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{生产现场管理}经国管理 暨健康学院处理机密文书 作业要点 經國管理暨健康學院處理機密文書作業要點 民國97 年 10 月 28 日97 學年度第 1 學期第 5 次行政會議通過 壹、宗旨：本校為統一機密文書處理程序，確保公務機密，依本校 「文書處理辦 法」第五條之相關規定，訂定本要點。 貳、本校主管機密文書之範圍： 一、 關於教務事項： （一）新生、轉學生及各類試務作業。 （二）本校學生學籍（基本資料）、通訊、學生家屬具隱私性資料。 二、關於學生事務事項： 本校學生輔導諮商晤談紀錄。 三、 關於採購事務事項： （一）招標公告前之招標文件。 （二）開標前之領標、投標廠商名稱與家數等相關資料。 （三）決標前之底價。 （四）廠商投標文件。 （五）開標後決標前採行協商措施之審標（包括評選及洽個別廠商協商）程序及 內容。 四、 關於人事管理事項： （一）有關人事任免、遷調、考核、考績、獎懲尚未發佈者。 （二）有關教職員工個人人事資料。 （三）教師甄選試務 五、 關於資訊管理事項： 應行保密事項之電腦資料及程式。 六、 關於政風及維護事項： （一）貪瀆及其他違法案件在偵（調）查中者。 （二）檢舉及交查案件。 （三）其他經核定暨各項會議保密之事項。 參、機密公文之收文： 一、拆驗 （一）文書人員收到機密文書後，應逕送秘書室（密件處理指定人員）點收、拆 封，如有附件不符或有誤，應由文書人員以電話或書面向原發文機關洽詢。 （二）機密文書經拆封後，應置於本校機密文書專用封套內，以專用棉紙條確實 彌封，並於封口加蓋印章。 二、登錄 （一）彌封後之機密文書，需以專設收文簿或電子檔登記為原則簽收該文，惟主 旨應載「密不錄由」之字樣。 （二）文書人員需於機密專用封套上詳載收文日期、來文機關、來文字號、速別、 密等、附件之頁數或件數。 三、分文 （一）機密文書之分文，應由文書人員按各單位職掌書明承辦單位。 （二）承辦單位完成簽收後，應立即將機密公文交由單位主管處理。 肆、機密文書之傳遞： 一、「絕對機密」與「極機密」「機密」文書之傳遞，應由業務承辦人親持傳遞。 二、傳遞文書，均應使用本校機密文書專用封套及黃色公文夾。 伍、機密文書之簽擬： 一、承辦人員收受機密文書應先檢視封口有無異狀後，始行拆封，並核對其內容 及附件。 二、機密文書之簽擬，應由業務主管人員親自處理，絕對機密及極機密文書，宜 由機關首長自行處理或指定秘書處理。 三、機密文書之處理應儘量減少處理程序，重要案件得以當面密報（談）處理。 四、機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本，極機密及絕對機密文書非經主 管核准，不得複製或抄錄。 五、承辦人員應依據密件登記記錄主動檢查，或依來文機關建議，將應予變更機 密等級或解密之案件，提出審查意見，並簽陳送核定。 六、承辦人員對一般文書，應審核鑑定是否應予保密，如有保密之必要，應立即 改作密件處理。 七、承辦人員於簽擬機密性文件時，應區分其機密等級，並予註記，不宜濫用機 密等級。 八、承辦人員於辦畢之案件，應於機密文書專用封套外，詳填其解密條件，封口 後，再加蓋職章彌封。 九、解密條件： 保密期限或解除機密條件之標示，應由業務承辦人以括弧標示機密等級之下，其 解密條件如下： （一）本件於公布時解密。 （二）本件至某年某月某日解密。 （三）本件於工作完成或會議終了時解密。 （四）附件抽存後解密（適用於附件已完成機密級柔解密條件標示者）。 （五）其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）。 陸、機密文書之核判： 一、「絕對機密」或「極機密」文書，應由校長核定；「機密」文書，應依其權 責分層負責。 二、各級主管於核判機密文件時，應對承辦人員所簽擬之機密等級，與解密條件 審核其是否適當。 柒、機密文書之繕製 ： 一、機密文書應指定專人負責繕打，若需對外行文，則由文書組負責繕打。 二、誤繕或誤印之廢紙，應即時銷燬。 三、應以專用帳號完成繕製作業。 捌、機密文書之校對 ：