旅行社发团作业流程.docx

三、旅行社发团作业流程 无论是出境团还是国内旅游团，组团社将团队发往国内外地接旅行社接待时，都应按一定的作业流程进行操作。 （一）团队档案的建立 旅游团的建档，首先应建立团号。命名应通俗易记、一目了然。 ① 三个英文字母代表这个团的英文缩写： CEF 代表中国家庭旅游团。 ② 六位数代表该团预定出发日期为 2005 年 6 月 10 日。 ③ 英文字母代表前往目的地国家或地区的缩写。 TSMH分别代表泰国、新加坡、马来西亚和香港。 ④ 数字代表该旅游团出游的天数为 15 天的行程。 ⑤ 英文缩写代表特别团的意思。 VIP 代表贵宾团。 ⑥ A 或 B 如果第一至第五项不变， 而在第六项后出现有 A 或 B 时，即表示该旅行社有两个以上的旅游团。其次，编制出公司侮月的各类团体明细出团表，也就是公司的年度订团的基海本资料。 （二）与航空公司的年度订位 上述年度出团表完成之后，向相关航空公司提出机位的预订，每年一次，故称为 Annual Serier Booking ， 对零售的旅行社来说，年度订位相当重要，尤其在其经营目标下的相关航空公司，年度订位更反映其经营 的方向和策略。按照预订的年度出团址，首先应得到航空公司的支持。一般来说，选择航空公司主要考虑以下几个因素： ( l ）机票价格是否有竟争力。 ( 2 ）机位提供状况是否能满足需求。 ( 3 ）工作人员的配合程度，包含付款的方式是否灵活。 ( 4 ）航空公司的班次和各地的联络方便与否。 （三）向地接社预报旅游计划 向地接社以传真或电传形式顶报计划，紧急情况也可先用电话预报，后发传真。预报的日的，是为了使接 团社将此团纳人该社的接待计划，要接团社及早订房、订票。预报应尽可能在团队到达前 30 天发出。预报内容有：团一号、旅游团队人数、团员构成情况（性别、年龄、民族、有无特殊客人）、抵离时间、旅 游线路、交通工具要求、食宿标准、要求等；特别应标明离开的交通工具、车次、航班及其他内容，并要求接团社在 3 一 5 天内予以问复。 附：预报传真 成都 xx 旅游公司： 我社组织的 555 一 C 一 0506 10 一行 33 + 2 人（中宾）于 2 加 5 . 6 . 10 乘护 rl90 次火车于 12 日 上午 7 : 00 抵达成都双流机场，请按常挽行程安排去九寨、黄龙游览，并请即预订 6 ．15 上午 T833 次 硬外 35 张去重庆。此团系重点客户，请务必保证晚上硬外离蓉。另，此团 6 . 12 、13 宿九寨山庄， 6 . 14 晚宿成都大酒店，请代仃标准房 16 间，加一床和全陪房一间。抵达时间、车次另告，正式计划及旅客名单后发。谢谢合作！祝 贵公司昌盛！ 上海 xx 旅行社业 务 部 x xx 2005 . 5 . 15 （四）书面确认 团队预报发出后，接团社应在最短的时间给予书面回答，主要的是要对预报的内容逐一加以确认，最重要的仍是机（车）票落实情况。但由于预报较早，情况的变化肯定会有，因此就需要不断发出传真更改，并较早地发出游客名单。附：确认传真件 上海 xx 旅行社业务部 x xx 先生： 贵社发来 555 一 C 一 050610 团 33 + 2 人（中宾）预报悉，已按计划仃妥去渝 T833 次 35 张硬外票和指定饭店。诸早发名单。谢谢关照！ 成都 xx 旅游公司计调部 x xx 2 005 . 5 . 18 （五）旅程变更 如果旅游行程或旅游人数有变化，应及时书面告知地接社，并要求对方书面确认。附 1 ：重要更改 xx 旅行社国内部 x xx 小姐： 您好。我社组织的 555 一 C 一 050610 团 33 + 2 人（中宾）原报 2005 . 6 . 15 乘作 3 次上午 x 次 2005 . 6 . 15 下午 x 时 x 分发车，于 6 . 16 上午 x 时 x 分抵渝，请予回复确认 上海 x x 旅行社业 务 部 X XX 2005 . 5 . 20 附 ：紧急更改 成都 xx 旅行社国内部 x xx 小姐： 我社组织的 555 一 C 一 0506 10 团一行 33 + 2 人（中宾）原订 2005 . 6 . 10 乘 1 . 190 次赴成都， 现因出票问题，名单上 3 、4 、9 、10 及 13 、14 六位游客及一全陪，改乘 6 . 1l （六） 524502 航班 抵蓉，预计 20 : 00 抵成都双流机场，请派车及导游接机，并安排住宿。给贵社增加麻烦，请原谅。谢谢合作！ 上海 xx 旅行社 业务部 x xx 2005 . 5 . 20 （六）计划的发出 ( l ）团队预报计划以后，经过双方多次更改确认后，在基本内容，如人数、日程无大变化的情况下，应 该在团队到达第