、 c、市场信息、顾客反馈及投诉信息、顾客特殊要求。 业务部 技检部、、生产部 d、供应商相关信息 供销部 技检部、技术部 e、环境监测机构检查或监测的结果及反馈的信息、环境法律法规和其它要求的信息、相关方（如政府部门、公司周边相关联等）反馈的环境信息及投诉等 业务部 技检部、 生产部 f、职业健康、安全与社会责任法律法规等信息、顾客及相关方就公司社会责任表现的抱怨等 业务部 各部门 g、其他外部信息 职责归属部门 　 4.1.2内部交流信息 信息类别 职责部门 关联协作部门 a、公司内正常信息，如方针目标指标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。 管理者代表、技检部 各部门 b、不符合信息（含潜在），如内部制造质量信息、体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等 技检部 各部门 c、紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害等情况下的环境、安全信息与记录 业务部 各部门 d、其他内部信息（如员工的建议等） 职责归属部门 　 4.2信息交流的方式 信息可采用口头、书面资料、记录、会议、电子媒体、通讯等方式予以传递。 4.2.1外部信息的交流： 职责部门接受信息后，登记于《外来文件接受登记表》，通过管理会议，电话传达的方式传递信息；需要内部书面传达信息有职责部门发行《信息交流单》予以传达；需要予以培训信息召开培训会议，并制作《培训记录表》作好记录；如问题重大，职责部门向管理者代表报告，并按照《纠正和预防措施控制程序》对纠正或预防措施的有关信息提交管理评审。 4.2.2内部信息的交流： 日常信息有各部门按相关文件的规定收集并传递。内部会议有组织部门负责编制《会议记录》通过会议传达传递信息；公司需要将质量、环境方针与环境重要因素对相关方进行传达与交流时有技检部记录《文件发放、回收登记表》并发行传递；异常的不符合或潜在的不符合信息，有发现这填写《信息交流单》交责任部门处理； 4.2.3信息的记录和保管 各部分按照职责归属做好信息的记录与保管，具体按照《记录控制程序》处理。 5.相关程序与文件记录 《记录控制程序》 《纠正和预防措施控制程序》 《外来文件接受登记表》 《文件发放、回收登记表》 《信息交流单》 《培训记录表》 《会议记录》